Microsoft Teams: як керувати гостьовим доступом

Гостьовий доступ є важливою функцією Teams, що дозволяє вам співпрацювати з людьми за межами вашої організації. Ви можете використовувати його, щоб надати зовнішнім окремим користувачам дозвіл доступу до команд, документів, до яких поширюються канали, та інших даних.

Співпраця з людьми, які не мають робочого чи навчального облікового запису у вашій організації, має вирішальне значення в сучасному світі, де домінують дистанційна робота та дистанційне навчання.

Microsoft увімкнув гостьовий доступ за замовчуванням

До лютого 2021 року гостьовий доступ був вимкнено за замовчуванням. Адміністраторам та власникам команд довелося вручну ввімкнути цю опцію та почекати кілька годин, доки зміни набудуть повної сили.

Після лютого 2021 року гостьовий доступ увімкнено за замовчуванням як для нових, так і для наявних клієнтів, якщо останні не налаштували налаштування інакше.

Як заблокувати гостьовий доступ у Teams

Перейдіть до центру адміністрування Microsoft Teams.

Перейдіть до налаштувань організації та виберіть Гостьовий доступ .

Установіть Дозволити гостьовий доступ у Microsoft Teams на Вимк .

Як керувати гостьовим доступом у Teams

Якщо ви вирішите увімкнути гостьовий доступ, ви можете додатково фільтрувати дозволи людей за межами вашої організації. Функції « Виклики» , « Зустріч» і « Повідомлення» – це одні з найважливіших налаштувань, на які потрібно звернути увагу.

Налаштування дзвінків і зустрічей для гостей-користувачів

• Здійснювати приватні дзвінки : якщо увімкнути цю опцію, гості зможуть здійснювати однорангові дзвінки.
• Дозволити IP-відео : зовнішні користувачі можуть використовувати відео під час дзвінків і зустрічей.
• Режим спільного доступу до екрана : гості можуть ділитися своїм екраном з іншими учасниками зустрічі. Ви можете обмежити спільний доступ до екрана окремими додатками або дозволити гостьовим користувачам ділитися всім своїм екраном.
• Дозволити Meet Now : вирішіть, чи можуть гості користувачі використовувати Meet Now чи ні.

Налаштування обміну повідомленнями для гостей-користувачів

• Редагувати надіслані повідомлення : гості можуть редагувати надіслані повідомлення.
• Гості можуть видаляти надіслані повідомлення : вимкніть цю опцію, якщо ви не хочете, щоб гості видаляли свої надіслані повідомлення.
• Чат : увімкніть цей параметр, щоб дозволити гостям використовувати чат у Teams.
• Використовуйте Giphys, меми чи наклейки в розмовах . Ви можете дозволити або заборонити користувачам використовувати GIF, меми чи наклейки в чаті . Якщо ви хочете, щоб користувачі насолоджувалися дружнім і невимушеним чатом, увімкніть ці параметри.

Чи можуть гості отримувати доступ до файлів у Microsoft Teams?

Гості можуть отримати доступ до файлів, до яких поділилися в командних чатах, і на каналах, на які їх запросили. Усі файли, якими ви ділитеся в каналі, зберігаються в папці SharePoint вашої команди. Щоб переконатися, що гості користувачі мають доступ до цих файлів, перейдіть до налаштувань Sharepoint і перейдіть до розділу Спільний доступ за межами вашої організації . Виберіть варіант обміну, який найкраще відповідає вашим потребам.

Якщо ввімкнено параметр «Не дозволяти надавати спільний доступ за межі вашої організації», гості користувачі не матимуть доступу до файлів, якими поділилися в каналах Teams.

Перегляньте наведені нижче посібники, щоб дізнатися більше про спільний доступ і зберігання файлів у Teams:

• Microsoft Teams: як упорядкувати файли
• Microsoft Teams: Як заблокувати файли

Чи може гість почати зустріч команд?

Гості можуть розпочати зустріч Teams за допомогою параметра Meet Now. Щоб надати їм дозвіл на використання цієї функції, перейдіть до Центру адміністрування Teams, виберіть Налаштування всієї організації та перейдіть до Гостьовий доступ . Потім перейдіть до налаштувань зустрічі та увімкніть Meet Now .

Чому я відображаюся як гість у Microsoft Teams?

Якщо ви відображаєтеся як гість у Teams, це може означати, що хтось раніше додав вас як гостя в клієнті Microsoft 365. Щоб приєднатися до зустрічі як звичайний користувач, запустіть нову вкладку браузера в приватному режимі. Перевірте, чи ви все ще з’являєтеся як гість.

Чому я не можу додати гостей до Microsoft Teams?

Якщо ви не можете додати гостей у Teams, швидше за все, це пов’язано з тим, що функцію гостьового доступу вимкнено. Відкрийте Центр адміністрування Teams, перейдіть до налаштувань для всієї організації та переконайтеся, що доступ у гості  ввімкнено. Крім того, переконайтеся, що ваші налаштування групи AzureAD і Office 365 дозволяють гостьовий доступ.

Висновок

Microsoft увімкнула гостьовий доступ у Teams за замовчуванням. Завдяки цьому командам легше співпрацювати із зовнішніми користувачами. Однак знайдіть час, щоб переглянути налаштування гостьового доступу в Teams і налаштувати їх відповідно до потреб вашої організації. Ви ��е хочете, щоб гості користувачі випадково отримували доступ до файлів, до яких вони спочатку не мали доступу.

Яким був ваш гостьовий доступ до Teams? Ви б хотіли щось змінити? Дайте нам знати в коментарях нижче.