Keni probleme me menaxhimin e dokumenteve tuaja?

Kur jeni në biznes, menaxhimi i dokumenteve ndonjëherë mund të jetë fatkeqësia e ekzistencës suaj. Nga skedarët e mëdhenj deri te emailet e panumërta, mund të jetë e vështirë për t'u menaxhuar nevoja për të punuar me kaq shumë informacione, veçanërisht kur keni afate kohore që ju vijnë nga të gjitha drejtimet e ndryshme.

Problemi është se ka kaq shumë mjete në treg që premtojnë t'ju ndihmojnë, por që bëjnë më shumë dëm sesa mirë. Këtu janë disa mënyra të thjeshta për të ndihmuar në uljen e niveleve të stresit dhe për të kursyer para duke menaxhuar dokumentet tuaja në mënyrë efektive.

Përmbajtja

• 1 Përfitimet e menaxhimit efikas të dokumenteve
• 2 Cilët janë disa hapa të thjeshtë për t'ju ndihmuar të menaxhoni më mirë dokumentet tuaja?
  • 2.1 1. Vendosni procedurën e menaxhimit të skedarit tuaj
  • 2.2 2. Hartoni një plan skedari dhe orar
  • 2.3 3. Organizoni skedarët ekzistues
  • 2.4 4. Hidhni skedarët e vjetëruar dhe të tepërt
  • 2.5 5. Bëni plane për ruajtjen dhe asgjësimin
  • 2.6 6. Siguroni mirëmbajtje të rregullt

Përfitimet e menaxhimit efikas të dokumenteve

Planifikimi, menaxhimi dhe madje organizimi i detyrave ose dokumenteve është shumë punë. Ka shumë ofrues shërbimesh që mund ta heqin atë nga pjata juaj, por cilat janë përfitimet e përdorimit të menaxhimit efikas të dokumenteve?

• Parandalimi i shkeljeve ligjore
• Përdorimi më i mirë i hapësirës së zyrës
• Qasje e përmirësuar në dokumente
• Ruajtja e informacionit konfidencial
• Ulja e kostove të funksionimit të përditshëm
• Përmirësimi i efikasitetit të zyrës
• Reduktuar ankesat e klientëve

Cilat janë disa hapa të thjeshtë për t'ju ndihmuar të menaxhoni më mirë dokumentet tuaja?

Menaxhimi i dokumenteve nuk është një detyrë e lehtë. Me ardhjen e internetit, ne tani kemi në dispozicion një vërshim informacioni dhe një bollëk komunikimi. Gjithçka është në internet, nga shkarkimi i filmave deri te blerja e sendeve ushqimore. Për shkak të kësaj, menaxhimi i dokumenteve tuaja është bërë më i vështirë se kurrë më parë.

Ka disa mjete/softuer për menaxhimin e dokumenteve të ndryshme të përdorura nga një biznes çdo ditë. Për dokumentet e rregullta, ne kemi një sistem të menaxhimit të dokumenteve, ndërsa një sistem i menaxhimit të kontratave është më i përshtatshmi për dokumente specifike si kontratat. Megjithatë, këta hapa të thjeshtë janë efektivë për të gjitha format e dokumenteve.

1. Vendosni procedurën e menaxhimit të skedarit tuaj

Shumë biznese kanë shumë dokumente që duhet t'i mbajnë shënim në çdo kohë, por ata nuk e kanë idenë se sa mirë po i mbajnë gjurmët e tyre, e lëre më se çfarë të bëjnë me to për t'u aksesuar më lehtë kur është e nevojshme. Gjëja e parë që duhet të bëjnë të gjitha bizneset është vendosja e një procedure për menaxhimin e dokumenteve.

Kjo arrihet duke krijuar udhëzime dhe procese specifike që synoni të ndiqni në menaxhimin e dokumenteve tuaja. Duhet të merret kohë për të shpjeguar me kujdes dokumentet që duhen mbajtur. dokumentet e kërkuara në baza ditore, sa kohë duhet të mbahet një dokument ose kur duhet të hidhet.

2. Hartoni një plan skedari dhe orar

Për të qenë të suksesshëm në menaxhimin e dokumenteve tuaja, ndiqni një plan skedari dhe plan. Kjo do të krijojë qëndrueshmëri dhe do t'ju ndihmojë të bëheni më produktivë në biznesin tuaj. Pavarësisht nëse jeni duke punuar në një çështje për një klient ose duke i dërguar një faturë një klienti, të gjitha ato gjëra duhet të futen në dosje. Skedarët duhet të shtohen në programin që përdorni për menaxhimin e dokumenteve sa më shpesh të jetë e mundur.

3. Organizoni skedarët ekzistues

Organizimi i skedarëve ekzistues është një mënyrë e shkëlqyer për të filluar menaxhimin e dokumenteve tuaja. Pavarësisht nëse po kërkoni të blini softuer apo jo, është e rëndësishme që së pari të organizoni dokumentet ekzistuese.

Kjo do t'ju japë një ide se cilët komponentë të sistemit të menaxhimit të dokumenteve dëshironi dhe çfarë saktësisht do të bëjnë për ju.

Gjithashtu do t'ju ndihmojë të dini nëse keni nevojë për softuer apo mund të mbështeteni vetëm në stilolaps dhe letër për të menaxhuar dokumentet tuaja.

4. Hidhni skedarët e vjetëruar dhe të tepërt

Të gjithë zakonisht kanë disa skedarë në kompjuterët e tyre që janë të vjetëruar ose nuk janë më të nevojshëm. Megjithatë, për fat të keq, këto skedarë priren të grumbullohen në numër të madh. Është jashtëzakonisht e rëndësishme që të hiqni qafe versionet e vjetra dhe të zbuloni se ku keni ruajtur kopjet e tepërta . Është gjithashtu e rëndësishme të shmangni ruajtjen e të njëjtëve skedarë pa pushim.

5. Bëni plane për ruajtjen dhe asgjësimin

Në mënyrë që të menaxhoni dokumentet tuaja siç duhet, duhet të përcaktoni se çfarë është e rëndësishme dhe çfarë mund të arkivohet përkohësisht pas një kohe të përshtatshme. Kjo është arsyeja pse ju duhet të bëni plane për ruajtjen dhe asgjësimin në mënyrë që dokumentet tuaja të mos qarkullojnë.

6. Siguroni mirëmbajtje të rregullt

Është e rëndësishme të keni mirëmbajtje të rregullt në dokumentet e biznesit tuaj, të tilla si të drejtat pronësore dhe të dhënat e kontratave. Këto dokumente priren të grumbullohen shpejt dhe si rezultat, do të jetë e vështirë t'i gjesh kur të duhen. Prandaj, është e nevojshme të keni një sistem të organizuar për menaxhimin e dokumenteve të biznesit tuaj.

Me pothuajse të gjithë që punojnë me kompjuterë sot dhe me rritjen e telefonave celularë, rëndësia e menaxhimit të mirëorganizuar dhe të sigurt të dokumenteve është e një rëndësie të madhe. Por menaxhimi i skedarëve tuaj do të jetë diçka që të gjithë e hasim. Është e rëndësishme që të keni mjetet e duhura në vend dhe informacionet tuaja të ruhen në mënyrë të sigurt.

Ju mund të mos e kuptoni se sa e lehtë është të humbni informacionin ose që po e ruani atë në vendin e gabuar aktualisht. Ka shumë lloje të ndryshme të mjeteve të menaxhimit në dispozicion për t'ju ndihmuar të ruani skedarët tuaj në mënyrë korrekte. Prandaj, është diçka për t'u mbajtur nën sy ndërsa biznesi juaj rritet për t'u siguruar që po merreni me të gjitha aspektet e biznesit tuaj në mënyrë efektive – duke përfshirë trajtimin e skedarëve tuaj.