Как да вмъкнете променливи интелигентни чипове (заместители) в Google Документи

Ако някога сте създавали документ, в който сте използвали текстови заместители, ще оцените тази функция на Google Docs. С помощта на Variable Smart Chip можете да вмъкнете заместител, да зададете стойността му и автоматично да го актуализирате в целия документ.

Вместо да се занимавате с добавки или приложения на трети страни, можете да подобрите работния си процес при създаване на различни видове документи с функционалността Variable Smart Chip .

Съдържание

Забележка : Към момента на писане на това, Variable Smart Chip е достъпен за клиенти на Google Workspace Business Standard и Plus, Enterprise Standard и Plus, Education Plus и Nonprofit планове. Надяваме се, че Google ще предостави функцията и за личните акаунти в Google в даден момент.

Относно променливите интелигентни чипове

Както бе споменато, Variable Smart Chip е текстов заместител, който можете да вмъкнете в документа си. Това е идеално за текст, който искате някой друг да добави, като например собствено или фамилно име, адрес или телефонен номер. Можете също да използвате Variables за неща, които трябва да добавите, но чакате, като например заглавие на продукт, дата или адрес на уебсайт.

Независимо дали използвате променливи за себе си или за някой друг, с когото споделяте, те ви позволяват да създадете документа си и да добавите тези елементи по-късно.

След като добавите променлива, можете да зададете нейната стойност, текста, по всяко време. След това всяко място, където използвате променливата в документа, се актуализира с тази стойност.

Нека разгледаме как да вмъкваме и използваме променливи в Google Документи с няколко примера.

Как да поставите променлив смарт чип

За да добавите променлив смарт чип към документа си, следвайте тези прости стъпки.

1. Поставете курсора там, където искате, и след това направете едно от следните неща:
2. Изберете Вмъкване > Интелигентни чипове и изберете Променливи от изскачащото меню.
3. Въведете символа @ (At) и изберете „Променлива“ от падащото меню.

1. В малкия прозорец, който се появява, изберете „Вмъкни нова променлива“ .

1. Дайте име на променливата си в следващия изскачащ прозорец. Можете също да използвате конвенцията за именуване по подразбиране, Променлива 1, Променлива 2 и т.н. Изберете Създаване .

1. След това ще видите променливата с нейното име във вашия документ и в страничната лента „Променливи“, която се отваря отдясно.

Можете да добавите още променливи за други елементи към документа си по същия начин. Само имайте предвид, че допълнителните променливи трябва да се използват за различни елементи. Например, можете да създадете една променлива за име и втора променлива за адрес.

Повторно използване на променлив смарт чип

Целта на променливата е да я поставите във вашия документ там, където ви е необходима, и след това да я актуализирате със стойността ѝ, когато сте готови.

За да вмъкнете същата променлива на друго място, направете едно от следните неща:

• Изберете Вмъкване > Интелигентни чипове , изберете Променливи и изберете името на променливата от изскачащия списък.
• Въведете символа @ (At), изберете Променлива и изберете името на променливата от изскачащия списък.
• Отворете страничната лента „Променливи“, задръжте курсора на мишката върху променливата, която искате да използвате, и изберете „Вмъкни“ .

Присвояване на стойност на променлива

След като добавите променлива към документа си, можете да ѝ зададете стойност по всяко време. Стойността е текстът, който искате да използвате. Можете да направите това в самата променлива или в страничната лента.

Добавяне на текст с помощта на променливата

За да присвоите стойност на променливата на място, изберете променливата и въведете текста, който искате да използвате. Това автоматично запазва стойността в тази променлива.

Добавяне на текст с помощта на страничната лента

За да зададете стойност в страничната лента „Променливи“, изберете променливата и използвайте иконата „ Отвори в страничната лента“ в лентата с инструменти, която се появява, или отидете на Инструменти > Променливи в менюто.

Изберете „Без стойност“ под името на променливата. Ще видите променливата в документа си празна и готова за въвеждане на текста. След като го направите, използвайте Enter или Return, за да я запазите.

След като присвоите стойност на променливата си, ще видите тази актуализация на всяко място, където поставите променливата в документа си, което е и целта на интелигентния чип.

Преименуване на променлива

Тъй като имената по подразбиране за променливите не са очевидни, може да искате да им дадете по-смислени имена. Това е особено полезно, ако създавате няколко променливи за вашия документ.

Отворете страничната лента „Променливи“, задръжте курсора на мишката върху променливата, която искате да преименувате, и изберете иконата „Редактиране на име“ (молив).

Когато се появи изскачащият прозорец за преименуване, дайте му ново име и изберете Запазване .

След това ще видите актуализираното име в страничната лента, списъка с променливи за вмъкване и вътре в самата променлива, докато не ѝ зададете стойност.

Премахване на променлива

Ако решите, че вече не искате да използвате променлива, можете да я изтриете. Имайте предвид, че това ще премахне променливата и нейната стойност, ако е зададена, от всяко място във вашия документ.

Отворете страничната лента „Променливи“, задръжте курсора на мишката върху променливата, която искате да премахнете, и изберете иконата „Изтриване на дефиницията на променлива“ (кошче).

В изскачащия прозорец за потвърждение изберете „Изтриване“ , за да премахнете променливата.

Примерни приложения на променливи в Google Docs

Ако се чудите как да използвате променливи за свои собствени цели, имаме няколко примера.

Маркетингов текст

Тук създаваме документ за новия продукт на нашия клиент. Все още нямаме името на продукта или адреса на уебсайта, така че вместо това вмъкваме променливи за тези два елемента. Когато страничната лента „Променливи“ е отворена, можете да ги видите със сини рамки в целия текст.

След като клиентът ни предостави тези данни, ние просто присвояваме стойностите на променливите и документът ни се актуализира автоматично. След това тези променливи показват текста и сивите рамки.

Когато затворите страничната лента „Променливи“, ще забележите, че тези променливи изглеждат точно като останалия текст, без никакви рамки.

Споделени документи

В следващия пример имаме документ, който искаме някой друг да попълни със своите данни. Настройваме променливи за собствено име, фамилия, адрес, телефонен номер и дата.

Когато споделяме документа, получателят просто избира всяка променлива и въвежда информацията си. Променливите, които се използват повече от веднъж, се актуализират автоматично.

След това имаме завършен документ, където променливите се появяват като всеки друг текст.

Забележка : Ако споделяте документ, използващ променливи, с повече от един човек, зададените стойности ще се актуализират с всяка промяна. За да избегнете това, можете да помолите всеки от получателите да направи копие за своите промени.

Спестете време, минимизирайте грешките и организирайте

Google представи няколко нови интелигентни чипа през последната година, откакто въведе функцията Smart Canvas. Можете да добавите събитие в календара, като използвате чип за дата, да свържете име на файл с чипа за файл и да включите данни за контакт с чипа за хора.

Сега можете да спестите време от писането на един и същ текст отново и отново, както и да намалите риска от печатни грешки и да организирате документа си, използвайки Variable Smart Chip в Google Docs. Имайте предвид тази удобна функция за следващия си документ.

За още начини да спестите време в приложенията на Google, вижте как да използвате падащ списък в Google Таблици .