Tu je návod, ako získať upozornenia, keď niekto zmení vaše súbory v SharePointe Online

Keď zdieľate súbory so spolupracovníkmi ako súčasť svojej každodennej rutiny, možno budete chcieť mať prehľad o tom, kto robí zmeny vo vašich súboroch. To môže byť obzvlášť dôležité v podnikoch, kde je spolupráca na diaľku kľúčom ku každodenným operáciám.

Našťastie, ak je vaša spoločnosť predplatená Office 365 a používa SharePoint na ukladanie súborov, existuje jednoduchý spôsob, ako to urobiť. Ak chcete zostať v obraze, keď sa zmenia vaše SharePointové dokumenty alebo položky na vašej lokalite, môžete vytvoriť upozornenia. V tejto príručke sa pozrieme na to, ako to môžete urobiť.

Niektoré poznámky

Skôr ako začneme, chceme spomenúť niekoľko dôležitých poznámok. Po prvé, pri každom nastavovaní upozornenia sa vám môžu zobraziť rôzne možnosti. Ak ste pokročilejší používateľ, môžete tiež vynechať manuálnu prácu a automatizovať upozornenia pomocou Power Automate s konektorom SharePoint. Existujú aj spôsoby, ako zobraziť aktivitu súboru v knižnici dokumentov bez vytvárania upozornení. Pomocou tejto metódy môžete vidieť vykonané zmeny jednoduchým kliknutím pravým tlačidlom myši na súbor alebo priečinok, výberom podokna podrobností a skenovaním sekcie aktivity.

Ako začať

Ak chcete začať s upozorneniami v SharePointe Online, musíte najprv navštíviť súbor, prepojenie alebo priečinok. Potom môžete klepnúť na ponuku elipsy vedľa nej a vybrať možnosť Upozorniť v spodnej časti. Potom sa na obrazovke zobrazí nové menu.

Ak nastavujete upozornenie pre priečinok alebo knižnicu, budú to rôzne možnosti. Môžete napríklad nastaviť vlastný názov upozornenia v hornej časti alebo zmeniť spôsob doručenia z e-mailu na SMS. Môžete tiež zmeniť typ upozornenia. Budete môcť dostávať upozornenia na nasledujúce: iba vtedy, keď sa pridajú nové položky, keď sa upravia existujúce položky, alebo keď sa položky odstránia.

Môžete si tiež nechať zaslať špecifické upozornenie, ak sa niečo v priečinku zmení na základe konkrétnych kritérií. Patria sem: ak niekto zmení dokument, ak niekto iný zmení dokument, ktorý ste vytvorili, alebo ak niekto iný zmení dokument, ktorý ste naposledy upravili. Existujú dokonca možnosti odosielania upozornení, a to buď okamžite, alebo denného alebo týždenného súhrnu.

Ako zrušiť upozornenia

Ak nakoniec zmeníte názor na upozornenia, môžete ich jednoducho zrušiť. Ak chcete zobraziť upozornenia, môžete prejsť do ľubovoľného priečinka alebo knižnice v SharePointe. Potom môžete kliknúť na ponuku s tromi bodkami v pravom hornom rohu obrazovky a vybrať možnosť Spravovať moje upozornenia. Potom môžete vybrať upozornenie, ktoré chcete odstrániť, a vybrať možnosť Odstrániť vybraté upozornenia. Potom ho môžete odstrániť kliknutím na tlačidlo OK.

Len jeden spôsob, ako môžete spolupracovať s Office 365

SharePoint je len jedným zo spôsobov, ako môžete mať prehľad o svojich súboroch a spolupracovať so spolupracovníkmi. Môžete tiež spolupracovať vo Worde a Exceli, používať novú aplikáciu Office pre iOS a Android, ako aj vyskúšať OneNote 2016 s Outlookom. Máte mravčie tipy na spoluprácu? Dajte nám vedieť v komentároch nižšie a pozrite si naše centrum správ Office 365, kde nájdete ďalšie funkcie a príbehy.