Microsoft Teams: як упорядкувати файли

Якщо ви ретельно відфільтруєте та впорядкуєте свої файли, ви швидко знайдете документи, які шукаєте. Ще одна перевага полягає в тому, що ви будете тримати свої папки без безладу.

Якщо ви отримали сотні файлів через Microsoft Teams і з самого початку у вас не було чіткого плану, зараз все може виглядати дещо неорганізовано. Користувачі часто відчувають себе перевантаженими завданням упорядкування своїх файлів, тому вважають за краще відкладати його знову і знову. Справді, упорядкування ваших файлів – це трудомістке завдання, але переваги, які вона приносить, варті зусиль.

Щоб полегшити вам весь процес, ми створили цей посібник. Ми поділимося серією корисних порад і прийомів, які допоможуть вам краще впорядкувати файли MS Teams.

Найкращі методи організації файлів у MS Teams

Виберіть свою головну службу хмарного сховища

Microsoft Teams використовує різні служби зберігання для зберігання ваших файлів і документів. За замовчуванням ваші файли зберігаються в OneDrive і SharePoint. Файли, якими ви поділилися в командних потоках, зберігаються в SharePoint. Усі файли, якими ви обмінюєтеся в чатах, зберігаються в OneDrive.

Але ви також можете вручну додати службу хмарного сховища, з якою ви вже знайомі.

Синхронізуйте файли з OneDrive

Ми пропонуємо використовувати службу хмарного сховища Microsoft для зберігання файлів Teams. Обидві служби були розроблені Microsoft, і між ними немає проблем з інтеграцією чи сумісністю.

Синхронізуючи файли Teams з OneDrive, ви можете отримати до них доступ безпосередньо з File Explorer. Іншими словами, вам більше не потрібно відкривати Teams, щоб переглянути ці файли.

Створення окремих папок

Незалежно від того, яку службу хмарного сховища ви використовуєте для зберігання файлів Teams, важливо створювати певні папки. Потім додайте всі свої файли у відповідні папки. Найголовніше – визначитися зі структурою і дотримуватися її.

Наприклад, ви можете створити окрему папку для кожної людини, з якою ви часто спілкуєтеся. І збережіть отримані від них файли у відповідній папці. Або ви можете використовувати описові назви для своїх файлів, наприклад звіти, контракти, завдання, маркетинг, фінанси, презентації тощо.

Ви також можете впорядкувати свої папки за проектом, клієнтом, датою, дедлайном тощо.

Використовуйте чіткі та конкретні назви каналів

Усі файли, пов’язані з командами, зберігаються в SharePoint. Щоразу, коли ви створюєте нову команду в Microsoft Teams, новий сайт команди SharePoint створюється автоматично. Коли ви створюєте канал, SharePoint автоматично створює нову бібліотеку документів для цього каналу.

Бібліотека названа за назвою каналу. Тому не забудьте вибрати конкретні назви каналів, щоб уникнути двозначності.

Використовуйте фільтри файлів

Microsoft Teams має ряд фільтрів, які можна використовувати для переліку файлів у певному порядку. Наприклад, ви можете перерахувати файли в хронологічному порядку. Або ви можете відфільтрувати їх за іменем особи, яка їх змінила.

Закріпити вгорі

Ви також можете закріпити файл угорі. Ця функція дозволяє позначати файли, які є дуже важливими або терміновими. Таким чином ви точно знатимете, де знайти цей файл.

Спочатку вам потрібно позначити файл, а потім натиснути опцію «  Закріпити вгорі» .

Короткі поради щодо успішної організації файлів

• Не зберігайте файли на робочому столі. Загромаджений робочий стіл виглядає заплутано і створює візуальний шум.
• Зберігайте файли, як тільки ви їх отримаєте. Не чекайте, поки ви отримаєте 5o файлів, щоб почати їх упорядковувати. Помістіть їх у потрібну папку відразу після того, як ви їх отримали.
• Використовуйте чіткі й описові назви для своїх файлів. Використання загальних імен, таких як «Файли», «Документи», «Речі», зовсім не допомагає.

Які поради та прийоми ви використовуєте для організації файлів Microsoft Teams? Поділіться ними в коментарях нижче.