Неща, които трябва да знаете, преди да наемете виртуален асистент

Може би сте чували за виртуални асистенти. Въпреки колко често се използва заглавието на длъжността, много малко хора знаят какво представлява или прави виртуалният асистент. Може да е нещо, което трябва да разгледате, ако се чувствате малко претоварени с административните аспекти на вашия бизнес, ако знаете, че данъчният сезон би бил безкрайно по-лесен, ако поддържате по-добри записи през целия ден, само че нямате време за да го управлявате, или ако имейлите и взаимодействията на клиентите отнемат толкова много от времето ви, че не можете да стигнете до действителната работа, която трябва да вършите.

По-долу ще разгледаме няколко неща, които трябва да разберете за виртуалните асистенти, преди да решите да наемете такъв. Разбира се, асистентите могат да помогнат с безкрайно много неща. В процеса на наемане не забравяйте да попитате асистентите или агенциите какво биха могли да предложат, като се има предвид какво знаят за вашия бизнес. Може да ви бъдат разкрити някои прекрасни идеи за рационализиране.

Съдържание

• 1 Какво е виртуален асистент?
• 2 Изяснете си отговорностите
• 3 Направете комуникацията приоритет

Какво е виртуален асистент?

Накратко, виртуалният асистент е административен асистент, който поддържа вашата компания от разстояние. Може да сте чували да ги наричат ​​онлайн секретари (но не използвайте този термин, освен ако не го правят, защото изглежда малко остарял) или онлайн асистенти. Те вършат цялата работа като традиционната секретарка, но не изискват никакво място във вашия офис или работилница.

Някои агенции ви позволяват да наемете виртуален асистент при необходимост, ако имате нужда от помощ понякога, а не от други. Едно от най-големите предимства на виртуалния асистент е, че те могат драстично да подобрят времето за реакция на клиентите ви – в днешния свят на мигновени цифрови технологии, времето за реакция може да създаде или разруши бизнес.

Изяснете си отговорностите

Без значение за каква позиция наемате, ако е отдалечена, трябва да имате ясно очертание на различните отговорности, които очаквате. Виртуалната работа не е като работата в офиса; няма да можете да видите вашия служител; ще можете само да проверите дали нещата са направени или не и колко добре.

Наличието на ясни отговорности ще помогне на вас и бъдещите ви служители да се съгласите по-добре за цената на виртуалния асистент предварително. Освен това ще накара всеки да разбере какви задължения са негови и кои принадлежат на някой друг.

Направете комуникацията приоритет

Подобно на горната точка, ако служител работи виртуално, искате да сте сигурни, че сте настроили ясни линии за комуникация, така че нищо да не се загуби във входящата кутия. Много хора, когато за първи път започнат да работят с отдалечени колеги, опитват твърде много форми на съобщения – те ще имат споделен документ, който всички актуализират, страхотно приложение (или две), фирмен имейл, телефонни номера, обаждания с мащабиране... и т.н.

Изберете един или два метода за комуникация и се придържайте към тях. С твърде много места за проверка за съобщения или актуализации, всеки участващ рискува да пропусне нещо важно.

Горните точки трябва да ви помогнат да ви насочи в правилната посока, когато става въпрос за наемане на виртуален асистент. Важно е да се отбележи, че дори и служител да е отдалечен, все пак сте законово задължени да гарантирате, че работната му среда е безопасна и отговаря на здравните стандарти. Може да се наложи да включите обучение за правилното настройване на домашния офис, наред с други неща, за да сте сигурни, че сте направили надлежната си проверка.