Једноставни, али ефикасни савети за управљање имејлом

Сви ми добијамо мноштво е-порука. Од менаџера до њихових запослених, колега, билтена разних сервиса на које сте се претплатили, и шта све не!

Прегледавање овако обимних података е-поште је губљење времена и енергије. Зашто не бисте поново проценили како да ефикасно управљате својим имејловима.

Да ли сте знали да можете да закажете своје имејлове помоћу неколико једноставних трикова?

• Отараси се смећа

Претпоставимо да дневно примите у просеку сто мејлова, од чега је само половина мејлова важна, а остали су 'смеће'. У случају да се суочавате са понављајућим случајевима нежељене поште/нежељене поште, користите нежељене датотеке да бисте ухватили већину нежељене поште и скенирајте је два пута дневно, како бисте се решили нежељених е-порука. То ће смањити тридесет процената смећа из вашег пријемног сандучета.

Такође погледајте:  Како да користите „Асистент ван канцеларије“ у Оутлоок 2016, 2013, 2010 и 365

• Подесите паметне фасцикле

Када отворите пријемно сандуче, приметићете да су једна четвртина е-порука специјалне понуде, понуде за попуст, прослеђене шале или обавештења о рекламама. У основи, ствари за маркетинг путем е-поште. То је продајни трик за привлачење више купаца. Дакле, одредите приоритете својих е-порука у поткатегоријама да би пријемно сандуче било организовано. Биће лако пронаћи имејлове у хитним случајевима или избрисати више имејлова заједно.

• Искључите сва обавештења путем е-поште

Е-пошта није тренутни медиј комуникације. За то користимо мобилне телефоне и инстант поруке. Е-пошта је добра за предузећа где вам није потребан хитан одговор. Дакле, не дозволите другима да ометају ваш рад. Обавештења е-поштом и звучни сигнали прекидају вашу концентрацију, могу вас одвратити од састанака и разговора. Искључите вибрацију телефона или звучно звоњење за сваку нову е-пошту.

• Откажите претплату на нежељене промотивне поруке е-поште

Никада не бисте желели да прочитате све рекламне и промотивне е-поруке. Одјавите се са непотребних. То је лак и брз процес. Да бисте отказали претплату на билтене које не желите, пријавите се на свој налог е-поште и потражите „откажи претплату“ у порукама које су вам досадиле. Прегледајте резултате претраге и одлучите са којом е-поштом желите да наставите. Такође можете да посетите ввв.унролл.ме и да се одјавите са билтена које желите да баците у отпад. Организоваће пријемно сандуче са различитим категоријама и фасциклама.

• Закажите  своје време за читање и одговарање на е-пошту

Добијање упозорења или обавештења чини да се не фокусирате на своје одговорности. Иако ће вам разматрање ваших имејлова у заказано време помоћи у хитној помоћи, као и да вам помогне у одржавању и ажурирању вашег календара о састанцима.
Такође можете да нацртате своју е-пошту за било који хитан случај тако што ћете ажурирати свој контакт број и обезбедити одговарајуће време да вас контактирамо. Због великог оптерећења, такође можете да проверавате своје имејлове на сваких сат времена у трајању од десет до петнаест минута или да проверавате е-пошту 3-4 пута дневно, као ујутру поподне и увече.

Прочитајте такође:  Како да подесите е-пошту у апликацији Оутлоок за Андроид

• Сортирање имејлова по категорији

Када заједно примате много е-порука, можда ћете заборавити да обратите пажњу на важне поруке е-поште или их понекад можете грешком избрисати без читања. То се дешава када примите све е-поруке у пријемно сандуче и нема доступних фолдера и категорија за стављање е-поште у одговарајуће фасцикле. Понекад када избришете смеће из свог пријемног сандучета, на крају избришете е-поруке везане за посао. Међутим, можете их повратити из смећа, али понекад нисте свесни да ли сте то урадили!

Можда ће вам се такође допасти:  Како да користите Оутлоок са Гмаил-ом

Свако има свој начин да се носи са својим стварима. Ово је само предлог како да ефикасно управљате својим имејловима и како то можете учинити је једноставан. Међутим, можете пронаћи систем који ради за вас.