10 скрити функции на Google Таблици, за които не сте знаели, че съществуват

Ако използвате Google Таблици редовно, вероятно сте запознати с тези инструменти, които използвате често. Има обаче много функции на това приложение за електронни таблици, които остават незабелязани и недостатъчно използвани.

Тук ще ви разгледаме няколко страхотни функции на Google Sheets, които може да се превърнат във вашите любими. Отидете в Google Sheets , влезте с вашия Google акаунт и изпробвайте някои от тези скрити съкровища.

Съдържание

1. Извличане на данни от смарт чип

Ако сте се възползвали от интелигентните чипове в приложенията на Google , ще се радвате да знаете, че можете да правите още повече с тях. След като поставите интелигентен чип, можете да извлечете данни от него и да ги поставите в електронната си таблица, което прави чиповете още по-полезни.

В момента можете да извличате данни от интелигентни чипове за хора, файлове и събития в календара. Това включва име и имейл, собственик и име на файл, както и обобщение и местоположение.

1. След като поставите смарт чип, задръжте курсора на мишката върху него, изберете го или щракнете с десния бутон на мишката. След това изберете „ Извличане на данни“ .

1. Когато страничната лента се отвори, използвайте раздела „ Извличане“ , за да маркирате квадратчетата за елементите, които искате да извлечете.

1. Използвайте полето „Извличане в “, за да въведете или изберете местоположението на листа, където искате данните.

1. Изберете „Извличане“ и ще видите данните си да се показват на избраното от вас място.

Ако е необходимо да обновите извлечените данни, можете да използвате раздела „Обновяване и управление“ в страничната лента.

2. Създайте QR код

QR кодовете са популярни начини за споделяне на информация, насочване на хора към вашия уебсайт и дори предоставяне на отстъпки. Като създадете свой собствен QR код в Google Таблици без добавки или инструменти на трети страни, вие или вашите сътрудници можете бързо да предприемете действия.

За да създадете QR кода, ще използвате функцията IMAGE на Google Sheets и линк към главния URL адрес на Google: https://chart.googleapis.com/chart ?.

Тук ще поставим връзка към уебсайта в клетка A1, използвайки формулата по-долу. Поставете формулата в клетката, където искате QR кода.

=ИЗОБРАЖЕНИЕ(„https://chart.googleapis.com/chart?chs=500×500&cht=qr&chl=“&ENCODEURL(A1))

Използвайте следните аргументи, за да изградите формулата си:

• Аргумент CHS : Дефинирайте размерите на QR кода в пиксели (chs=500×500).
• Аргумент CHT : Укажете QR код (cht=qr).
• Аргумент CHL : Изберете URL данните (chl=”&ENCODEURL(A1)).

След това използвайте оператора амперсанд (&), за да свържете аргументите.

След като видите кода, може да се наложи да промените размера на реда и/или колоната, за да видите пълния му размер. След това сканирайте QR кода, за да се уверите, че работи както очаквате.

Можете също да използвате незадължителни аргументи за кодиране на данните по определен начин или за задаване на ниво на корекция. За повече информация относно тези аргументи, вижте страницата за справки за инфографики на Google Charts за QR кодове.

3. Вмъкване на падащ списък

Падащите списъци са чудесни инструменти за въвеждане на данни. Като изберете елемент от списък, можете да се уверите, че въвеждате желаните данни и едновременно с това да намалите грешките.

След въвеждането на падащите списъци в Таблици , функцията е подобрена, за да ви предостави по-лесен начин за създаване и управление на тези полезни списъци.

1. Вмъкнете падащ списък, като направите едно от следните неща:
2. Изберете Вмъкване > Падащо меню от менюто.
3. Щракнете с десния бутон на мишката и изберете Падащо меню .
4. Въведете символа @ (At) и изберете Падащи менюта в секцията Компоненти.

1. След това ще видите страничната лента „Правила за проверка на данни“ отворена. Въведете местоположението за списъка в полето „Приложи към диапазон“ и потвърдете, че е избрано „Падащо меню “ в падащото меню „Критерии“.

1. След това добавете елементите от списъка си в полетата с опции и по желание изберете цветове за тях отляво.

1. За да се покаже помощен текст, изберете действието за невалидни данни или изберете стила на показване, разгънете секцията „Разширени опции“.

1. Когато приключите, изберете Готово . След това използвайте новия падащ списък, за да въведете данни в листа си.

4. Валидирайте имейл адрес

Когато имате електронна таблица, която съдържа имейл адреси, независимо дали са Gmail, Outlook или нещо друго, може да искате да се уверите, че са валидни. Въпреки че Таблици не ви показва дали даден адрес е легитимен, те ви показват дали е форматиран правилно със символа @ (At) и домейн.

1. Изберете клетката(ите), която(ите) искате да проверите, и отидете на Данни > Валидиране на данни в менюто.

1. Когато страничната лента „Правила за проверка на данни“ се отвори, изберете „Добавяне на правило“ , потвърдете или коригирайте клетките в полето „Приложи към диапазон“ и изберете „Текстът е валиден имейл адрес“ в падащото меню „Критерии“.

1. По желание изберете „Разширени опции“, като например показване на помощен текст, показване на предупреждение или отхвърляне на въведените данни. Изберете „Готово“ , за да запазите и приложите правилото за валидиране.

След това можете да тествате валидирането и опциите, като въведете невалиден имейл адрес.

5. Създайте персонализирана функция

Харесва ли ви да използвате функции и формули в Google Таблици ? Ако е така, защо не създадете свои собствени? С помощта на функцията „Персонализирана функция“ можете да настроите своя собствена функция и да я използвате повторно, когато пожелаете.

1. Изберете Данни > Именувани функции от менюто.

1. В страничната лента „Именувани функции“, която се отваря, използвайте „Добавяне на нова функция“ в долната част, за да създадете своя персонализирана функция. Можете също да разгледате пример, да гледате демонстрацията или да научите повече за функцията.

1. Въведете името на функцията, описанието и по избор заместителите за аргументи. Въведете формулата, която искате да използвате, за да дефинирате функцията, и изберете Напред .

1. Вижте предварителния преглед на функцията и изберете „Назад“ , за да направите промени, или „Създаване“ , за да запазите новата функция. Обърнете внимание, че можете да добавите и незадължителни аргументи, ако е необходимо.

1. След това ще видите функцията в списъка в страничната лента. Въведете я в клетка в листа си, за да я тествате.

Ако е необходимо да направите редакции, отворете отново страничната лента „Именувани функции“, изберете трите точки вдясно от функцията и изберете „Редактиране“ .

6. Използвайте Slicer за филтриране на диаграма

Диаграмите ви предоставят удобни и ефективни начини за показване на данните ви. С помощта на сегментатор можете да филтрирате данните, които се показват в диаграмата. Това е удобно за преглед на конкретни части от данните на диаграмата, когато е необходимо.

Вмъкване на сегментатор

След като вмъкнете диаграмата си , изберете я и отидете на Данни > Добавяне на сегментатор в менюто.

Когато страничната лента се отвори, отворете раздела Данни , потвърдете диапазона от данни в горната част и след това изберете колоната, която да използвате за филтъра.

Ще видите, че слайсерът се появява като черен заоблен правоъгълник, който можете да преместите или преоразмерите, както желаете.

Използвайте Slicer

След като имате своя сегментатор, изберете бутона „Филтър“ отляво или стрелката за падащо меню отдясно. След това изберете данните, които искате да видите в диаграмата, като поставите отметки до тези елементи.

Изберете OK и ще видите как диаграмата ви се актуализира веднага.

За да върнете диаграмата си в оригиналния изглед, показващ всички данни, отворете филтъра и изберете Избери всички > OK .

7. Бързо изчисляване на данни

Понякога искате да видите бързо изчисление, без да добавяте формула към листа си. В Google Таблици можете просто да изберете стойностите и след това да изберете изчисление, което да видите, без никаква допълнителна работа.

1. Изберете данните, които искате да изчислите, и след това погледнете в долния десен ъгъл на реда с раздели. Ще видите менюто за изчисления в зелено, което съдържа сумата на вашите данни.

1. Отворете това меню и изберете изчислението, което искате да извършите. Ще видите новия резултат в това меню.

1. Можете също така просто да отворите менюто, за да видите всички налични изчисления в реално време.

Ако решите да включите изчислението в листа си, дръжте клетката избрана и изберете „Explore“ (Разглеждане) вдясно от разделите на листа.

Когато страничната лента се отвори, плъзнете изчислението, което искате да използвате, към клетка в листа.

8. Разгледайте начини за представяне на вашите данни

Може би имате данни в електронната си таблица, но не сте сигурни кой е най-добрият начин да ги покажете или анализирате. С функцията „Изследване“ можете да видите различни бързи начини за представяне на данните си, да прегледате подробности за тях и да задавате въпроси.

Изберете данните си и изберете „Explore“ (Разглеждане) в долния десен ъгъл.

Когато страничната лента „Explore“ се отвори, ще видите опции за вашите данни. Въведете въпрос в секцията „Anlives“ (Отговори), приложете цвят, като използвате секцията „Formatting“ (Форматиране), или вмъкнете диаграма от секцията „Analysis“ (Анализ).

След като приключите, просто използвайте X в горния десен ъгъл на страничната лента, за да я затворите.

9. Заявка за одобрение на листове

Ако използвате акаунт в Google Workspace за бизнес или образование, разгледайте функцията „Одобрения“. С нея можете да поискате одобрения от други хора и да следите какво е одобрено и какво не.

Отидете на Файл и изберете Одобрения .

Когато се отвори страничната лента „Одобрения“, изберете „Направете заявка“ .

В изскачащия прозорец добавете тези, които искате да одобрят заявката ви, и по избор съобщение. Можете също да включите краен срок, да позволите на одобряващите да редактират листа или да заключите файла, преди да изпратите заявката си за одобрение. Изберете „ Изпрати заявка“, когато приключите.

Ако все още не сте споделили документа с одобряващите, ще бъдете помолени да го направите и да им зададете разрешенията.

След това можете да видите състоянието, като се върнете към страничната лента „Одобрения“.

10. Настройте персонализиран формат за дата и час

Въпреки че Google Таблици предоставя много различни начини за форматиране на дати и часове, може би искате нещо конкретно. Можете да създадете свой собствен формат за дата и час със структурата, цветовете и стила, които желаете.

1. Изберете клетката(ите), съдържащи датата или часа, и отидете на Формат > Число > Персонализирана дата и час . Като алтернатива можете да изберете опцията Още формати в лентата с инструменти и да изберете Персонализирана дата и час .

1. Когато прозорецът се отвори, ще видите текущия формат за вашата дата и/или час. Изберете съществуващ елемент в горната част, за да промените формата или да го изтриете.

1. За да добавите друг елемент, изберете стрелката отдясно и изберете един от списъка. След това можете да форматирате този елемент, като използвате неговата стрелка.

1. Когато приключите, изберете Приложи , за да използвате персонализирания формат за дата и час и би трябвало да видите актуализацията на листа си.

С тези функции на Google Таблици можете да правите още повече с данните си. Не забравяйте да изпробвате една или повече и да видите кои ще ви бъдат полезни.

За свързани уроци вижте как да намерите дубликати в Google Таблици, използвайки опциите за условно форматиране.