Как да използвате сливане на поща в Gmail

Когато искате да изпратите един и същ имейл на вашите клиенти, служители, членове на клуб или подобна група, можете да въведете имейл веднъж и да изпратите съобщение до всички, като използвате инструмента за обединяване на поща в Gmail.

Някога наричана функцията за „многократно изпращане“, сливането на имейли в Gmail ви позволява да вмъквате контакти от Google или пощенски списък от Google Таблици. След това персонализирайте имейл съобщението си с етикети за сливане, включете уникални връзки за отписване и се насладете на лесен процес за групово изпращане на имейли, използвайки любимото си имейл приложение.

Съдържание

Относно сливането на документи в Gmail

Нека разгледаме изискванията за акаунт в Google, ограниченията за изпращане и други подробности, свързани с обединяването на поща в Gmail.

• Сливането на документи е достъпно за абонати на Google Workspace, включително Workspace Individual, Business Standard и Plus, Enterprise Starter, Standard и Plus, и Education Standard и Plus.
• Поддържаните акаунти в Google Workspace имат дневен лимит от 2000 изходящи имейла. С обединяването на поща можете да изпратите имейл до до 1500 получатели, което ви оставя 500 за други имейли.
• Можете да добавите само един получател в полето „Копие“ или „Скрито копие“, като използвате циркулярни писма. Имайте предвид, че това изпраща имейл до този адрес за всеки получател в полето „До“. Например, ако изпратите циркулярно писмо до 100 получатели, адресът в полето „Копие“ ще получи 100 копия от този имейл.
• Можете да включвате прикачени файлове чрез сливане на документи; това обаче се отчита към пространството ви за съхранение. Например, ако изпратите прикачен файл от 1 МБ до 100 получатели, ще използвате 100 МБ пространство.
• Всяко съобщение съдържа уникален автоматично генериран линк за отписване в долната част, в случай че даден получател вече не желае да получава вашите имейли.
• Ако получател вече се е отписал от вашите съобщения и го включите в циркулярно писмо, ще видите известие, след като изпратите имейла, с броя на получателите, които няма да получат съобщението.
• Не можете да използвате циркулярни документи за отговори или препращане, нито когато планирате имейли или използвате поверителен режим .

Как да добавите получатели към циркулярни писма в Gmail

Въпреки че можете да изберете получателите на имейла си, след като съставите съобщението си, най-добре е да ги изберете предварително, когато използвате сливане на документи. Това ще ви подкани с наличните етикети за сливане, за да персонализирате съобщението.

Добавяне на получатели от Google Контакти

За да започнете да използвате контактите си в Google като получатели, следвайте тези стъпки.

1. Изберете „Новопише“ горе вляво, за да създадете нов имейл. Използвайте иконата „Покажи главното меню“ (три реда), ако не виждате „Новопише“.

1. В прозореца „Съставяне“ изберете иконата „Използване на обединени документи“ (символ за контакт) в най-дясната част на полето „До“ и поставете отметка в квадратчето за „Обединени документи“ .

1. След това можете да започнете да въвеждате имената на получателите и да ги изберете от предложенията или да изберете връзката „До“ и да изберете получатели от прозореца „Избор на контакти“.

Добавяне на получатели от Google Таблици

За да добавите получатели от Google Таблици, първо се уверете, че листът ви е настроен правилно.

• Цялата информация за получателя трябва да бъде в първия раздел на електронната таблица.
• Всеки получател и неговите данни трябва да бъдат на отделен ред.
• Използвайте заглавки на колони само с текст, за да обозначите етикетите за сливане. Ако заглавката съдържа специален символ, етикетът за сливане се идентифицира с буквата на колоната, например @A за колона A.

Ако вашият лист е готов за публикуване, изберете „Съставяне“ горе вляво в Gmail, за да създадете съобщението.

1. Изберете иконата „Използване на обединяване на документи“ в най-дясната част на полето „До“ и поставете отметка в квадратчето за „Обединяване на документи“ . След това изберете „Добавяне от електронна таблица“ .

1. В прозореца, който се показва, използвайте разделите на Google Диск в горната част, за да намерите и изберете Google Таблицата. След това изберете бутона Вмъкване в долния десен ъгъл.

1. В следващия прозорец използвайте падащите менюта, за да изберете имената на колоните, съдържащи данните на получателите за етикетите за сливане. Обърнете внимание, че може да видите падащи менюта само за имейл, собствено име и фамилия; ще видите обаче етикети за сливане, налични в имейла за останалите данни във вашия лист.

1. Изберете „Готово“ и ще се върнете в прозореца „Съставяне“ с името на листа в полето „До“ .

Съвет : Ако списъкът ви с получатели е в Excel, вижте начини за конвертиране на Excel файла в Google Sheets за сливането на документи.

Как да използвате етикети за сливане в имейла си

След като добавите получателите си към циркулярните писма, ще имате налични етикети за сливане, които можете да използвате.

Към момента на писане на това:

• Ако добавяте получатели от Google Контакти, можете да използвате етикети за собствено, фамилно или пълно име, както и имейл адрес.

• Ако добавяте получатели от Google Таблици, можете да използвате етикети за заглавките на колоните в електронната си таблица.

Добавяне на етикет за сливане

За да добавите етикет към имейла си, въведете символа @ (At) с името на етикета или изберете етикета от падащия списък, който се показва.

Можете да добавяте етикетите почти навсякъде в съобщението си, с изключение на темата на имейла и в текста с хипервръзки.

Преглед на етикет за сливане

Ако сте любопитни как се показват детайлите след вмъкване на етикет за сливане, можете лесно да видите предварителен преглед.

1. Задръжте курсора на мишката върху етикет за сливане в съобщението си и изберете Преглед .

1. След това ще видите прозорец, показващ всеки получател и съответните му данни за този етикет. Ако имате много получатели, можете да използвате търсенето в горната част, за да ги намерите.

1. Изберете OK , когато приключите, и ще се върнете в прозореца „Ново съобщение“.

Включване на стойност по подразбиране за етикет за сливане

Можете също да зададете стойности по подразбиране за етикетите за сливане. Това е полезно, ако получателят пропуска детайла, който се опитвате да добавите. Например, ако вмъкнете етикета за сливане „Име“ и получателят няма посочено собствено име, можете да използвате дума или фраза по подразбиране.

За да добавите стойност по подразбиране, задръжте курсора на мишката върху етикета за сливане в имейла си и изберете Задаване на стойност по подразбиране .

Добавете думата или фразата в полето, което се показва, и изберете Запазване .

За всеки получател, на когото липсва информацията, етикетът за сливане в имейла ще бъде заменен със стойността по подразбиране.

Преглед и изпращане на имейла ви

Когато завършите създаването на циркулярния си имейл в Gmail, ще можете да прегледате имейла, преди да го изпратите. Това ви позволява да видите имейла такъв, какъвто го виждат получателите ви, така че ако е необходимо да направите някакви промени, можете да го направите, преди да натиснете бутона „Изпращане“.

1. Когато сте готови, изберете „ Продължи“ в долната част на прозореца „Ново съобщение“.

1. Ще видите изскачащо съобщение с кратки подробности за нежеланата поща, когато изпращате масови имейли. Изберете „Научете повече“ за допълнителна информация и след това „ Разбрах“, за да продължите.

1. След това ще видите друг изскачащ прозорец, показващ броя на получателите, до които изпращате имейла, и опция за преглед на предварителен преглед. Изберете „ Изпращане на предварителен преглед“ .

Ще получите имейл с етикет „Тестово съобщение“ във входящата си поща в рамките на няколко минути. Таговете за сливане ще бъдат попълнени с първия получател от вашия списък или със стойността по подразбиране, ако е приложимо.

След като прегледате визуализацията, можете да се върнете към прозореца „Ново съобщение“, за да направите желаните корекции. Когато сте готови да изпратите имейла, следвайте същите стъпки и изберете „Изпрати всички“ в прозореца „Готови за изпращане“.

Можете да намерите имейлите за обединяване на поща, които изпращате, в папката „Изпратени“ , както всеки друг изпратен имейл.

Улеснете имейлите си с Gmail Mail Merge

Когато трябва да изпратите бюлетин, съобщение или друг имейл до голяма група, не забравяйте функцията за сливане на имейли в Gmail. С възможността да вмъквате контакти от Google Таблици, да използвате полета за сливане за персонализирани имейли и да преглеждате съобщението, преди да го изпратите, всичко това без добавка за сливане на трети страни, процесът не може да бъде по-лесен.

За свързани уроци с други приложения, вижте как да създадете циркулярни документи в Microsoft Word за печатни съобщения, а не за имейл маркетинг.