Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam v Exceli: 2 najlepšie metódy v roku 2023

Aby boli úlohy zadávania údajov bezchybné a rýchle, musíte sa naučiť, ako vytvoriť rozbaľovací zoznam v Exceli.

Excel je výkonný softvér na zadávanie údajov. Môžete ho použiť na osobné a profesionálne zadávanie údajov, ako je vytváranie zoznamov kancelárskych potrieb, vytváranie zoznamov domácich potrieb, vytváranie zásob pre malú firmu alebo domácnosť a oveľa viac.

V akejkoľvek úlohe zadávania údajov musíte zadať malé údaje, ako sú mená, adresy, množstvá, miesta, ceny atď. Keď niekto kontroluje túto databázu, môže chcieť zadať komentáre, ako napríklad auditované, čakajúci audit, nájdená chyba atď.

Ak to vy alebo váš zamestnanec začnete robiť manuálne, dosiahnutie cieľa bude trvať niekoľko dní. Preto musíte automatizovať hárok programu Excel, kde zachytávate údaje. Príkaz rozbaľovacieho zoznamu Excel je základná automatizácia, ktorú môžete použiť bez toho, aby ste sa museli učiť kódovanie jazyka Visual Basic pre Excel. Čítajte ďalej a zistite, ako vytvoriť zoznam v Exceli pomocou rozbaľovacej ponuky.

Čo je to rozbaľovací zoznam v programe Microsoft Excel?

Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam v Exceli

Rozbaľovací zoznam Excel je nástrojom na overenie údajov aplikácie Excel. Vyžaduje, aby ste vybrali rozsah alebo zoznam údajov pre rozbaľovací zoznam. Potom jednoducho použite príkaz Overenie údajov pre rozbaľovací zoznam v cieľovej bunke alebo rozsahoch buniek, aby ste získali návrhy na zadávanie údajov.

Rozbaľovacie zoznamy eliminujú dohady z úlohy zadávania údajov. Pri použití funkcie rozbaľovacieho zoznamu programu Excel tiež neurobíte žiadne preklepy a iné chyby. Je to tiež najpoužívanejší nástroj na automatizáciu zadávania údajov v Microsft Excel.

Kedy môžete použiť rozbaľovacie zoznamy?

Tu je niekoľko scenárov, v ktorých môžete použiť tento príkaz na overenie údajov:

• Vytvárate databázu v Exceli a potrebujete, aby operátori na zadávanie údajov zadali údaje, ktoré potrebujete, žiadne odpadky.
• Chcete, aby operátori zadávania údajov používali iba kategorizované údaje pri zadávaní informácií do hárka programu Excel.
• Vytvárate bezplatné online alebo offline formuláre v Exceli a chcete, aby používateľ zadával iba údaje dostupné vo formulári a nič iné.
• Vaša databáza obsahuje opakujúce sa mená, telefónne čísla, adresy atď. V závislosti od týchto údajov tiež platíte účty alebo faktúry. Presnosť je preto pre projekt veľmi dôležitá. V takom prípade musíte použiť rozbaľovacie zoznamy v Exceli.
• Vytvárate excelový hárok pre potreby pre domácnosť a chcete, aby členovia rodiny robili záznamy iba z povoleného zoznamu položiek.
• Váš tím na zadávanie údajov veľmi rád používa klávesové skratky, a preto rozbaľovacie zoznamy Excelu ponúkajú bezkonkurenčné pohodlie.
• Vytvárate databázu požiadaviek na kancelárske potreby alebo nákupy a chcete, aby zamestnanci vytvárali požiadavky na nákup iba pre vopred schválené kancelárske potreby, IT hardvér alebo príslušenstvo.

Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam v Exceli: Použitie rozsahu údajov

Existujú dva spôsoby, ako vytvoriť zoznam v Exceli pomocou rozbaľovacích šípok. Jeden používa vopred nakonfigurovaný rozsah údajov a druhý manuálne zadáva možnosti. Nižšie nájdete kroky pre najautomatizovanejšiu rozbaľovaciu ponuku v Exceli:

• Vytvorte nový pracovný hárok v Exceli a pomenujte ho Databáza .
• Teraz vytvorte hlavičku stĺpca v bunke A1 podľa typu alebo akéhokoľvek iného názvu, ktorý sa vám páči. Napríklad v tomto návode dávam rozbaľovaciemu menu hlavičku stĺpca IT Hardware .
• Teraz skopírujte a prilepte údaje odinakiaľ alebo zadajte manuálne, aby sa bunky pod hlavičkou stĺpca naplnili položkami, ktoré chcete v rozbaľovacej ponuke.
• Zadávam možnosti žiadosti o kúpu IT zariadenia ako Monitor, Reproduktor, RAM, CPU, PC skrinka, GPU, PSU atď.

Doteraz ste úspešne vytvorili databázu, z ktorej príkaz Excel Data Validation zobrazí možnosti alebo voľby rozbaľovacieho zoznamu. Teraz vytvorte skutočný rozbaľovací zoznam podľa krokov uvedených tu:

• Vyberte bunku, v ktorej chcete vytvoriť rozbaľovací zoznam v Exceli.
• Teraz kliknite na kartu Údaje v ponuke na páse programu Excel .
• V sekcii príkazov Nástroje údajov kliknite na šípku rozbaľovacej ponuky Overenie údajov .
• Otvorí sa kontextové menu s niekoľkými možnosťami. Vyberte Overenie údajov .
• Teraz by ste mali vidieť príkazový nástroj Overenie údajov na pracovnom hárku, do ktorého chcete pridať rozbaľovací zoznam pre Excel.
• Obsahuje tri záložky. Sú to Vstupná správa, Nastavenia a Upozornenie na chybu.
• Kliknite na položku Nastavenia .
• V rámci možnosti Kritériá overenia kliknite na rozbaľovací zoznam pod ponukou Povoliť .
• V rozbaľovacej ponuke vyberte položku Zoznam .
• V predvolenom nastavení by mala byť začiarknutá rozbaľovacia ponuka In-cell a Ignorovať prázdne začiarknutie. Ak nie, skontrolujte ich.
• Kliknite na šípku nahor v poli Zdroj . Dialógové okno Overenie údajov sa teraz minimalizuje na tenký pruh s prázdnym poľom.
• Prejdite na pracovný hárok databázy a vyberte rozsah buniek v rozbaľovacom zozname programu Excel.
• Vyberte niekoľko prázdnych buniek pod poslednou položkou. Pomôže vám to rozšíriť zoznam bez toho, aby ste museli znova upravovať zdroj.
• Excel automaticky vyplní zdrojové údaje pre rozbaľovací zoznam. Stačí kliknúť na šípku nadol na tenkom paneli Overenie údajov .
• Teraz by ste mali znova vidieť rozšírené dialógové okno Overenie údajov. Tentoraz však v poli Zdroj uvidíte rozsah zdrojových údajov .
• Stačí kliknúť na tlačidlo OK a všetko je nastavené.

Gratulujem! V Exceli ste vytvorili svoj prvý rozbaľovací zoznam. Teraz to jednoducho skopírujte kdekoľvek inde, kde potrebujete zobraziť rovnaké položky, keď zamestnanec alebo iný používateľ vypĺňa údaje v hárku s údajmi.

Možno budete chcieť uzamknúť pracovný hárok databázy, aby nikto nemohol vykonať žiadne zmeny v zozname možností v rozbaľovacích zoznamoch v pracovnom hárku so zadávaním údajov. Ak chcete zabezpečiť položky zoznamu, postupujte podľa týchto rýchlych krokov:

• Vyberte rozsahy buniek, ktoré chcete uzamknúť.
• Kliknite pravým tlačidlom myši a potom vyberte položku Formátovať bunky .
• Prejdite na kartu Ochrana a začiarknite možnosť Zamknuté .
• Kliknutím na tlačidlo OK použijete zmeny Formát buniek .
• Teraz prejdite na kartu Revízia na páse s nástrojmi Excel.
• Vyberte ikonu Protect Sheet .
• V dialógovom okne Ochrana hárka zadajte heslo do prázdneho poľa.
• Znova zadajte heslo a Excel hárok navždy uzamkne.

Odteraz už nikto nemôže meniť položky zoznamu rozbaľovacej ponuky.

Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam v Exceli: pomocou položiek zoznamu

Ak chcete krátke rozbaľovacie menu, napríklad Áno/Nie, Auditované/Nekontrolované, Priradené/Otvorené, Dokončené/Neúplné atď., môžete namiesto metódy rozsahu údajov použiť ručný zoznam. Šetrí to čas. Tu je postup, ako môžete vytvoriť rozbaľovací zoznam v Exceli pomocou položiek zoznamu:

• Kliknutím na bunku vyplníte rozbaľovaciu ponuku.
• Na karte Údaje v ponuke s nástrojmi vyberte položku Overenie údajov .
• V ponuke Povoliť kliknite na položku Zoznam .
• Teraz jednoducho zadajte zoznam položiek do poľa Zdroj .
• Uistite sa, že každú položku oddeľujete čiarkou.
• Kliknutím na tlačidlo OK použijete rozbaľovací zoznam.

Toto je najjednoduchší a najrýchlejší spôsob vytvorenia jednoduchého rozbaľovacieho zoznamu v Exceli. Prvá metóda je však spoľahlivejšia, keď budete hojne používať rozbaľovacie zoznamy.

Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam v Exceli: Zobrazenie vstupnej správy

Prázdny rozbaľovací zoznam nemusí operátorom zadávania údajov veľa povedať. Musíte pridať konkrétne pokyny, aby nerobili žiadne chyby. Takto môžete pridať správu s pokynmi do rozbaľovacích zoznamov v Exceli:

• Kliknite na ľubovoľnú bunku, ktorá obsahuje aktívny príkaz na overenie údajov .
• Teraz prejdite na kartu Údaje > Overenie údajov > kliknite na položku Overenie údajov .
• V dialógovom okne Overenie údajov kliknite na kartu Vstupná správa .
• Zadajte malý text pre nadpis a potom podrobnú správu do poľa Vstupná správa .
• Kliknutím na tlačidlo OK použijete zmeny.

Teraz, keď používateľ vyberie bunku s aktívnym príkazom Overenie údajov rozbaľovacieho zoznamu, zobrazí sa mu správa o tom, ako vyplniť bunku pomocou položiek z rozbaľovacieho zoznamu.

Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam v Exceli: Zobrazte upozornenie na chybu

Ak niekto urobí chybu pri používaní rozbaľovacích zoznamov na hárku s údajmi v Exceli, môžete zobraziť aj chybové hlásenie. Tým sa zabezpečí, že používateľ vykoná akciu na vyriešenie chyby a nepreskočí bunku. Tu sú kroky na aktiváciu zobrazenia upozornenia na chybu:

• Postupujte podľa vyššie uvedených krokov, kým sa nezobrazí dialógové okno Overenie údajov .
• Teraz vyberte kartu Upozornenie na chybu .
• Vyberte si štýl chyby z troch možností: Zastaviť, Varovanie a Informácie.
• Potom zadajte krátky text pre názov upozornenia na chybu .
• Teraz zadajte podrobnú správu do poľa Chybová správa .

Skvelá práca! Ak je aktivovaná možnosť Zobraziť upozornenie na chybu, pracovný hárok zobrazí dialógové okno chyby, ak niekto zadá čokoľvek iné ako položky uvedené v rozbaľovacom zozname v Exceli.

Rozbaľovací zoznam v Exceli: Záverečné slová

Teraz viete, ako vytvoriť zoznam v Exceli pomocou rozbaľovacej ponuky dvoma rôznymi spôsobmi. Môžete vyskúšať spôsoby vytvárania rozbaľovacích zoznamov v Exceli a vytvárania formulárov na zadávanie údajov, ktoré pomôžu vašim zamestnancom.

Môžete tiež vytvoriť intuitívny zoznam domácich potrieb pre potraviny, hardvér, oblečenie, pomôcky a ďalšie pomocou rozbaľovacích zoznamov v Exceli.

Ak poznáte ďalší skvelý spôsob, ako vytvoriť rozbaľovací zoznam v Exceli, nezabudnite to komentovať nižšie.

Ďalej sa naučte  odkryť riadky alebo stĺpce v Exceli  a niektoré  šablóny Excel kalendára pre každý rok .