Како побољшати процес укључивања запослених: Ултимативни водич

Запослени су највише ангажовани и најпродуктивнији током својих првих 6 месеци на новом радном месту. Дакле, ово је најбоље време да их интегришете у културу и радну етику ваше компаније. Свака обука, ангажовање и изградња односа урађени током овог периода вероватно ће их довести до њиховог запослења код вас.

Нажалост, многи запослени пропуштају прилику да апсорбују нове запослене због лошег процеса учлањења. Након што су потрошили много времена и новца на процес запошљавања, послодавци могу изгубити правог кандидата због лошег укључивања запослених. 40% запослених који дају отказ дају то у првих 6 месеци од запослења.

С друге стране, 91% компанија са занимљивим програмом уврштавања задржава све запослене прве године. Дакле, ефикасан програм за укључивање је кључ за задржавање запослених.

Многе компаније које имају програм за пријем запослених фокусирају се на попуњавање папирологије и преглед правила и прописа. Иако је неопходно означити законске оквире, пријем би такође требало да буде време за запослене да добију алате који су им потребни да напредују у свом послу.

Харвард Бусинесс Ревиев је открио да су главни разлози за високу флуктуацију запослених у њиховој првој години недостатак чврстих радних односа и тешкоће при интеграцији у корпоративну културу.

Садржај

• 1 Како да побољшате процес укључивања запослених
  • 1.1 1. Склоните основе са пута
  • 1.2 2. Започните одлично
  • 1.3 3. Створите могућности за нове запослене да изграде везе
  • 1.4 4. Подесите календар за пријем
  • 1.5 5. Креирајте структуриране интеракције између нових запослених и њихових менаџера
  • 1.6 6. Нека ваши ресурси буду доступни
  • 1.7 7. Добијте повратне информације
  • 1.8 8. Научите како да побољшате процес прихватања запослених

Како да побољшате процес укључивања запослених

Читајте даље за комплетан водич о томе како да побољшате процес прихватања запослених.

1. Склоните основе са пута

Нови запослени морају да попуне регулаторну документацију као што су подаци о банци, подаци о осигурању, пријава за пензионо осигурање, итд. Најбоље је да све папире обавите што је брже и лакше могуће. Софтвер попут овог хттпс: //Воркбригхт.цом/емплоиее-онбоардинг-софтваре/ олакшава запосленима да на даљину попуне потребну папирологију.

То значи да нови запослени могу да искористе период између потписивања писма понуде и датума почетка да заврше сву потребну папирологију. Прави софтвер за укључивање ће дати одговарајућа упутства и смернице о томе како да пошаљете информације како би се смањиле грешке.

До тренутка када се запослени јави на посао, сва документација и обука о усклађености су завршени. Дакле, сада можете да се фокусирате на теже елементе укључивања, као што је њихова интеграција у ваш нови тим.

Неке компаније купују софтвер који им омогућава да спроводе друге аспекте укључивања пре запошљавања. Када запослени потпише своје писмо понуде, уговоре о неоткривању података и уговоре о раду, нема разлога зашто не можете да поделите основне информације о компанији са њима.

Ако имате интранет или веб локацију запослених, дозволите им приступ пре званичног датума почетка. Они могу да науче ваше постојеће оперативне процедуре, историју и вредности компаније, технолошке системе, итд. Ово ће помоћи у смањењу стреса или анксиозности првог дана који можда имају.

2. Започните сјајно

Никада не добијате другу прилику да оставите сјајан први утисак. Импресионирајте своје нове запослене тако што ћете им пружити забаван и незабораван „први дан“. Уверите се да сви у тиму знају да ће нови запослени почети тако што ћете послати е-поруку за целу компанију.

У мејлу треба навести њихово име, на којој позицији и тиму ће бити, као и њихово претходно искуство. Такође можете додати било које друге забавне личне податке које нови запослени жели да подели. Да бисте смањили било какву анксиозност коју ваш нови запослени може имати, нека неко из вашег тима позове новог запосленог дан пре датума њиховог почетка.

Током разговора можете дати новозапосленима информације о томе шта да очекују првог дана. Такође можете одговорити на сва питања која они могу имати у вези са вашим процесом учлањења. Уверите се да је радна станица запосленог чиста и потпуно постављена.

Сва опрема која захтева пријаве и лозинке такође треба да буде припремљена и спремна. У случају да ће запослени носити униформу или ЛЗО, набавите њихове величине унапред како би и они били спремни за њих првог дана. Сваг компаније увелике доприноси улепшавању првог дана запосленог, тако да ако вам буџет дозвољава да им пружите торбу добродошлице.

Закажите широк спектар активности за први дан. На пример, можете имати обилазак компаније како бисте запосленима показали своје радно окружење. Они ће брзо морати да знају где су излази у случају нужде, тоалети, аутомати и собе за одмор.

Такође можете имати неколико тренинга за оријентацију првог дана. Ручак за ново запошљавање је одличан начин да се запослени упознају са њиховим тимом или вођством компаније. Шта год да радите, немојте преоптеретити свог запосленог папирологијом или гомилом информација. Нека све буде светло и испоручите све информације у малим, сварљивим количинама.

Још једна добра идеја да се ваш нови запослени осећа добродошло првог дана је да имате одређени тим за добродошлицу. Неке компаније имају групе запослених чија је мисија да пожеле добродошлицу новим запосленима и помогну им да се брзо интегришу у компанију. Овај тим је задужен за припрему радног простора новог запосленог, па чак и за додавање детаља попут цвећа, поклона, кафе итд.

3. Створите могућности за нове запослене да изграде везе

Нови запослени морају да изграде праве односе и везе ако желе да успеју у новим улогама. Процес укључивања ваших запослених требало би да створи прилике за ваше нове запослене да се повежу са правим људима како би изградили своју каријеру. Током прве недеље, нови запослени би требало да имају ручак за ново запошљавање са својим новим тимом.

То ће им омогућити да упознају и упознају своје колеге у опуштеном окружењу. Такође можете заказати активност изградње тима за тим, одељење или чак у целој компанији новозапосленог. Ово ће новим запосленима дати прилику да изграде везе са већ постојећим запосленима и науче како они раде.

Тим билдинг догађаји су одличан начин да се нови запослени интегришу у своју нову компанију. Сви заједно раде на решавању изазова, тако да сви запослени науче много о томе како да најбоље раде заједно. Менаџер запошљавања такође може да користи пријем запослених да направи стратешке уводе између нових запослених и потенцијалних ментора или пријатеља.

Менаџер запошљавања треба да зна циљеве каријере новог запосленог, а он већ познаје друге људе у организацији. Тако би им било лакше да упаре новозапосленог са одговарајућим људима. Ове особе би им могле помоћи да успију и напредују на новом радном мјесту.

Ако уписујете неколико нових запослених одједном, можете да креирате групу „нови запослени“ за њих. Већина компанија има софтвер за сарадњу као што су Мицрософт тимови, Слацк, или чак ВхатсАпп, где нови запослени могу да разговарају у неформалном групном окружењу и деле све изазове. Њихове колеге тада могу да се укључе и дају савете о томе како да превазиђу сличне изазове. То такође може бити форум за дељење прилика, победа и искустава са укључивањем.

Ако је могуће, компанија треба да има тренера који може помоћи новим запосленима да успеју на свом новом послу. Коуч би помогао запосленима да идентификују визију, циљеве и стратегије у складу са визијом и стратегијом компаније. Месечни састанци са тренером би помогли запосленима да идентификују победе и да изграде самопоуздање да успеју у својој новој улози.

Када се запослени суочи са изазовима, тренер им може помоћи да идентификују начине за решавање проблема.

4. Подесите календар за пријем

У идеалном случају, пријем новог запосленог треба да траје читаву годину. Први месец би имао већину активности и тренинга. Требало би да имате личне (или видео) оријентацијске сесије, обуку о политикама и процедурама компаније, упознавање са највишим руководством итд.

Након првог месеца планирајте сесије за пријаву, изградњу тима, обуку и друге активности током остатка године. Да не бисте ништа пропустили, најбоље је да имате календар са подсетницима за сваку активност. Закажите редовну комуникацију као што је састанак један на један или позив са неким из тима за људске ресурсе да бисте сазнали како је запослени.

Током позива можете добити повратне информације о свим изазовима са којима се запослени суочава како би се они могли изгладити. Честа комуникација са новим запосленим такође ће вам дати увид у области вашег процеса учлањења које треба побољшати.

5. Креирајте структуриране интеракције између нових запослених и њихових менаџера

Непосредни менаџер или супервизор запосленог има највећи утицај на ниво њиховог ангажовања. Осигурајте да се нови запослени у потпуности скраси у новој компанији тако што ћете охрабривати њихове директне менаџере да комуницирају с њима. У првих неколико дана, менаџер треба да се састане са запосленим и да им каже шта очекују.

Циљеви одељења, стандарди учинка и КПИ могу бити постављени тако да запослени зна како ће се мерити њихов учинак. Менаџер може понудити подршку кроз обуку на послу или обезбеђивањем било каквих ресурса који су запосленима потребни да би успео. Опструктивни и неприступачни менаџери и супервизори могу у великој мери да спрече успех новог запосленог.

Да бисте осигурали да се менаџери редовно пријављују новим запосленима, закажите састанке један на један између њих и новозапослених. Наставите да бисте осигурали да су састанци одржани и да су све акције затворене. Охрабрите менаџера да препозна све нове запослене који добро раде посао.

Признање је одлична стратегија за повећање нивоа ангажовања запослених. Такође, подстакните менаџере да се заинтересују за развој запослених и развој каријере. Открићете да ће менаџери који показују брижан интерес за раст својих запослених пријавити виши ниво задржавања.

6. Нека ваши ресурси буду доступни

Побрините се да ваш нови посао увек буде подржан тако што ће ваши ресурси бити доступни. Сав ваш материјал за обуку треба да се учита у интранет вашег запосленог. Ово ће омогућити запосленима да му приступе кад год желе нешто да траже.

Интернет је такође омогућио одржавање курсева обуке на мрежи тако да запослени могу да пролазе кроз обуку сопственим темпом. Такође би требало да дате својим новим запосленима „пријатеља“ са којим могу да се консултују кад год имају питање или проблем.

Пријатељи су тренутно запослени који раде у истом одељењу и могу да дају смернице о било ком аспекту посла. Они такође могу да дају савете о питањима као што су где купити ручак, којим аутобусом отићи на посао итд.

7. Добијте повратне информације

Један од најбољих начина да побољшате свој програм укључивања је да добијете повратне информације од запослених који су прошли кроз процес. Направите анкете да бисте се пријавили са запосленима 1 месец, 3 месеца и 1 годину након њиховог запослења. Питајте запослене шта би волели да виде више, а шта мање.

Такође можете спровести квиз да бисте проверили колико су добро интегрисали културу и вредности ваше компаније. Такође би требало да замолите менаџере и супервизоре да се укључе у ваш процес укључивања и обуке. Они раде са новим запосленима, тако да могу да имају јединствен увид у то шта да укључе у пријем вашег новог запосленог.

Још један важан начин за добијање повратних информација је да питате запослене зашто су напустили претходни посао. Овај увид би вам могао помоћи да избегнете грешке које је направила њихова претходна компанија. Такође можете истражити како друге компаније спроводе пријем запослених и упоредити се са њима. Читање чланака и истраживања о онбоардингу такође вам могу дати сјајне идеје о томе како да побољшате свој програм.

8. Научите како да побољшате процес прихватања запослених

Многи нови запослени доживљавају стрес, анксиозност и фрустрацију током првих неколико месеци на новом послу. Новозапослени могу имати године претходног радног искуства. Али они још не разумеју ваш посао, немају пословне односе и нису сигурни шта би требало да раде.

It’s no wonder that without the proper guidance and support, many employees quit new jobs within 6 months of signing a contract. Employers can increase their employee engagement and retention levels by having a well-structured employee onboarding program.

HR teams can accelerate the learning and integration of new employees through team-building events, targeted on-the-job training, onboarding software, and strategic introductions to the right mentors.

Adopt some of these practices for your company to improve the employee experience. For more information on employee onboarding and the best onboarding software, read the rest of our blog.