Како направити падајућу листу у Екцелу: 2 најбоља метода у 2023

Да би задаци уноса података били беспрекорни и брзи, морате научити како да направите падајућу листу у Екцел-у.

Екцел је моћан софтвер за унос података. Можете га користити за личне и професионалне потребе за уносом података као што је креирање листа канцеларијског материјала, прављење листа кућног потрепштина, креирање инвентара за мало предузеће или дом и још много тога.

У било ком послу уноса података, морате да унесете мале податке као што су имена, адресе, количине, локације, цене итд. Када неко изврши ревизију ове базе података, можда ће желети да унесе коментаре као што су ревизија, ревизија на чекању, пронађена грешка итд.

Ако ви или ваш запослени то почнете да радите ручно, постизање циља ће трајати данима. Дакле, морате аутоматизовати Екцел лист где снимате податке. Команда падајуће листе програма Екцел је основна аутоматизација коју можете користити без учења Висуал Басиц кодирања за Екцел. Читајте даље да бисте сазнали како да направите листу у Екцел-у помоћу падајућег менија.

Шта је падајућа листа у Мицрософт Екцел-у?

Како направити падајућу листу у Екцелу

Падајућа листа Екцел је алат за проверу ваљаности података у Екцел апликацији. Захтева да изаберете опсег или листу података за падајућу листу. Затим једноставно примените команду Валидација података за падајућу листу у циљној ћелији или опсезима ћелија да бисте добили предлоге за унос података.

Падајуће листе елиминишу нагађање из задатка уноса података. Такође, нећете направити нула грешака у куцању и других грешака када користите функцију падајуће листе програма Екцел. То је такође најчешће коришћени алат за аутоматизацију уноса података у Мицросфт Екцел-у.

Када можете да користите падајуће листе?

Ево неколико сценарија у којима можете да примените ову наредбу за проверу ваљаности података:

• Правите базу података у Екцел-у и потребни су вам оператори за унос података да бисте унели податке који су вам потребни, без смећа.
• Желите да оператори за унос података користе само категорисане податке када уносе информације у Екцел радни лист.
• Правите бесплатне онлајн или офлајн обрасце у Екцел-у и желите да корисник унесе податке који су доступни само у обрасцу и ништа друго.
• Ваша база података укључује имена која се понављају, бројеве телефона, адресе итд. Такође, у зависности од ових података, плаћате рачуне или фактуре. Стога је тачност веома критична за пројекат. У том случају морате користити падајуће листе у Екцел-у.
• Правите Екцел лист за кућне потрепштине и желите да чланови породице уносе само са дозвољене листе ставки.
• Ваш тим за унос података много воли да користи пречице на тастатури, а за то Екцел падајуће листе нуде ненадмашну погодност.
• Правите базу података о канцеларијском материјалу или захтевима за куповину и желите да запослени само креирају захтеве за куповину унапред одобреног канцеларијског материјала, ИТ хардвера или додатне опреме.

Како направити падајућу листу у Екцелу: користећи опсег података

Постоје два начина да направите листу у Екцел-у помоћу падајућих стрелица. Један користи унапред конфигурисан опсег података, а други ручно укуцава опције. У наставку пронађите кораке за најаутоматизованији падајући мени у Екцел-у:

• Направите нови радни лист у Екцел-у и назовите га База података .
• Сада креирајте заглавље колоне у ћелији А1 према типу или било ком другом имену које желите. На пример, дајем листи падајућих менија заглавље колоне ИТ Хардвер у овом водичу .
• Сада копирајте и налепите податке са неког другог места или их унесите ручно да бисте попунили ћелије испод заглавља колоне ставкама које желите у падајућем менију.
• Уписујем опције захтева за куповину ИТ уређаја као што су Монитор, Звучник, РАМ, ЦПУ, кућиште за ПЦ, ГПУ, ПСУ и тако даље.

До сада сте успешно креирали базу података из које ће команда Екцел Дата Валидатион приказати опције или изборе падајуће листе. Сада, хајде да направимо стварну падајућу листу пратећи кораке наведене овде:

• Изаберите ћелију у којој желите да направите падајућу листу у програму Екцел.
• Сада кликните на картицу Подаци у менију на траци програма Екцел .
• У одељку команде Дата Тоолс кликните на стрелицу падајућег менија Валидација података .
• Отвориће се контекстни мени са неколико опција. Изаберите Валидација података .
• Сада би требало да видите командну алатку за проверу ваљаности података на радном листу где желите да додате падајућу листу за Екцел.
• Садржи три картице. Ово су улазна порука, подешавања и упозорење о грешци.
• Кликните на Подешавања .
• У оквиру опције Критеријуми валидације кликните на падајућу листу испод менија Дозволи .
• Изаберите Листа са падајућег менија.
• Подразумевано, падајући мени у ћелији и Занемари празно поље треба да буду означени. Ако не, проверите их.
• Кликните на стрелицу нагоре у пољу Извор . Дијалог Валидација података ће се сада смањити на танку траку са празним пољем.
• Идите на радни лист базе података и изаберите опсег ћелија у падајућој листи Екцел.
• Одаберите неке празне ћелије испод последње ставке. То ће вам помоћи да проширите листу без поновног уређивања извора.
• Екцел ће аутоматски попунити изворне податке за падајућу листу. Само треба да кликнете на стрелицу надоле на танкој траци за проверу ваљаности података .
• Сада би поново требало да видите проширени дијалог Валидација података. Али, овог пута ћете видети опсег изворних података у пољу Извор .
• Само кликните на ОК и све је спремно.

Честитам! Направили сте своју прву падајућу листу у Екцел-у. Сада, једноставно копирајте ово било где другде где треба да прикажете исте ставке када запослени или било који други корисник попуни податке у листу за унос података.

Можда ћете желети да закључате радни лист базе података тако да нико не може да изврши било какве промене на листи опција у падајућим листама на радном листу за унос података. Пратите ове брзе кораке да бисте заштитили ставке листе:

• Изаберите опсеге ћелија које треба да закључате.
• Кликните десним тастером миша, а затим изаберите Форматирај ћелије .
• Идите на картицу Заштита и означите опцију Закључано .
• Кликните на ОК да примените промене Формат ћелија .
• Сада идите на картицу Преглед на траци програма Екцел.
• Изаберите икону Заштитни лист .
• У дијалогу Заштита листа унесите лозинку у празно поље.
• Поново унесите лозинку и Екцел ће закључати радни лист заувек.

Од сада, нико не може да мења ставке падајућег менија.

Како направити падајућу листу у Екцелу: помоћу ставки листе

Ако желите кратак падајући мени, као што је Да/Не, Ревидирано/Није ревидирано, Додељено/Отворено, Завршено/Непотпуно, итд., Можете користити ручну листу уместо методе опсега података. То штеди време. Ево како можете да направите падајућу листу у Екцел-у користећи ставке листе:

• Кликните на ћелију да бисте попунили падајући мени.
• Изаберите Валидација података на картици Подаци у менију траке.
• У менију Дозволи кликните на Листа .
• Сада једноставно унесите листу ставки у поље Извор .
• Обавезно одвојите сваку ставку зарезом.
• Кликните на ОК да примените падајућу листу.

Ово је најлакши и најбржи метод за креирање једноставне падајуће листе у Екцел-у. Међутим, први метод је поузданији када ћете обилно користити падајуће листе.

Како направити падајућу листу у Екцелу: Приказује се улазна порука

Празна падајућа листа можда неће рећи много оператерима за унос података. Морате да додате конкретна упутства, тако да не праве грешке. Ево како можете да додате поруку са упутствима на падајуће листе у програму Екцел:

• Кликните на било коју ћелију која садржи активну команду за проверу ваљаности података .
• Сада идите на картицу Подаци > Валидација података > кликните на Валидација података .
• Унутар оквира за дијалог Провера ваљаности података кликните на картицу Инпут Мессаге .
• Откуцајте мали текст за наслов , а затим детаљну поруку у поље за унос поруке .
• Кликните на ОК да примените промене.

Сада, кад год корисник изабере ћелију са активном командом за валидацију података на падајућој листи, видеће поруку о томе како да попуни ћелију користећи ставке са падајуће листе.

Како направити падајућу листу у Екцелу: Прикажите упозорење о грешци

Ако неко направи грешку док користи падајуће листе на вашем Екцел листу за унос података, такође можете да прикажете поруку о грешци. Ово ће осигурати да корисник предузме радњу да отклони грешку и да не прескочи ћелију. Ево корака за активирање Прикажи упозорење о грешци:

• Пратите кораке поменуте раније док не добијете дијалог Валидација података .
• Сада изаберите картицу Упозорење о грешци .
• Изаберите стил грешке између три опције: Стоп, Упозорење и Информације.
• Затим унесите кратак текст за наслов упозорења о грешци .
• Сада унесите детаљну поруку у поље Порука о грешци .

Велико дело! Са активираним Прикажи упозорење о грешци, радни лист ће приказати дијалог о грешци ако неко унесе било шта осим ставки поменутих у падајућој листи у Екцел-у.

Падајућа листа у Екцел-у: Завршне речи

Сада знате како да направите листу у Екцелу помоћу падајућег менија на два различита метода. Можете испробати начине да направите падајуће листе у Екцел-у и креирате обрасце за унос података како бисте помогли својим запосленима.

Такође можете да креирате интуитивну листу кућног потрепштина за намирнице, хардвер, одећу, комуналне услуге и још много тога користећи падајуће листе у Екцел-у.

Не заборавите да коментаришете испод ако знате још један кул начин да направите падајућу листу у Екцел-у.

Следеће, научите да  откријете редове или колоне у Екцел-у  и неким  Екцел шаблонима календара за било коју годину .