Как да отпечатате етикети от Excel с помощта на MS Word Mail Merge

Кога трябва да отпечатате етикети, за да изпратите картички с покани за коледни поздрави, сватби и други домашни събития? Искате да отпечатате адреси за доставка на едро за вашия сайт за онлайн пазаруване? Прочетете тази статия, за да научите как да отпечатвате етикети от Excel с помощта на функцията за циркулярни документи на Microsoft Word.

Microsoft Excel е отлично приложение за създаване на големи бази данни за бизнес или лични контакти. Въпреки това не е толкова удобен за потребителя, когато става въпрос за отпечатване на транспортни или други етикети върху хартия за етикети.

Можете ръчно да създавате подобни на етикети клетки в Excel и да записвате съдържание в тях ръчно. Можете да извършите тази ръчна работа за няколко етикета, но когато трябва да изпратите картички, покани и стоки до стотици получатели, ръчната работа не е опция.

Следователно трябва да научите как да отпечатвате етикети от Excel с помощта на функцията за циркулярни документи на Microsoft word, като прочетете тази статия до края. В края ще разгледате и някои интелигентни съвети!

Как да отпечатвате етикети в Excel: Подготвителна работа

Процесът за отпечатване на адресни етикети от Excel или отпечатване на пощенски етикети от Excel включва кръстосана съвместимост на Excel файлове с Word. Следователно, трябва да направите следните корекции в Word, ако печатате етикети в Word, като използвате списъци с контакти на Excel:

• Отворете приложението Microsoft Word на вашия компютър или Mac.
• Щракнете върху Файл и след това изберете Опции .
• Щракнете върху Разширени в прозореца Опции на Word.
• Превъртете надолу, докато видите раздела Общи .

Потвърдете преобразуването на файлов формат при отваряне

• Там поставете отметка в квадратчето до Потвърждаване на преобразуването на файлов формат при отваряне .
• Натиснете OK , за да запазите промените и да излезете от прозореца с опции на Word.

Преди да можете да отпечатате етикетите, трябва да проверите дали функцията Word Mail Merge поддържа етикета или не. Microsoft компилира спецификациите на стикера на етикета от най-добрите доставчици в приложението. Ето как можете да видите списъка и кода на документа за стикери за етикети:

• Щракнете върху раздела Изпращания в менюто на лентата на Word.
• Изберете Стартиране на циркулярни документи и след това изберете Етикети от  падащия списък .
• Сега ще се появи диалоговият прозорец Опции за етикети.

Изберете доставчик на пощенски етикет и код на продукта в Word Mail Merge

• Под секцията Информация за етикета трябва да видите списъка с доставчици на етикети и номера на продукти .
• Изберете името на доставчика на етикетната хартия и кода на продукта. Ще намерите подробностите върху опаковката на етикетната хартия, която сте закупили.
• Щракнете върху OK , за да приложите промените към този проект за печат на етикети.

Ако не виждате името на доставчика на етикета в горния списък, можете ръчно да въведете неговите спецификации. По този начин Word ще се синхронизира с принтера по подходящ начин, така че да можете да отпечатвате адресните етикети, етикетите за поща и етикетите за доставка без усилие.

За да създадете нова конфигурация на етикет, изпълнете следните стъпки:

• Щракнете върху Нов етикет в диалоговия прозорец Опции за етикети .

Създаване на нова конфигурация на етикет в циркулярни документи

• Сега въведете име за новия конфигурационен файл.
• След това коригирайте параметрите като горно поле, странично поле, височина на етикета, ширина на етикета, размер на страницата и т.н.
• Щракнете върху OK, за да запазите промените.

Това е! Не забравяйте да запазите документа на Word за циркулярни документи, за да можете да го използвате по-късно или да го възстановите, ако захранването спре по време на работа.

Как да отпечатате етикети от Excel: Подгответе списък с контакти

Сега трябва да създадете база данни, от която Word Mail Merge инструментът може да изтегли името, адреса и други подробности на получателя. Следвайте тези стъпки, за да създадете и запазите своя списък с контакти в Excel за този проект:

• Отворете нов празен работен лист в Excel.
• Запазете го като списък с контакти за етикети за доставка или под друго име, което желаете.
• Започнете да попълвате данни от горния ъгъл на работния лист, без да оставяте празни клетки в редове или колони.

Как да отпечатате етикети от Excel Подгответе списък с контакти

• Въведете заглавки на колони, които инструментът за сливане на имейли на Word ще открие и използва в опцията за съвпадение на полета.
• Под заглавката на тази колона въведете подходящи данни.
• Най-добре е, ако можете да импортирате CSV (стойности, разделени със запетая) файл от всяко приложение за контакти и след това да го форматирате в Excel, като добавите заглавките на колоните.
• Щракнете двукратно върху раздела на работния лист в долната част на приложението Excel и го преименувайте на Списък с контакти или всяко друго име, което ще запомните.
• След като сте готови, запишете отново целия файл на Excel.

Как да отпечатате етикети от Excel: Използвайте циркулярни документи в Word

След като базата данни на Excel за адреси за доставка е готова, отидете до файла на Word, където сте записали формат на етикет, който съответства на физическата хартия, на която ще отпечатате пощенските адреси. Сега, когато файлът с етикети за циркулярни документи е отворен, изпълнете следните стъпки:

• В раздела Стартиране на циркулярни документи на раздела циркулярни документи изберете Избор на получатели .
• Изберете опцията Използване на съществуващ списък от падащия списък.
• Ще се отвори изскачащият диалогов прозорец Избор на източник на данни .
• Отидете до файла на Excel, където сте запазили списъка си с контакти.

Импортирайте списък с контакти в циркулярни документи за това как да отпечатате адресни етикети от Excel

• Изберете файла и след това щракнете върху Отваряне .
• Сега трябва да видите прозореца за избор на таблица .
• Този прозорец показва всички налични работни листове във файла на Excel, който току-що импортирахте.
• Изберете работния лист, където сте създали списъка с контакти.
• В този урок това е работният лист със списъка с контакти . Щракнете върху OK, за да продължите.
• Сега трябва да видите стикерите на етикета като Следващ запис .

Оформлението на стикерите на етикета

• Първият стикер на етикета ще бъде празен. Това е добре.

След като попълнихте редовете и колоните с етикети в Word Mail Merge, вашата задача е да импортирате действителни данни от базата данни на списъка с контакти в Excel. За да изпълните тази задача, опитайте тези стъпки от ваша страна:

• Като се има предвид, че сте в раздела Изп��ащания, щракнете върху Редактиране на списък с получатели .

Списъкът с таблици с получатели

• Вижте таблицата с контакти и техните адреси. Вижте дали има проблеми.
• Ако всичко изглежда добре в горната таблица, щракнете върху OK .

Как да отпечатате етикети от Excel Използвайте циркулярни документи в Word

• Сега щракнете върху Insert Merge Field в менюто Write & Insert Fields на инструмента за циркулярни документи .
• Ще се покаже падащ списък с всички заглавки на колони, които са в базата данни на списъка с контакти на импортирания от вас Excel файл.
• Щракнете върху Заглавие .
• Натиснете Shift + Enter .
• След това отново щракнете върху Вмъкване на поле за сливане и изберете Собствено име .
• Натиснете Shift + Enter и повторете горните стъпки, докато имате всички заглавки на колони в горния ляв ъгъл на етикета.
• Можете да персонализирате различни компоненти на инструмента за стикери на етикети.
• Отидете в раздела Начало и изберете текста или текстовете на етикета, за да приложите опции за форматиране като тип шрифт, размер на шрифта, цвят, цвят за подчертаване и т.н.
• След като всичко изглежда наред, върнете се в раздела Изпращане .

Актуализирайте етикетите, за да попълните данни за етикети при циркулярни документи

• Сега щракнете върху бутона Актуализиране на етикети .
• Това ще попълни данни за всички етикети на страницата.

Щракнете върху Визуализация на резултатите за Как да отпечатате етикети от Excel с помощта на Word Mail Merge

• Сега просто щракнете върху Преглед на резултатите , за да покажете действителните данни върху етикетите.

Когато създавате имейл адреси или етикети за доставка в циркулярни документи, като използвате списъци с контакти от Excel, не импортирайте твърде много компоненти в етикетите. Ще претрупа етикетите. Изберете компоненти, които са абсолютно необходими за успешното доставяне на пакет.

Как да отпечатате етикети от Excel: Отпечатване на документ

Досега сте създали успешно етикетите в документ за циркулярни документи. Сега е време да го отпечатате, като следвате тези стъпки:

• Извадете всички хартии от вашия принтер.
• Поставете хартията за стикери с физически етикет в подаващото устройство за хартия на принтера.
• Върнете се на страницата с етикети в Word и натиснете Ctrl + P. Това е командата за печат.
• Сега коригирайте настройките за печат от левия панел за навигация.
• Трябва да се уверите, че настройките за печат отразяват подходящите условия за печат като принтер, настройки, размер на хартията, полета и т.н.
• Щракнете върху печат, за да започнете да печатате етикетите върху хартията за печат на етикети.

Страхотно! Току-що отпечатахте добре изглеждащи адреси за доставка или пощенски етикети за лична или професионална употреба.

Как да отпечатвате етикети от Excel: ЧЗВ

Има ли начин за отпечатване на адресни етикети от Excel?

да Можете да създадете база данни със списък с контакти в Excel. Можете да създавате колони като Име, Адрес, Пощенски код, Държава, Телефонен номер, Държава и т.н. и след това да попълвате данни под тези заглавки на колони.

След като сте готови, можете да импортирате тази база данни в Word Mail Merge, за да създадете адресни етикети с помощта на инструмента за създаване на етикети в Mail Merge. Следвайте стъпките, споменати по-горе в тази статия, за да откриете точните ходове.

Как да създам етикети от Excel в Word?

Можете да използвате функцията за циркулярни съобщения на Word, за да импортирате данни от списъка с контакти от лист в Excel. След това можете да използвате съветника за създаване на етикети в раздела Mailings на Word, за да създавате етикети и да попълвате данни от Excel. Командата Insert Merge Field ще ви помогне да добавите полета в етикета.

Как да отпечатам няколко етикета на една страница?

Отпечатването на пощенски етикети от Excel с помощта на функцията за циркулярни документи на Word винаги ще ви позволи да отпечатвате етикети в брой като 10, 20, 30 и т.н. на страница. Всичко, което трябва да направите, е да изберете подходящите номера на продукти и доставчици на етикети в диалоговия прозорец с информация за етикета.

Заключение

И така, сега знаете как да отпечатвате етикети от Excel с помощта на функцията за циркулярни документи на Word.

Критичната част от този процес е използването на подходящата страница със стикери за етикети преди попълване на данни за етикети в циркулярни документи. Ако изберете грешна хартия, в крайна сметка може да похабите физическата хартия, като отпечатате неподравнени етикети.

Когато не сте сигурни в доставчика на хартията и кода на продукта, винаги създавайте нова хартия за етикети, преди да следвате целия процес.

Мисля, че съм пропуснал всеки друг начин за отпечатване на адресни етикети от Excel, споменете метода и неговия процес в полето за коментари по-долу.

След това  как да комбинирате две колони в Excel .