Як надрукувати етикетки з Excel за допомогою MS Word Mail Merge

Коли потрібно надрукувати етикетки для надсилання різдвяних привітань, запрошень на весілля та інші домашні заходи? Бажаєте роздрукувати адреси доставки оптом для свого сайту онлайн-магазинів? Прочитайте цю статтю, щоб дізнатися, як друкувати етикетки з Excel за допомогою функції злиття пошти Microsoft Word.

Microsoft Excel — чудова програма для створення великих баз даних для ділових або особистих контактів. Однак це не дуже зручно для користувача, коли йдеться про друк транспортних або інших етикеток на етикетковому папері.

Ви можете вручну створити клітинки, схожі на мітки, у Excel і вручну записати в них вміст. Ви можете виконати цю ручну роботу для кількох лейблів, але коли вам потрібно надіслати листівки, запрошення та товари сотням одержувачів, ручна робота не є варіантом.

Отже, ви повинні навчитися друкувати етикетки з Excel за допомогою функції злиття пошти Microsoft word, прочитавши цю статтю до кінця. Наприкінці ви також ознайомитеся з деякими розумними порадами!

Як надрукувати етикетки в Excel: підготовча робота

Процес друку адресних міток із Excel або друку поштових міток із Excel передбачає перехресну сумісність файлів Excel із Word. Отже, якщо ви друкуєте етикетки в Word за допомогою списків контактів Excel, вам потрібно внести такі налаштування в Word:

• Відкрийте програму Microsoft Word на ПК або Mac.
• Натисніть «Файл» , а потім виберіть «Параметри» .
• Натисніть Додатково у вікні Параметри Word.
• Прокрутіть униз, доки не побачите розділ «Загальні» .

Підтвердьте перетворення формату файлу під час відкриття

• Там поставте прапорець біля пункту Підтвердити перетворення формату файлу під час відкриття .
• Натисніть OK , щоб зберегти зміни та вийти з вікна Параметри Word.

Перш ніж ви зможете надрукувати етикетки, ви повинні перевірити, чи функція Word Mail Merge підтримує етикетку чи ні. Microsoft зібрала специфікації наклейки етикетки від провідних постачальників програми. Ось як ви можете переглянути список і код документа для наклейок етикеток:

• Клацніть вкладку Розсилки в меню стрічки Word.
• Виберіть «Почати злиття» , а потім виберіть «Мітки» зі  спадного списку .
• Відкриється діалогове вікно «Параметри мітки».

Виберіть постачальника етикетки для розсилки та код продукту в Word Mail Merge

• У розділі «Інформація про етикетку» ви повинні побачити список постачальників етикеток і номери продуктів .
• Виберіть назву постачальника етикеткового паперу та код продукту. Ви знайдете подробиці на упаковці етикеткового паперу, який ви придбали.
• Натисніть OK , щоб застосувати зміни до цього проекту друку етикеток.

Якщо ви не бачите назву постачальника етикетки у списку вище, ви можете вручну ввести її характеристики. Таким чином, Word синхронізуватиметься з принтером належним чином, щоб ви могли без зусиль друкувати адресні наклейки, поштові наклейки та наклейки для доставки.

Щоб створити нову конфігурацію мітки, виконайте такі дії:

• Клацніть «Нова мітка» в діалоговому вікні «Параметри мітки» .

Створення нової конфігурації мітки в Mail Merge

• Тепер введіть назву нового файлу конфігурації.
• Потім налаштуйте такі параметри, як верхнє поле, бічні поля, висота етикетки, ширина етикетки, розмір сторінки тощо.
• Натисніть OK , щоб зберегти зміни.

Це воно! Не забудьте зберегти документ Word для злиття, щоб використовувати його пізніше або відновити, якщо під час роботи зникне живлення.

Як надрукувати етикетки з Excel: підготуйте список контактів

Тепер вам потрібно створити базу даних, з якої інструмент Word Mail Merge зможе отримати ім’я одержувача, адресу та інші відомості. Виконайте такі дії, щоб створити та зберегти список контактів Excel для цього проекту:

• Відкрийте новий порожній аркуш у Excel.
• Збережіть його як список контактів транспортних етикеток або будь-яке інше ім’я.
• Почніть заповнювати дані з верхнього кута аркуша, не залишаючи порожніх клітинок у рядках або стовпцях.

Як надрукувати етикетки з Excel Підготуйте список контактів

• Введіть заголовки стовпців, які інструмент злиття Word виявить і використає в параметрі «Збіг полів».
• Під заголовком цього стовпця введіть відповідні дані.
• Найкраще, якщо ви зможете імпортувати файл CSV (значення, розділені комами) з будь-якої програми контактів, а потім відформатувати його в Excel, додавши заголовки стовпців.
• Двічі клацніть вкладку робочого аркуша в нижній частині програми Excel і перейменуйте його на Список контактів або будь-яке інше ім’я, яке ви пам’ятаєте.
• Після цього знову збережіть весь файл Excel.

Як надрукувати етикетки з Excel: використовуйте злиття в Word

Коли база даних Excel для адрес доставки буде готова, перейдіть до файлу Word, де ви зберегли формат етикетки, який відповідає паперу, на якому ви будете друкувати поштові адреси. Тепер, коли файл міток злиття відкрито, виконайте такі дії:

• У розділі «Почати злиття» на вкладці «Злиття» виберіть «Вибрати одержувачів» .
• У розкривному списку виберіть параметр «Використовувати наявний список» .
• Відкриється спливаюче вікно « Вибір джерела даних» .
• Перейдіть до файлу Excel, де ви зберегли свій список контактів.

Імпортуйте список контактів у злиття, щоб надрукувати мітки адрес із Excel

• Виберіть файл і натисніть «Відкрити» .
• Тепер ви повинні побачити вікно вибору таблиці .
• У цьому вікні відображаються всі аркуші, доступні у файлі Excel, який ви щойно імпортували.
• Виберіть аркуш, на якому ви створили список контактів.
• У цьому посібнику це аркуш списку контактів . Натисніть OK , щоб продовжити.
• Тепер ви повинні побачити наклейки мітки як Наступний запис .

Макет наклейки етикетки

• Перша етикетка буде порожньою. Нічого страшного.

Тепер, коли ви заповнили рядки та стовпці міток у Word Mail Merge, ваше завдання полягає в тому, щоб імпортувати фактичні дані з бази даних списку контактів у Excel. Щоб виконати це завдання, виконайте наведені нижче дії.

• Якщо ви перебуваєте на вкладці «Поштові розсилки», натисніть «Редагувати список одержувачів» .

Список таблиці одержувачів

• Перегляньте таблицю контактів та їх адреси. Подивіться, чи є проблеми.
• Якщо в таблиці вище все добре, натисніть OK .

Як надрукувати етикетки з Excel за допомогою злиття в Word

• Тепер натисніть «Вставити поле злиття» в меню « Написати та вставити поля» інструмента «Злиття» .
• З’явиться розкривний список із усіма заголовками стовпців у базі даних списку контактів імпортованого файлу Excel.
• Натисніть Заголовок .
• Натисніть Shift + Enter .
• Потім знову натисніть «Вставити поле злиття» та виберіть «Ім’я» .
• Натисніть Shift + Enter і повторюйте описані вище кроки, доки не з’явиться заголовок усіх стовпців у верхньому лівому куті наклейки з міткою.
• Ви можете налаштувати різні компоненти інструмента наклейки етикетки.
• Перейдіть на вкладку «Домашня сторінка» та виберіть текст або тексти на етикетці, щоб застосувати такі параметри форматування, як тип шрифту, розмір шрифту, колір, колір виділення тощо.
• Коли все буде правильно, поверніться на вкладку «Пошта» .

Оновіть мітки, щоб заповнити дані для міток під час злиття

• Тепер натисніть кнопку Оновити мітки .
• Це заповнить дані для всіх міток на сторінці.

Клацніть «Попередній перегляд результатів» у розділі «Як надрукувати етикетки з Excel за допомогою Word Mail Merge».

• Тепер просто натисніть «Попередній перегляд результатів» , щоб відобразити фактичні дані на етикетках.

Створюючи адреси електронної пошти або ярлики доставки в Mail Merge за допомогою списків контактів із Excel, не імпортуйте надто багато компонентів міток. Це захаращуватиме етикетки. Виберіть компоненти, які абсолютно необхідні для успішної доставки посилки.

Як надрукувати етикетки з Excel: друк документа

Наразі ви успішно створили мітки в документі злиття. Тепер настав час роздрукувати його, виконавши такі дії:

• Вийміть усі папери з принтера.
• Вставте папір для наклейки фізичної етикетки в пристрій подачі паперу принтера.
• Поверніться на сторінку міток у Word і натисніть Ctrl + P. Це команда друку.
• Тепер налаштуйте параметри друку на лівій панелі навігації.
• Ви повинні переконатися, що налаштування друку відображають відповідні умови друку, як-от принтер, налаштування, розмір паперу, поля тощо.
• Натисніть Друк, щоб розпочати друк етикеток на папері для друку етикеток.

Чудово! Ви щойно надрукували кілька гарних адрес доставки або поштових етикеток для особистого чи професійного використання.

Як надрукувати етикетки з Excel: поширені запитання

Чи є спосіб надрукувати ярлики адрес із Excel?

Так! Ви можете створити базу даних списку контактів в Excel. Ви можете створювати такі стовпці, як ім’я, адреса, поштовий індекс, країна, номер телефону, штат тощо, а потім заповнювати дані під заголовками цих стовпців.

Після цього ви можете імпортувати цю базу даних у Word Mail Merge, щоб створити адресні мітки за допомогою інструмента створення міток у Mail Merge. Виконайте кроки, згадані вище в цій статті, щоб дізнатися точні рухи.

Як створити мітки з Excel у Word?

Ви можете використовувати функцію злиття пошти Word, щоб імпортувати дані списку контактів із аркуша Excel. Потім ви можете скористатися майстром створення міток на вкладці «Поштові розсилки» Word, щоб створити мітки та заповнити дані з Excel. Команда «Вставити поле об’єднання» допоможе вам додати поля в мітку.

Як надрукувати кілька етикеток на одній сторінці?

Друк поштових наклейок із Excel за допомогою функції злиття пошти Word завжди дозволить вам друкувати наклейки в кількості, як-от 10, 20, 30 тощо, на сторінці. Все, що вам потрібно зробити, це вибрати відповідні номери продуктів і постачальників етикеток у діалоговому вікні «Інформація про етикетку».

Висновок

Отже, тепер ви знаєте, як друкувати етикетки з Excel за допомогою функції злиття листів Word.

Критичною частиною цього процесу є використання відповідної сторінки наклейки мітки перед заповненням даними мітки у злитті. Якщо ви виберете неправильний папір, ви можете втратити фізичний папір, друкуючи невирівняні етикетки.

Якщо ви не впевнені щодо постачальника паперу та коду продукту, завжди створюйте новий папір для етикеток, перш ніж виконувати весь процес.

Думаю, я пропустив будь-який інший спосіб друку адресних міток із Excel, згадайте метод і його процес у полі для коментарів нижче.

Далі,  як об’єднати два стовпці в Excel .