12 tipov na efektívnu správu účastníkov Google Meet

Google Meet naberá na sile, pretože neustále vydáva aktualizácie, aby sa pokúsil konkurovať veľkým videokonferenčným aplikáciám súčasnosti. Vďaka najnovšej aktualizácii môže teraz Google Meet pojať až 250 používateľov (vyžaduje plán Enterprise). Služba Google Meet bude tiež bezplatná , ale ešte sme sa dozvedeli, koľko používateľov bude mať povolenú bezplatnú verziu a aké bude trvanie stretnutí.

Google Meet je tiež silne žalovaný na vzdelávacie účely, kde dobrý stupeň kontroly nad účastníkmi (viete študentmi!) je mimoriadne dôležitý pre ukončenie úspešného stretnutia. Zdôrazňujúc to, tu sú najlepšie tipy na spravovanie účastníkov Google Meet počas stretnutia.

► Ako používať Google Meet z Gmailu

Obsah

• 1. Pripnite účastníka
• 2. Stlmiť a zapnúť zvuk účastníka
• 3. Odstráňte účastníka
• 4. Chatujte s účastníkmi počas stretnutia
• 5. Pridajte účastníkov do udalosti
• 6. Pridajte účastníkov do prebiehajúceho stretnutia
• 7. Počas prezentácie zostaňte v spojení s účastníkmi
• 8. Vytvorte organizačné jednotky (OU)
• 9. Počas prezentácie sledujte svoje rozhovory
• 10. Zabráňte účastníkom vytvoriť schôdzu bez vás
• 11. Zabráňte účastníkom znovu sa pripojiť k schôdzi po vašom odchode
• 12. Povoliť interoperabilitu

Pripnúť účastníka

Funkcia špendlíka v Google Meet umožňuje používateľom rozhodnúť sa, kto zostane v strede ich obrazovky a zaberie najviac miesta. V predvolenom nastavení Google Meet začína videostretnutie v rozložení „Automaticky“. Toto rozloženie umožňuje službe Google Meet vybrať najlepšiu možnosť pre video kanál vašej schôdzky v závislosti od prezentácií, aktívnych rečníkov atď.

Ak si však želáte ponechať konkrétneho účastníka pripnutého v strede obrazovky, bez ohľadu na použité rozloženie, môžete predvolené nastavenie prepísať a „pripnúť“.

Po pripnutí zostane tento účastník zvýraznený v strede obrazovky, kým sa neuvoľní.

Ako pripnúť účastníka

Na počítači PC : Umiestnite kurzor myši na miniatúru účastníka vo videu a kliknite na ikonu „Pripnúť“.

Na telefóne : Otočte telefón vodorovne do režimu na šírku. Teraz klepnite na miniatúru účastníka vo videu a klepnite na ikonu „Pripnúť“.

Ako odopnúť účastníka

Keď účastníka pripnete, na mieste ikony pripnutia sa zobrazí aj ikona odopnutia, pomocou ktorej môžete účastníka odopnúť.

Stlmiť a zapnúť zvuk účastníka

Hostitelia schôdze môžu počas rozhovoru stlmiť ostatných účastníkov, aby sa dosiahol lepší priebeh. Po stlmení ho však účastníci musia zapnúť sami. To znamená, že ak vám hostiteľ stlmí, nebude vám môcť zapnúť zvuk, pokiaľ si zvuk nezapnete sami.

Google uvádza, že ide o bezpečnostnú funkciu, ktorá má zabrániť ostatným (hostiteľovi) zapnúť váš mikrofón bez vášho povolenia. Podľa tohto sprievodcu sa dozviete, ako stlmiť účastníkovi stretnutia Google Meet.

Ako stlmiť účastníka (ako hostiteľa)

Ak ste hostiteľ a chcete stlmiť účastníka alebo účastníkov, postupujte podľa tohto sprievodcu.

Krok 1: Kliknite na meno účastníka na filmovom páse vedľa zdroja videa.

Krok 2:  Kliknite na tlačidlo mikrofónu, ktoré sa zobrazí vedľa ich mena. Po kliknutí sa mikrofón zmení na sivý, čo znamená, že účastník je teraz stlmený.

Ako zrušiť stlmenie účastníka (ako hostiteľa)

Z dôvodu ochrany osobných údajov to nemôžete urobiť sami. Zapnúť zvuk môže iba samotný používateľ. Musíte teda požiadať účastníka, aby si zapol zvuk.

Ako sa stlmiť a zapnúť

Ako účastník sa môžete rozhodnúť, či chcete alebo nechcete mať aktívny mikrofón.

• Ak sa chcete stlmiť , kliknite na tlačidlo mikrofónu v spodnej časti zdroja videa. Tlačidlo sa zmení na červenú, čo znamená, že váš mikrofón je teraz stlmený. Ak je tlačidlo už červené, znamená to, že ste boli stlmení hostiteľom.
• Ak chcete zvuk zapnúť , jednoducho znova kliknite na červené tlačidlo mikrofónu. Tlačidlo sa teraz zmení na biele.

Poznámka: Ak na vytáčanie schôdze používate telefón, môžete vytočiť *6 na číselnej klávesnici a vypnúť alebo zapnúť stlmenie (podľa toho, v akom stave je mikrofón) na schôdzi.

Odstráňte účastníka

V apríli 2020 služba Google Meet zaviedla aktualizáciu, ktorá umožňovala LEN hostiteľom/hostiteľom stretnutia odstrániť ostatných účastníkov, ak si to želali. Bolo to kvôli viacerým sťažnostiam používateľov, ktorí zneužívajú funkciu odstránenia.

Ako odstrániť účastníka

Na PC: Ak chcete odstrániť účastníka zo schôdze, najskôr kliknite na tlačidlo „Späť“ a vráťte sa na obrazovku účastníka. Tu umiestnite kurzor myši na meno účastníka a kliknite na tlačidlo 'Odstrániť' . 

Na smartfóne: Vyberte účastníka a klepnite na jeho meno. Klepnite na tlačidlo „Odstrániť“ .

Po odstránení sa účastníci nemôžu znova pripojiť k hovoru, pokiaľ nie sú výslovne pozvaní hostiteľom/hostiteľmi v rámci hovoru.

Chatujte s účastníkmi počas stretnutia

Počas videohovoru môžu účastníci posielať správy, ktoré sú viditeľné pre všetkých účastníkov hovoru. Tieto správy zostávajú iba počas trvania hovoru. Po skončení hovoru sa všetky správy odoslané počas hovoru automaticky vymažú. Použite funkciu správ na odosielanie odkazov, dokumentov Google atď.

Ako poslať chatovú správu

Na počítači PC:  Umiestnite kurzor myši na kanál videa a kliknite na tlačidlo „Rozhovor“ v pravom hornom rohu obrazovky. Tým sa otvorí bočný panel, kde si môžete prezerať a odosielať chatové správy skupine.

Na smartfóne:  Klepnutím na tlačidlo „Rozhovor“ pod videom vytiahnete okno rozhovoru.

Poznámka: Účastníci si nemôžu prezerať správy, ktoré boli odoslané predtým, ako sa pripojili k hovoru.

Pridajte účastníkov do udalosti

Nových účastníkov možno pridať do udalosti aj po jej vytvorení. Po pridaní získate možnosť posielať pozvánky novým pozvánkam. Ak sa tak rozhodnete, pozvánky budú odoslané iba účastníkom pridaným v tom čase, nie celému zoznamu. Ak chcete pridať nových účastníkov, postupujte podľa pokynov nižšie.

Krok 1:  Otvorte udalosť vo svojom Kalendári Google. Kliknite na tlačidlo „Upraviť udalosť“.

Krok 2:  Na karte „Hostia“ vľavo začnite písať mená účastníkov, ktorých chcete pridať. Ak chcete pridať účastníka pomocou jeho e-mailového ID, jednoducho zadajte jeho úplné e-mailové ID a stlačte „Enter“.

Krok 3:  Kliknite na „Uložiť“. Teraz sa zobrazí kontextové okno s otázkou, či by ste chceli poslať pozvánky novým účastníkom.

Pridajte účastníkov do prebiehajúceho stretnutia

Do prebiehajúceho stretnutia môžete dokonca pridať nových účastníkov, a to priamo zo samotného stretnutia. Títo účastníci dostanú pozývací odkaz, na ktorý môžu kliknúť a budú presmerovaní na stretnutie.

Ak chcete pridať nových účastníkov na schôdzu, postupujte podľa pokynov nižšie.

Krok 1: Kliknite na kartu „Ľudia“ v pravom hornom rohu obrazovky.

Krok 2:  Kliknite na „Pridať ľudí“ a začnite písať meno osoby. Ak chcete pridať účastníka pomocou jeho e-mailového ID, jednoducho zadajte jeho úplné e-mailové ID a stlačte „Enter“.

Prípadne kliknite na „prezývku“ stretnutia v ľavej dolnej časti obrazovky a kliknite na „Kopírovať informácie o pripojení“. Vložte skopírované informácie do e-mailu a pošlite ich používateľom, ktorých chcete pridať.

Zostaňte v spojení s účastníkmi počas prezentácie

Nechceli by ste počas prezentácie dávať pozor na svojich študentov? Bohužiaľ, keď začnete zdieľať obrazovku, už sa nemôžete pozerať na účastníkov. Našťastie vám Google Meet umožňuje prihlásiť sa do viacerých zariadení pomocou rovnakých prihlasovacích údajov. Týmto spôsobom môžete použiť jedno zariadenie na prezentáciu a druhé na sledovanie triedy.

Nastavte si ho podľa tohto jednoduchého návodu.

Krok 1:  Prihláste sa a začnite schôdzu na zariadení 1. Kliknite na „Prezentovať teraz“ v spodnej časti obrazovky a vyberte kartu/okno, ktoré chcete prezentovať.

Krok 2: Pomocou iného zariadenia (mobilný telefón, laptop, tablet) sa prihláste pomocou vlastných prihlasovacích údajov. Teraz môžete sledovať zobrazenie mriežky skupiny. Môžete použiť dlaždicové rozloženie (až 16 účastníkov) alebo použiť neoficiálne rozšírenie Google Grid pre Chrome, aby ste získali prehľad o všetkých používateľoch.

► Ako vyriešiť problém s nefunkčným zobrazením mriežky Google Meet

Vytvoriť organizačné jednotky (OU)

Organizačné jednotky pomáhajú prideľovať rôzne privilégiá rôznym používateľom. To sa hodí, keď chcete obmedziť používateľov, ktorí môžu vytvárať stretnutia, stlmiť ostatných atď.

Vytváranie a úprava organizačných jednotiek vyžaduje oprávnenia správcu. Ak chcete vytvoriť novú organizačnú jednotku, postupujte podľa nasledujúcich krokov.

Krok 1:  Prihláste sa do konzoly Google Admin Console pomocou svojich poverení.

Krok 2:  Vyberte tlačidlo „Nastavenia“ a kliknite na položku Adresár > Organizačná jednotka.

Krok 3:  Kliknutím na malý znak + pridáte novú organizačnú jednotku. Pomenujte jednotku a kliknite na „Vytvoriť“.

Ako určiť OU používateľom

Teraz, keď máte organizačné jednotky, musíte do jednotky pridať používateľov. Všetci používatelia pridaní do určitej jednotky budú mať rovnaké privilégiá. Ak chcete pridať používateľov do novej organizačnej jednotky, postupujte podľa krokov nižšie.

Krok 1: Prihláste sa do konzoly Google Admin Console pomocou svojich poverení.

Krok 2:  Prejdite na kartu „Používatelia“ a vyberte používateľov, ktorých chcete pridať do novej organizačnej jednotky. Po výbere kliknite na „Viac“ v hornej časti stránky a potom na „Zmeniť organizačnú jednotku“.

Krok 3:  Vyberte organizačnú jednotku, ktorú ste vytvorili, a kliknite na „Zmeniť“.

Počas prezentácie sledujte svoje čety

Keď sa chystáte prezentovať na stretnutí Google Meet, máte možnosť zdieľať celú obrazovku, konkrétnu kartu prehliadača alebo konkrétne okno. Po spustení zdieľania obrazovky sa vo videu aktualizuje iba vybratá karta/okno. To znamená, že ak si chcete prečítať kartu rozhovorov, musíte medzi kartami neustále prepínať. Našťastie existuje oprava!

Postupujte podľa tohto jednoduchého sprievodcu, aby ste počas prezentovania sledovali svoje rozhovory.

Step 1: When presenting, do not share the whole screen. Selecting either a browser tab or a window gives you more control over your privacy.

Step 2: If you are using a windowed application, scale down the application so that it fits in the Google Meet window without covering the chat column.

Similarly, if you are sharing a tab on a web browser, first, separate the tab to a new windowed browser. Now scale down the browser so that it fits in the Google Meet window without covering the chat column.

You can now present and keep an eye on your chat column for questions and other discussions.

Prevent participants from creating a meeting without you

As a host, once you leave a meeting, users can still remain in the meeting. If the right settings are not in place, they can even reuse the old meeting room without you.

This is a problem with Educational accounts since teachers would not want students using the room with them in it. The first thing that needs to be done is creating separate Organizational Units for teachers and students.

Step 1: Follow the guide above to create new Organizational Units.

Step 2: Once created separate the students and teachers into the 2 OU’s.

Step 3: In the Meet Admin Console, Select the ‘students OU and go to ‘Meet video settings’. Turn off the ‘Video calling’ option at the bottom.

Students will still be able to join meet video calls, but will not be able to create them. Also, once everyone leaves a room, the room will expire and cannot be reused.

Prevent participants from rejoining a meeting after you leave

This is another problem that users are facing. Google Meet allows users to stay back in a meeting even after the host has left. This comes down to how the meeting was created.

When starting a meeting, you are given an option to add a nickname. If you do not add a nickname and simply click ‘Continue’, Google Meet will automatically assign a PIN to your meeting. This PIN does not expire when you leave a meeting.

Follow this simple guide to set up a meeting that expires when the host leaves.

Step 1: Sign in to Google Meet, and click ‘Join or create a meeting’.

Step 2: Add a nickname to the meeting and hit ‘Continue’.

Step 3: Send this nickname to the participants. They need only type in the nickname to get into the meeting.

Now when you leave the meeting, the nickname expires, and the meeting ends with you.

Allow Interoperability

Google Meet supports interoperability with other 3rd-party videoconferencing systems like Cisco, Polycom, Lifesize, Sony, Skype for Business, etc. by allowing users from these services to join a Meet video meeting. The Interoperability function requires users to download and set up the Pexip Infinity gateway.

For a full list of compatible third-party applications and devices, check out the Pexip.com website. Pexip acts as a gateway to allow users to dial into a Google Meet meeting without using a Google Meet client.

To download and learn how to set up Pexip, check out the link below.

► Set up Interoperability on Google Meet

Aj keď je to stále ďaleko od prispôsobiteľnosti iných aplikácií na videokonferencie, ako je Zoom, je to vítaný krok správnym smerom. Google uvádza, že vynakladá svoje úsilie na zlepšenie prostredia Gsuite pre účty Education. Dúfame, že aj v obchodných účtoch uvidíme oveľa viac úsilia. 

Vyskúšali ste niektorý z týchto tipov? Máte vlastné tipy? Dajte nám vedieť v komentároch nižšie.