Vzdrževanje produktivnosti z Gmailom in Slackom

Sredi novih pomislekov glede koronavirusa in vse bolj tehnološke mreže se spletna dejavnost povečuje kot alternativni medij komunikacije za sodelavce in študente za povečanje produktivnosti. Številne spletne strani in aplikacije so postale priljubljene, da bi olajšale učinkovitejše oblike komunikacije in razprav tako na delovnem mestu kot izven njega.

Oglejmo si Gmail in Slack, dve aplikaciji, ki sta ob produktivni uporabi lahko v veliki meri koristni za uporabo na delovnem mestu.

Hiki za produktivnost za Gmail

Gmail deluje kot e-poštna storitev, ki jo vodi Google. Preko aplikacije ljudje pošiljajo in prejemajo e-pošto, dokumente, fotografije, videoposnetke in včasih celo obvestila v učilnici. Gmail omogoča sodelavcem, vzgojiteljem in ljudem na splošno, da se iz različnih razlogov povežejo z različnimi prilogami. Čeprav je bilo ugotovljeno, da je Gmail uporabna aplikacija, je tukaj več dodatnih načinov za izboljšanje vaše Gmailove produktivnosti:

1. Aplikacije in obvestila

Prenesite Gmail za svoj pametni telefon iz App Store ali Google Play Store. Zaznamujte na prenosniku. Ob predpostavki, da imate račun Gmail in preverjate svojo e-pošto, da komunicirate z drugimi, vam s tem početjem olajšate dostop do svojega računa in tako postanete bolj odzivni in proaktivni, ko gre za ohranjanje produktivne komunikacije. Vsakič, ko prejmete e-pošto, lahko vklopite obvestila, tako da lahko hitro odgovorite in ostanete na tekočem o tistih, ki so zelo pomembna.

2. E-poštni seznami

Pošiljajte skupinska e-poštna sporočila s seznami e-pošte. Če ste direktor ali vodja kluba in želite več osebam poslati množično e-pošto o sestankih, bi bilo koristno ustvariti skupine in e-pošto poslati skupini, namesto da vnašate posamezno e-pošto vsakega prejemnika za vsako posamezno e-pošto . Če želite to narediti, uporabite Google Stike, do katerih lahko dostopate z devetih pik v zgornjem desnem kotu na gmail.com. Izberite stike, za katere želite ustvariti skupino, in uporabite zavihek za zaznamke v vrstici neposredno pod iskalno vrstico, da poimenujete skupino. Ko sestavljate e-pošto v Gmailu, lahko zdaj vnesete ime skupine namesto imena vsakega posameznika, ki mu poskušate poslati e-pošto. To vam bo neizogibno prihranilo veliko časa.

3. Načrtujte e-pošto

Ko je v nedeljo zvečer/ponedeljek zjutraj 3:37 zjutraj, boste morda nenadoma ugotovili, da ste nekomu pozabili poslati e-pošto s pomembnimi informacijami, vendar jih tudi ne želite poslati ob čudni uri. Da ne bi pozabili poslati e-pošte pozneje, lahko osnutek e-pošte in kliknete trikotnik desno od gumba za pošiljanje, nato pa izberete razpored pošiljanja. To e-pošto lahko samodejno pošljete pozneje, tako da ljudje, ki ga prejmejo, ne dvomijo o vašem urniku spanja ali pozabljivosti.

Triki za produktivnost za Slack

Slack deluje kot alternativna, bolj sodelovalna programska oprema. To je bolj podobno pošiljanju sporočil SMS kot e-pošti. Slack daje poudarek na timskem delu in integraciji prek bolj takojšnje komunikacije. Slack je tudi zelo uporabna aplikacija, vendar je tukaj še nekaj načinov za izboljšanje vaše produktivnosti:

1. Aplikacije in opozorila

Podobno kot pri Gmailu je izboljšanje dostopnosti Slacka ključni način za povečanje produktivnosti s programsko opremo. Prenesite aplikacijo na svoj telefon, na voljo pa je tudi kot aplikacija ali spletna povezava za namizne/prenosne računalnike. Vsakič, ko nekdo pošlje sporočilo, se lahko prepričate, da prejemate obvestila in ste na tekočem s pomembnimi informacijami.

2. Zvezdni kanali

Če imate veliko različnih kanalov in včasih imate težave pri iskanju pravega, je lahko koristno označiti pomembne kanale z zvezdico. Na ta način se pomembni kanali prikažejo na samem vrhu levega stolpca na Slacku in omogočajo enostaven dostop. Če ste preplavljeni s sporočili iz Slacka in ne menite, da so vsa pomembna, lahko spremenite nastavitve obvestil v nastavitvah obvestil za kanal. S tem se lahko osredotočite na dajanje prednosti pomembnemu delu in preverjanje Slacka med ključnimi posodobitvami, ki jih resnično potrebujete.

3. Išči pogovore

Če je v kanalu že omenjeno nekaj res pomembnega, ga lahko preprosto poiščete v iskalni vrstici v zgornjem desnem kotu. Preprosto vnesite ključne besede in imeli boste enostaven dostop do datoteke, ki ste jo nekoč naložili, ali pomembnih informacij, ki jih je nekdo nekoč poslal.

Na splošno sta ti dve aplikaciji neverjetni uporabi tehnologije za povečanje produktivnosti na delovnem mestu. Z Gmailom in Slackom je ljudem veliko lažje komunicirati med seboj na različnih platformah in deliti pomembne informacije v velikem omrežju. Z uporabo nekaterih od teh zgoraj naštetih nasvetov boste postali še bolj pametni pri uporabi teh aplikacij in vaša produktivnost kot delujočega študenta, vzgojitelja, direktorja in tehnološko povezanega človeka se bo le povečala.