Как да направите падащ списък в Excel: 2 най-добри метода през 2023 г

За да направите задачите за въвеждане на данни безупречни и бързи, трябва да научите как да правите падащ списък в Excel.

Excel е мощен софтуер за въвеждане на данни. Можете да го използвате за лични и професионални нужди за въвеждане на данни, като създаване на списъци с офис консумативи, списъци с домакински консумативи, създаване на инвентар за малък бизнес или дом и много други.

При всяка задача за въвеждане на данни трябва да въвеждате малки данни като имена, адреси, количества, местоположения, цени и т.н. Когато някой одитира тази база данни, може да поиска да въведе коментари като одитирани, предстоящ одит, открита грешка и т.н.

Ако вие или вашият служител започнете да правите това ръчно, постигането на целта ще отнеме дни. Следователно трябва да автоматизирате листа на Excel, където улавяте данни. Командата за падащ списък на Excel е основна автоматизация, която можете да използвате, без да изучавате кодирането на Visual Basic за Excel. Прочетете, за да научите как да направите списък в Excel с падащо меню.

Какво е падащ списък в Microsoft Excel?

Как да направите падащ списък в Excel

Падащият списък на Excel е инструмент за валидиране на данни на приложението Excel. Изисква се да изберете диапазон или списък с данни за падащия списък. След това просто приложете командата за валидиране на данни за падащия списък в целевата клетка или диапазони от клетки, за да получите предложения за въвеждане на данни.

Падащите списъци елиминират догадките от задачата за въвеждане на данни. Освен това няма да правите правописни и други грешки, когато използвате функцията за падащ списък на Excel. Това е и най-широко използваният инструмент за автоматизиране на въвеждане на данни в Microsft Excel.

Кога можете да използвате падащи списъци?

Ето някои сценарии, при които можете да приложите тази команда за валидиране на данни:

• Създавате база данни в Excel и имате нужда от операторите за въвеждане на данни, за да въведете необходимите данни, без боклук.
• Искате операторите за въвеждане на данни да използват само категоризирани данни, когато въвеждат информация в работен лист на Excel.
• Създавате безплатни онлайн или офлайн формуляри в Excel и искате потребителят да въвежда данни, налични само във формуляра и нищо друго.
• Вашата база данни включва повтарящи се имена, телефонни номера, адреси и т.н. Освен това, в зависимост от тези данни, вие плащате сметки или фактури. Следователно точността е изключително важна за проекта. В такъв случай трябва да използвате падащи списъци в Excel.
• Създавате Excel лист за домакински консумативи и искате членовете на семейството да правят записи само от разрешен списък с артикули.
• Вашият екип за въвеждане на данни обича много да използва клавишни комбинации и за това падащите списъци на Excel предлагат несравнимо удобство.
• Създавате база данни с заявки за офис консумативи или покупки и искате служителите да създават заявки за покупки само за предварително одобрени канцеларски материали, ИТ хардуер или аксесоари.

Как да направите падащ списък в Excel: Използване на диапазон от данни

Има два начина да направите списък в Excel със стрелки за падащо меню. Единият използва предварително конфигуриран диапазон от данни, а друг въвежда ръчно опциите. Намерете по-долу стъпките за най-автоматизираното падащо меню в Excel:

• Създайте нов работен лист в Excel и го наречете База данни .
• Сега създайте заглавка на колона в клетка A1 според типа или друго име, което искате. Например, давам на списъка с падащи менюта заглавка на колона IT хардуер в този урок .
• Сега копирайте и поставете данни от някъде другаде или въведете ръчно, за да попълните клетките под заглавката на колоната с елементи, които искате в падащото меню.
• Въвеждам опции за заявка за закупуване на ИТ устройство като монитор, високоговорител, RAM, процесор, компютърна кутия, графичен процесор, PSU и т.н.

Досега успешно сте създали базата данни, от която командата за валидиране на данни в Excel ще покаже опции или възможности за избор от падащ списък. Сега нека създадем действителния падащ списък, като следваме стъпките, споменати тук:

• Изберете клетката, в която искате да направите падащ списък в Excel.
• Сега щракнете върху раздела Данни в менюто на лентата на Excel .
• В командния раздел Инструменти за данни щракнете върху падащата стрелка Проверка на данни .
• Ще се отвори контекстно меню с няколко опции. Изберете Проверка на данни .
• Сега трябва да видите командния инструмент за проверка на данни в работния лист, където искате да добавите падащ списък за Excel.
• Съдържа три раздела. Това са съобщение за въвеждане, настройки и предупреждение за грешка.
• Щракнете върху Настройки .
• Под опцията Критерии за валидиране щракнете върху падащия списък под менюто Разрешаване .
• Изберете Списък от падащото меню.
• По подразбиране падащото меню В клетка и отметката Игнорирай празното трябва да бъдат отметнати. Ако не, проверете ги.
• Щракнете върху стрелката нагоре в полето Източник . Диалоговият прозорец за проверка на данни вече ще се минимизира до тънка лента с празно поле.
• Отидете в работния лист на базата данни и изберете диапазона от клетки в падащия списък на Excel.
• Изберете няколко празни клетки под последния елемент. Това ще ви помогне да разширите списъка, без да редактирате отново източника.
• Excel автоматично ще попълни изходните данни за падащия списък. Просто трябва да щракнете върху стрелката надолу върху тънката лента за проверка на данните .
• Сега трябва отново да видите разширения диалогов прозорец за проверка на данните. Но този път ще видите диапазон от изходни данни в полето Източник .
• Просто щракнете върху OK и всичко е готово.

Честито! Създадохте първия си падащ списък в Excel. Сега просто копирайте това навсякъде другаде, където трябва да покажете същите елементи, когато служител или друг потребител попълни данни в лист за въвеждане на данни.

Може да искате да заключите работния лист на базата данни, така че никой да не може да прави промени в списъка с опции в падащите списъци в работния лист за въвеждане на данни. Следвайте тези бързи стъпки, за да защитите елементи от списъка:

• Изберете диапазоните от клетки, които трябва да заключите.
• Щракнете с десния бутон и след това изберете Форматиране на клетки .
• Отидете в раздела Защита и маркирайте опцията Заключено .
• Щракнете върху OK, за да приложите промените на Форматиране на клетки .
• Сега отидете в раздела Преглед на лентата на Excel.
• Изберете иконата за защита на листа .
• В диалоговия прозорец Защита на лист въведете парола в празното поле.
• Въведете отново паролата и Excel ще заключи работния лист завинаги.

Отсега нататък никой не може да променя елементите от списъка с падащо меню.

Как да направите падащ списък в Excel: Използване на елементи от списък

Ако искате кратко падащо меню, като Да/Не, Одитирани/Непроверени, Присвоени/Отворени, Завършени/Незавършени и т.н., можете да използвате ръчния списък вместо метода за диапазон от данни. Спестява време. Ето как можете да създадете падащ списък в Excel с помощта на елементи от списък:

• Щракнете върху клетка, за да попълните падащо меню.
• Изберете Проверка на данни от раздела Данни на менюто на лентата.
• В менюто Разрешаване щракнете върху Списък .
• Сега просто въведете списъка с елементи в полето Източник .
• Уверете се, че отделяте всеки елемент със запетая.
• Щракнете върху OK, за да приложите падащия списък.

Това е най-лесният и бърз метод за създаване на прост падащ списък в Excel. Въпреки това, първият метод е по-надежден, когато ще използвате изобилно падащи списъци.

Как да направите падащ списък в Excel: Показване на входно съобщение

Празният падащ списък може да не говори много на операторите за въвеждане на данни. Трябва да добавите конкретни инструкции, за да не допускат грешки. Ето как можете да добавите съобщение с инструкции към падащи списъци в Excel:

• Щракнете върху която и да е клетка, която съдържа активна команда за проверка на данни .
• Сега отидете на раздела Данни > Валидиране на данни > щракнете върху Валидиране на данни .
• В диалоговия прозорец Проверка на данни щракнете върху раздела Входящо съобщение .
• Въведете малък текст за заглавието и след това подробно съобщение в полето за въвеждане на съобщение .
• Щракнете върху OK, за да приложите промените.

Сега всеки път, когато потребител избере клетка с активна команда за валидиране на данни от падащ списък, той ще види съобщение как да попълни клетката с помощта на елементи от падащия списък.

Как да направите падащ списък в Excel: Показване на предупреждение за грешка

Ако някой направи грешка, докато използва падащите списъци на вашия лист за въвеждане на данни в Excel, можете също да покажете съобщение за грешка. Това ще гарантира, че потребителят предприема действия за отстраняване на грешката и няма да пропусне клетката. Ето стъпките за активиране на Показване на предупреждение за грешка:

• Следвайте стъпките, споменати по-рано, докато получите диалоговия прозорец за проверка на данните .
• Сега изберете раздела Сигнал за грешка .
• Изберете стил на грешка от три опции: Стоп, Предупреждение и Информация.
• След това въведете кратък текст за заглавието на предупреждението за грешка .
• Сега въведете подробно съобщение в полето Съобщение за грешка .

Чудесна работа! С активирано Показване на предупреждение за грешка, работният лист ще покаже диалогов прозорец за грешка, ако някой въведе нещо различно от елементите, споменати в падащия списък в Excel.

Падащ списък в Excel: Последни думи

Сега знаете как да направите списък в Excel с падащо меню по два различни метода. Можете да изпробвате начини да направите падащи списъци на Excel и да създадете формуляри за въвеждане на данни, за да помогнете на вашите служители.

Можете също така да създадете интуитивен списък с домашни консумативи за хранителни стоки, хардуер, дрехи, комунални услуги и други, като използвате падащи списъци в Excel.

Не забравяйте да коментирате по-долу, ако знаете друг готин начин да направите падащ списък в Excel.

След това научете как да  показвате редове или колони в Excel  и някои  шаблони на календари на Excel за всяка година .