Як створити розкривний список у Excel: 2 найкращі методи у 2023 році

Щоб зробити завдання введення даних бездоганними та швидкими, ви повинні навчитися створювати розкривний список у Excel.

Excel — потужне програмне забезпечення для введення даних. Ви можете використовувати його для особистих і професійних потреб у введенні даних, як-от створення списків канцелярського приладдя, складання списків побутового приладдя, створення інвентарю для малого бізнесу чи будинку тощо.

У будь-якій роботі із введенням даних ви повинні вводити невеликі дані, як-от імена, адреси, кількість, розташування, ціни тощо. Коли хтось перевіряє цю базу даних, вони можуть захотіти ввести коментарі, наприклад перевірено, очікує перевірки, знайдено помилку тощо.

Якщо ви або ваш співробітник почнете робити це вручну, досягнення мети займе кілька днів. Отже, ви повинні автоматизувати аркуш Excel, де ви збираєте дані. Команда розкривного списку Excel — це базова автоматизація, яку можна використовувати, не вивчаючи програмування Visual Basic для Excel. Читайте далі, щоб дізнатися, як створити список у Excel із розкривним меню.

Що таке розкривний список у Microsoft Excel?

Як створити розкривний список в Excel

Розкривний список Excel – це інструмент перевірки даних програми Excel. Вам потрібно вибрати діапазон або список даних для розкривного списку. Потім просто застосуйте команду «Перевірка даних» для розкривного списку в цільовій клітинці або діапазонах клітинок, щоб отримати пропозиції щодо введення даних.

Розкривні списки усувають здогадки із завдання введення даних. Крім того, ви не допускатимете друкарських та інших помилок під час використання функції розкривного списку Excel. Це також найпоширеніший інструмент автоматизації введення даних у Microsft Excel.

Коли можна використовувати розкривні списки?

Ось кілька сценаріїв, у яких можна застосувати цю команду перевірки даних:

• Ви створюєте базу даних у Excel, і вам потрібні оператори введення даних, щоб вводити потрібні вам дані, без сміття.
• Ви хочете, щоб оператори введення даних використовували лише категоризовані дані під час введення інформації на робочому аркуші Excel.
• Ви створюєте безкоштовні онлайн- або офлайн-форми в Excel і хочете, щоб користувач вводив дані, доступні лише у формі, і нічого більше.
• Ваша база даних містить повторювані імена, номери телефонів, адреси тощо. Крім того, залежно від цих даних ви оплачуєте рахунки або рахунки-фактури. Отже, точність дуже важлива для проекту. У такому випадку ви повинні використовувати розкривні списки в Excel.
• Ви створюєте аркуш Excel для домашніх речей і хочете, щоб члени сім’ї вносили записи лише з дозволеного списку предметів.
• Ваша команда із введення даних любить часто використовувати комбінації клавіш, і для цього розкривні списки Excel пропонують неперевершену зручність.
• Ви створюєте базу даних запитів на канцелярське приладдя або купівлю, і хочете, щоб співробітники створювали лише запити на купівлю попередньо схвалених канцелярських товарів, ІТ-обладнання чи аксесуарів.

Як створити розкривний список в Excel: використання діапазону даних

Існує два способи створення списку в Excel за допомогою стрілок, що розкриваються. Один використовує попередньо налаштований діапазон даних, а інший вручну вводить параметри. Знайдіть нижче кроки для найбільш автоматизованого спадного меню в Excel:

• Створіть новий аркуш у Excel і назвіть його База даних .
• Тепер створіть заголовок стовпця в клітинці A1 відповідно до типу або будь-якої іншої назви. Наприклад, у цьому підручнику я надаю списку спадного меню заголовок стовпця IT Hardware .
• Тепер скопіюйте та вставте дані з іншого місця або введіть вручну, щоб заповнити клітинки під заголовком стовпця елементами, які вам потрібні у спадному меню.
• Я вводжу параметри запиту на покупку ІТ-пристрою, як-от монітор, динамік, оперативна пам’ять, процесор, корпус ПК, графічний процесор, блок живлення тощо.

Наразі ви успішно створили базу даних, з якої команда «Перевірка даних Excel» відображатиме параметри або варіанти вибору в розкривному списку. Тепер давайте створимо фактичний розкривний список, виконавши кроки, згадані тут:

• Виберіть клітинку, у якій потрібно створити розкривний список у Excel.
• Тепер натисніть вкладку «Дані» в меню стрічки Excel .
• У розділі команд «Інструменти даних» клацніть стрілку спадного меню «Перевірка даних» .
• Відкриється контекстне меню з кількома параметрами. Виберіть Перевірка даних .
• Тепер ви повинні побачити інструмент команди «Перевірка даних» на робочому аркуші, куди потрібно додати розкривний список для Excel.
• Він містить три вкладки. Це вхідне повідомлення, налаштування та сповіщення про помилку.
• Натисніть Налаштування .
• Під параметром Критерії перевірки клацніть розкривний список під меню «Дозволити» .
• У розкривному меню виберіть «Список» .
• За замовчуванням має бути встановлено спадне меню «В осередку» та «Ігнорувати порожній прапорець». Якщо ні, перевірте їх.
• Клацніть стрілку вгору в полі Джерело . Тепер діалогове вікно Перевірка даних буде згорнуто до тонкої смужки з порожнім полем.
• Перейдіть до робочого аркуша бази даних і виберіть діапазон клітинок у розкривному списку Excel.
• Виберіть кілька порожніх клітинок під останнім елементом. Це допоможе вам розширити список без повторного редагування джерела.
• Excel автоматично заповнить вихідні дані для розкривного списку. Вам просто потрібно натиснути стрілку вниз на тонкій панелі перевірки даних .
• Тепер ви знову маєте побачити розгорнуте діалогове вікно перевірки даних. Але цього разу ви побачите діапазон вихідних даних у полі «Джерело» .
• Просто натисніть OK, і все готово.

Щиро вітаю! Ви створили свій перший розкривний список у Excel. Тепер просто скопіюйте це в будь-яке інше місце, де потрібно відображати ті самі елементи, коли співробітник або будь-який інший користувач заповнює дані в аркуші введення даних.

Ви можете заблокувати робочий аркуш бази даних, щоб ніхто не міг вносити будь-які зміни до списку параметрів у розкривних списках на аркуші введення даних. Виконайте такі швидкі дії, щоб захистити елементи списку:

• Виберіть діапазони клітинок, які потрібно заблокувати.
• Клацніть правою кнопкою миші та виберіть «Формат клітинок» .
• Перейдіть на вкладку «Захист» і поставте галочку біля опції «Заблоковано» .
• Натисніть «ОК» , щоб застосувати зміни «Формат клітинок» .
• Тепер перейдіть на вкладку «Рецензування» на стрічці Excel.
• Виберіть піктограму захисту аркуша .
• У діалоговому вікні захисту аркуша введіть пароль у порожнє поле.
• Повторно введіть пароль, і Excel назавжди заблокує робочий аркуш.

Відтепер ніхто не може змінювати пункти списку, що випадає.

Як створити розкривний список в Excel: використання елементів списку

Якщо вам потрібне коротке спадне меню, як-от Так/Ні, Перевірено/Не перевірено, Призначено/Відкрито, Завершено/Незавершено тощо, ви можете використовувати ручний список замість методу діапазону даних. Це економить час. Ось як ви можете створити розкривний список у Excel за допомогою елементів списку:

• Клацніть клітинку, щоб заповнити спадне меню.
• Виберіть «Перевірка даних» на вкладці «Дані» меню стрічки.
• У меню «Дозволити» натисніть «Список» .
• Тепер просто введіть список елементів у полі Джерело .
• Обов’язково розділяйте кожен елемент комою.
• Натисніть OK , щоб застосувати розкривний список.

Це найпростіший і найшвидший спосіб створення простого розкривного списку в Excel. Однак перший спосіб більш надійний, якщо ви будете використовувати розкривні списки у великій кількості.

Як створити розкривний список у Excel: відображення вхідного повідомлення

Порожній розкривний список може мало що сказати операторам введення даних. Потрібно додати конкретні інструкції, щоб вони не робили помилок. Ось як ви можете додати повідомлення з інструкціями до розкривних списків у Excel:

• Клацніть будь-яку клітинку, яка містить активну команду перевірки даних .
• Тепер перейдіть на вкладку Дані > Перевірка даних > натисніть Перевірка даних .
• У діалоговому вікні Перевірка даних клацніть вкладку Вхідне повідомлення .
• Введіть невеликий текст для заголовка , а потім докладне повідомлення в полі введення повідомлення .
• Натисніть OK , щоб застосувати зміни.

Тепер щоразу, коли користувач вибирає комірку з активною командою «Перевірка даних» у розкривному списку, він побачить повідомлення про те, як заповнити комірку за допомогою елементів із розкривного списку.

Як створити розкривний список у Excel: відобразити сповіщення про помилку

Якщо хтось робить помилку під час використання розкривних списків на аркуші введення даних Excel, ви також можете показати повідомлення про помилку. Це гарантує, що користувач вживе заходів для усунення помилки та не пропустить клітинку. Нижче наведено кроки для активації відображення сповіщення про помилку:

• Виконайте кроки, згадані раніше, доки не з’явиться діалогове вікно Перевірка даних .
• Тепер виберіть вкладку Error Alert .
• Виберіть стиль помилки з трьох варіантів: зупинка, попередження та інформація.
• Потім введіть короткий текст для заголовка сповіщення про помилку .
• Тепер введіть детальне повідомлення в поле Повідомлення про помилку .

Чудова робота! Якщо ввімкнути параметр «Відображати сповіщення про помилку», робочий аркуш відображатиме діалогове вікно про помилку, якщо хтось введе щось, окрім елементів, зазначених у розкривному списку в Excel.

Розкривний список у Excel: заключні слова

Тепер ви знаєте, як створити список у Excel із розкривним меню двома різними способами. Ви можете випробувати способи створення розкривних списків Excel і форм для введення даних, щоб допомогти вашим співробітникам.

Ви також можете створити інтуїтивно зрозумілий список домашніх товарів для продуктів, обладнання, одягу, комунальних послуг тощо за допомогою розкривних списків у Excel.

Не забудьте прокоментувати нижче, якщо ви знаєте ще один цікавий спосіб створити розкривний список у Excel.

Далі навчіться  відображати рядки або стовпці в Excel  і деякі  шаблони календарів Excel на будь-який рік .