Kur jeni në biznes, menaxhimi i dokumenteve ndonjëherë mund të jetë fatkeqësia e ekzistencës suaj. Nga skedarët e mëdhenj deri te emailet e panumërta, mund të jetë e vështirë për t'u menaxhuar nevoja për të punuar me kaq shumë informacione, veçanërisht kur keni afate kohore që ju vijnë nga të gjitha drejtimet e ndryshme.
Problemi është se ka kaq shumë mjete në treg që premtojnë t'ju ndihmojnë, por që bëjnë më shumë dëm sesa mirë. Këtu janë disa mënyra të thjeshta për të ndihmuar në uljen e niveleve të stresit dhe për të kursyer para duke menaxhuar dokumentet tuaja në mënyrë efektive.
Përmbajtja
Përfitimet e menaxhimit efikas të dokumenteve
Planifikimi, menaxhimi dhe madje organizimi i detyrave ose dokumenteve është shumë punë. Ka shumë ofrues shërbimesh që mund ta heqin atë nga pjata juaj, por cilat janë përfitimet e përdorimit të menaxhimit efikas të dokumenteve?
Cilat janë disa hapa të thjeshtë për t'ju ndihmuar të menaxhoni më mirë dokumentet tuaja?
Menaxhimi i dokumenteve nuk është një detyrë e lehtë. Me ardhjen e internetit, ne tani kemi në dispozicion një vërshim informacioni dhe një bollëk komunikimi. Gjithçka është në internet, nga shkarkimi i filmave deri te blerja e sendeve ushqimore. Për shkak të kësaj, menaxhimi i dokumenteve tuaja është bërë më i vështirë se kurrë më parë.
Ka disa mjete/softuer për menaxhimin e dokumenteve të ndryshme të përdorura nga një biznes çdo ditë. Për dokumentet e rregullta, ne kemi një sistem të menaxhimit të dokumenteve, ndërsa një sistem i menaxhimit të kontratave është më i përshtatshmi për dokumente specifike si kontratat. Megjithatë, këta hapa të thjeshtë janë efektivë për të gjitha format e dokumenteve.
1. Vendosni procedurën e menaxhimit të skedarit tuaj
Shumë biznese kanë shumë dokumente që duhet t'i mbajnë shënim në çdo kohë, por ata nuk e kanë idenë se sa mirë po i mbajnë gjurmët e tyre, e lëre më se çfarë të bëjnë me to për t'u aksesuar më lehtë kur është e nevojshme. Gjëja e parë që duhet të bëjnë të gjitha bizneset është vendosja e një procedure për menaxhimin e dokumenteve.
Kjo arrihet duke krijuar udhëzime dhe procese specifike që synoni të ndiqni në menaxhimin e dokumenteve tuaja. Duhet të merret kohë për të shpjeguar me kujdes dokumentet që duhen mbajtur. dokumentet e kërkuara në baza ditore, sa kohë duhet të mbahet një dokument ose kur duhet të hidhet.
2. Hartoni një plan skedari dhe orar
Për të qenë të suksesshëm në menaxhimin e dokumenteve tuaja, ndiqni një plan skedari dhe plan. Kjo do të krijojë qëndrueshmëri dhe do t'ju ndihmojë të bëheni më produktivë në biznesin tuaj. Pavarësisht nëse jeni duke punuar në një çështje për një klient ose duke i dërguar një faturë një klienti, të gjitha ato gjëra duhet të futen në dosje. Skedarët duhet të shtohen në programin që përdorni për menaxhimin e dokumenteve sa më shpesh të jetë e mundur.
3. Organizoni skedarët ekzistues
Organizimi i skedarëve ekzistues është një mënyrë e shkëlqyer për të filluar menaxhimin e dokumenteve tuaja. Pavarësisht nëse po kërkoni të blini softuer apo jo, është e rëndësishme që së pari të organizoni dokumentet ekzistuese.
Kjo do t'ju japë një ide se cilët komponentë të sistemit të menaxhimit të dokumenteve dëshironi dhe çfarë saktësisht do të bëjnë për ju.
Gjithashtu do t'ju ndihmojë të dini nëse keni nevojë për softuer apo mund të mbështeteni vetëm në stilolaps dhe letër për të menaxhuar dokumentet tuaja.
4. Hidhni skedarët e vjetëruar dhe të tepërt
Të gjithë zakonisht kanë disa skedarë në kompjuterët e tyre që janë të vjetëruar ose nuk janë më të nevojshëm. Megjithatë, për fat të keq, këto skedarë priren të grumbullohen në numër të madh. Është jashtëzakonisht e rëndësishme që të hiqni qafe versionet e vjetra dhe të zbuloni se ku keni ruajtur kopjet e tepërta . Është gjithashtu e rëndësishme të shmangni ruajtjen e të njëjtëve skedarë pa pushim.
5. Bëni plane për ruajtjen dhe asgjësimin
Në mënyrë që të menaxhoni dokumentet tuaja siç duhet, duhet të përcaktoni se çfarë është e rëndësishme dhe çfarë mund të arkivohet përkohësisht pas një kohe të përshtatshme. Kjo është arsyeja pse ju duhet të bëni plane për ruajtjen dhe asgjësimin në mënyrë që dokumentet tuaja të mos qarkullojnë.
6. Siguroni mirëmbajtje të rregullt
Është e rëndësishme të keni mirëmbajtje të rregullt në dokumentet e biznesit tuaj, të tilla si të drejtat pronësore dhe të dhënat e kontratave. Këto dokumente priren të grumbullohen shpejt dhe si rezultat, do të jetë e vështirë t'i gjesh kur të duhen. Prandaj, është e nevojshme të keni një sistem të organizuar për menaxhimin e dokumenteve të biznesit tuaj.
Me pothuajse të gjithë që punojnë me kompjuterë sot dhe me rritjen e telefonave celularë, rëndësia e menaxhimit të mirëorganizuar dhe të sigurt të dokumenteve është e një rëndësie të madhe. Por menaxhimi i skedarëve tuaj do të jetë diçka që të gjithë e hasim. Është e rëndësishme që të keni mjetet e duhura në vend dhe informacionet tuaja të ruhen në mënyrë të sigurt.
Ju mund të mos e kuptoni se sa e lehtë është të humbni informacionin ose që po e ruani atë në vendin e gabuar aktualisht. Ka shumë lloje të ndryshme të mjeteve të menaxhimit në dispozicion për t'ju ndihmuar të ruani skedarët tuaj në mënyrë korrekte. Prandaj, është diçka për t'u mbajtur nën sy ndërsa biznesi juaj rritet për t'u siguruar që po merreni me të gjitha aspektet e biznesit tuaj në mënyrë efektive – duke përfshirë trajtimin e skedarëve tuaj.
A po kërkoni për një mundësi të zbatueshme për pritjen e faqes në internet? Mësoni ndryshimin midis një serveri të dedikuar kundrejt një serveri të përbashkët pritës.
Më pëlqen t'i argëtoj fqinjët e mi duke ndryshuar rrjetin tim Wi-Fi me emra të ndryshëm qesharak. Nëse po kërkoni ide për një emër qesharak Wi-Fi, këtu
Lidhja e thellë është teknika në trend e ridrejtimit të përdoruesit. Mësoni rreth lidhjes së thellë këtu për ta përdorur atë për të rritur trafikun e faqes suaj të internetit ose aplikacionit.
AR është gjëja tjetër e madhe e internetit për argëtim, punë ose biznes. Mësoni renë AR në detaje për t'u bërë një përdorues i informuar.
Gmail është padyshim një nga shërbimet më të mira të postës elektronike të disponueshme sot, duke ofruar një sërë veçorish mbresëlënëse që e bëjnë komunikimin më efikas dhe
Lundrimi në internet shpesh ndihet si një udhëtim në oqeanin e pakufishëm të dijes, me faqet e internetit dhe faqet tuaja të preferuara që shërbejnë si të njohura
Kur krijoni një Fjalëkalim Primar Firefox, ju shtoni një shtresë shtesë sigurie në fjalëkalimet tuaja të ruajtura. Ja se si ta aktivizoni dhe ndryshoni atë.
Modaliteti i fshehtë i Google Chromes është një veçori e dobishme që ju lejon të shfletoni internetin pa u ruajtur historiku juaj i shfletimit. Megjithatë, një pengesë
Shihni sa e lehtë është të ruani dhe ndani rrugët në Google Maps në kompjuterin tuaj dhe në Android. Shikoni këto hapa miqësorë për fillestarët.
Të kesh një emër përdoruesi Discord është thelbësor për disa arsye, pasi shërben si identifikuesi juaj unik në platformë dhe ju mundëson të ndërveproni me të tjerët
