Kako spajati dokumente iz Excela v Word na 2 enostavna načina

Če imate težave s pošiljanjem množične e-pošte ali pošte strankam in strankam s prilagajanjem vsebine vsakega dokumenta, vam lahko pomaga spajanje pošte. Za spajanje dokumentov je najboljša kombinacija Excel in Word. Tukaj najdete, kako združiti dokumente iz Excela v Word na dva preprosta načina.

Spajanje dokumentov je cenovno najugodnejša oblika avtomatizacije pisarniškega dela na namiznih in prenosnih računalnikih. Aplikacijo Microsoft Word morate samo konfigurirati za pridobivanje podatkov za besedila nadomestnih mest iz zbirke podatkov, kot je datoteka Excel, za en dokument.

Ko je nastavljeno, lahko z enim samim klikom ustvarite prilagojena pisma, ovojnice, e-poštna sporočila, imenike, naslovne oznake itd. Če se naučite izvajati spajanje dokumentov iz Excela v Word, lahko z nekaj kliki ustvarite račune, mesečne račune, podrobnosti o naročnini in številne druge uradne dokumente za stotine in tisoče strank.

Če se naučite, kako narediti spajanje dokumentov v Wordu iz Excela, lahko ustvarite podatkovno bogata e-poštna sporočila in pošto ter se izognete človeškim napakam, ki predstavljajo tveganje pri ročnem ustvarjanju takih dokumentov. Pa začnimo z metodami za spajanje dokumentov iz Excela v Word.

Kako spajati dokumente iz Excela v Word: ročna metoda

Obstajata dva načina za spajanje dokumentov iz Excela v Word. Prva je ročna metoda, pri kateri sami dodate besedila nadomestnih mest za en dokument, Word pa naredi ostalo za preostala sporočila ali e-pošto. Naučite se korakov za ročno spajanje pošte tukaj:

Ustvarite vir podatkov na Excelovem delovnem listu

Najprej morate ustvariti zbirko podatkov, iz katere bo MS Word pridobil podatke v polja za spajanje dokumentov znotraj predloge e-pošte, pošte, računa itd. Excelovo zbirko podatkov morate ustvariti tako, da bodo vsi podatki v zvezi z enim prejemnikom na voljo v eni vrsti.

Različne podatke lahko ločite v eni vrstici pod različnimi naslovi stolpcev. Ti naslovi stolpcev bodo delovali kot protipostavka za polja za spajanje dokumentov v Wordu. Zdaj lahko ustvarite glavo stolpca, kot želite. Pozneje pa morate manjše popravke naslovov stolpcev, da se ujemajo s polji v Wordu.

Spodaj najdete osnovne korake za ustvarjanje zbirke podatkov za spajanje dokumentov v Excelu. Ta vadnica bo ustvarila račun za mala ali domača podjetja, kjer lahko pošiljate množične račune in mesečne račune na tisoče strank po ugodni ceni, ne da bi se zanašali na drage spletne rešitve ali agencije tretjih oseb:

• Ustvarite prazno datoteko Excel in preimenujte ime lista v Računi .
• V ta delovni list morate vnesti vse podatke za spajanje dokumentov.
• Zdaj ustvarite elemente, ki jih želite vključiti v dokument za spajanje dokumentov kot glave stolpcev . Ta bodo v Wordu delovala kot polja za spajanje dokumentov .
• Vnesite ime stranke in vse druge povezane informacije pod ustreznim naslovom stolpca v isti vrstici. Če spremenite vrstice za isto stranko, Word ne bo mogel zapolniti pravilnih informacij v združenem dokumentu.

Baza podatkov Excel za spajanje dokumentov Excel v Word

• Ko se vaša baza strank poveča, lahko začnete dodajati nova imena strank pod glavo stolpca Stranka .
• Prav tako lahko dodate nove podatke za obstoječe ali nove stranke pod posebnimi naslovi stolpcev.
• Vsakič, ko posodobite to zbirko podatkov, bo spajanje dokumentov Word samodejno ustvarilo nov dokument stranke za dodane stranke, izpustilo stranke, če nekatere izbrišete, in tudi posodobilo številke v dokumentu v skladu z informacijami iz baze podatkov Excel.
• Wordovo spajanje dokumentov ne bo uvozilo oblikovanja številk iz Excela. Če želite ohraniti elemente oblikovanja številk, kot so decimalke, simboli valut itd., morate v določena polja za spajanje dokumentov vstaviti kratko kodo. Pozneje v tej vadnici bom omenil kodo in trik za njeno uporabo.

To je to! Uspešno ste ustvarili bazo podatkov Excel za projekt spajanja dokumentov. Odlično opravljeno! Začnimo ustvarjati predlogo za spajanje dokumentov v programu Microsoft Word.

Ustvarite e-pošto ali pošto za svojo stranko

Najprej morate sestaviti e-poštni ali poštni osnutek računa, ki ga želite poslati svojim strankam in strankam. Pismo mora vsebovati nekaj osnovnih podatkov o vas, kot je prikazano spodaj. Ti so statični za vsa e-poštna sporočila in pošto.

Wordova predloga za spajanje dokumentov v Wordu iz Excela

• Tvoje ime
• Ime vašega podjetja
• Naslov vašega podjetja
• Logotip podjetja (če obstaja)
• Vrstica za podpis

Izvedite spajanje dokumentov iz Excela v Word

Zdaj, ko ste ustvarili Wordovo predlogo, ki ji boste dodali polja za spajanje dokumentov, si poglejmo spodnje korake:

• Kliknite zavihek Pošiljanje na traku programa Word in nato izberite Začni spajanje dokumentov .

Ustvarite spajanje e-poštnih sporočil v Wordu

• Na  spustnem seznamu izberite vrsto dokumenta, ki ga želite narediti. Izberimo E-poštna sporočila .
• Zdaj znova kliknite Pošiljanje , vendar tokrat izberite Izberi prejemnike .
• Ker želite izvesti spajanje dokumentov iz Excela v Word, izberite možnost Uporabi obstoječi seznam .

Izbira tabele zbirke podatkov za spajanje dokumentov iz Excela

• Zdaj poiščite zbirko podatkov za spajanje dokumentov, ustvarjeno prej v Excelu, in izberite delovni list Računi v pogovornem oknu Izberi tabelo .
• Zdaj bi morali videti, da se skupina ukazov Write & Insert Fields aktivira v meniju na traku programa Word > Pošiljanje .

Doslej ste Excelovo zbirko podatkov za spajanje dokumentov povezali z Wordom. Nato se bomo naučili, kako izpolniti zahtevana polja v dokumentu predloge za spajanje dokumentov spodaj:

• Kliknite možnost Pozdravna vrstica na zavihku Pošiljanje in ustvarite pozdravno vrstico, ki jo želite dodati. Prikazalo se bo besedilo označbe mesta » GreetingLine« .

Ustvarite pozdravno vrstico v spajanju dokumentov za Word

• Zdaj lahko napišete izjavo o plačilu računa. To bo statična izjava, ki bo poslana vsem prejemnikom.
• Pod pozdravno vrstico lahko dodate druga polja za spajanje dokumentov, kot je uporabniški e-poštni naslov «Customer_Email» ; Številka računa: «Številka_računa» ; Datum računa: «Datum_računa» itd.

Ustvarjanje zgornjega dela e-pošte za spajanje dokumentov za račune

• Nato kliknite možnost Vstavi polje za spajanje , da začnete dodajati dinamične komponente projekta za spajanje dokumentov.
• Ukaz Vstavi spojno polje bo prikazal vse glave stolpcev, ki so na voljo v zbirki podatkov Excel, ki ste jo dodali v dokument za spajanje dokumentov. Vzemite si čas in dodajte želena polja.

Ustvarjanje glavnih podrobnosti računa in zaključne izjave v e-pošti za spajanje dokumentov

• Dodate lahko na primer ta spojna polja: «Services_Line_1» ; «Datumska_vrstica_1» ; «Znesek_Vrstica_1» ; «Storitvena linija_2» ; «Datumska_vrstica_2» ; «Znesek_Vrstica_2» ; «Znesek_skupaj_».

Kako ročno izvesti spajanje dokumentov iz Excela v Word Celotna predloga za spajanje dokumentov

• Zdaj, ko ste dodali vsa dinamična polja, lahko svojo e-pošto zaprete tako, da dodate zaključno opombo in vrstico za podpis. Še enkrat, to bi bila statična komponenta.
• Zdaj lahko kliknete gumb Predogled rezultatov pod zavihkom Pošiljanje, da si ogledate prvi združeni dokument.

Kot lahko vidite v predogledu, znesek računa ne prikazuje valute ali decimalnih mest. Če želite odpraviti to težavo, sledite tukaj opisanim korakom:

• Z desno miškino tipko kliknite polje za spajanje dokumentov »Amount_Line_1« in kliknite Preklopi kode polj .

Spreminjanje preklopnih kod polj v Wordu za spajanje dokumentov

• Zdaj bi morali videti MERGEFIELD in nato polje.
• Vnesite naslednjo kodo, kot je prikazano na zgornji sliki:

#0,00 $

• Zdaj znova izberite polje, kliknite z desno tipko miške in Preklopite kode polj .

Preklopite kode polj, da oblikujete znesek iz Excela

• Nato si oglejte predogled, da potrdite, ali spajanje dokumentov uvaža oblikovanje številk ali ne.
• Zdaj lahko vnesete zgornjo kodo v druga polja za spajanje dokumentov s številkami, kot sta «Znesek_Vrstica_2» in «Znesek_Skupaj_» .

Zdaj lahko označite pomembne podatke v e-poštni predlogi. Wordovo spajanje dokumentov bo imelo oblikovanje v vseh drugih dokumentih, ki jih ustvarite v tem projektu spajanja dokumentov.

Zaključevanje združevanja v Wordu

Ko ste pripravljeni, kliknite Dokončaj in spoji > Uredi posamezne dokumente > Vse v pogovornem oknu Spoji zapise . Kliknite V redu , da ustvarite vse združene dokumente za vsako stranko v zbirki podatkov Excel.

Naučite se ročno spajati dokumente iz Excela v Word

Wordovo spajanje dokumentov bo ustvarilo nov dokument s spojenimi e-poštnimi sporočili. Zato morate datoteko shraniti ločeno ali takoj poslati e-pošto.

Kako spajati dokumente iz Excela v Word: čarovnik za spajanje dokumentov

Drugi način za spajanje dokumentov je uporaba čarovnika za spajanje dokumentov v programu Microsoft Word. Vendar je to zapletena metoda. Izvorno zbirko podatkov v Excelu morate spremeniti glede na razpoložljiva polja za spajanje dokumentov v Wordu. Če želite preizkusiti samodejno spajanje pošte v Wordu, morate storiti naslednje:

• Ustvarite Wordov dokument s predlogo in nato kliknite Pošiljanje > Začni spajanje dokumentov > vrsto dokumenta, ki ga želite ustvariti.

Uporabniški vmesnik za čarovnika za spajanje dokumentov po korakih

• Nato znova kliknite Zaženi spajanje dokumentov in nato izberite Čarovnik za spajanje dokumentov po korakih .

Drugi korak spajanja dokumentov v čarovniku za spajanje dokumentov

• Navodila bodo prikazana v šestih korakih v desnem podoknu za krmarjenje Worda.
• Izvesti morate nalogo, prikazano v prvem koraku, in nato kliknite Naprej: Začetni dokument, da sledite čarovniku.

Kako spajati dokumente iz Excela v Word: pogosta vprašanja

Kako samodejno spojim podatke iz Excela v Word?

Podatke lahko samodejno spojite v Word iz Excela z uporabo Wordove funkcije spajanja dokumentov. Za to morate imeti pri sebi datoteko Excel. Nato ustvarite nov Wordov dokument in začnite pisati svojo e-pošto ali pošto. Na mestih, kjer morate uvoziti vrednosti iz Excela, kliknite polje Vstavi spajanje dokumentov in dodajte zahtevano vrednost.

Preden to storite, morate dodati bazo podatkov Excel, tako da odprete Pošiljanje > Izberi prejemnike > Uporabi obstoječi seznam in izberete datoteko Excel. Ko ročno ustvarite predlogo dokumenta, dokončajte spajanje dokumentov in Word bo samodejno ustvaril vsa druga e-poštna ali poštna sporočila za ustrezne prejemnike.

Kako ustvarim spajanje dokumentov iz Excelovih podatkov?

Spajanje dokumentov lahko ustvarite iz Excelovih podatkov, kot običajno naredite za nov seznam stikov ali stikov iz Outlooka. Če pa želite uporabiti podatke iz Excelovega delovnega lista, sledite tem korakom:

• Shranite Excelovo datoteko in Wordovo predlogo za spajanje dokumentov v lokalno shrambo.
• Odprite datoteko Word in kliknite Mailings.
• Zdaj izberite možnost Izberi prejemnike in kliknite Uporabi obstoječi seznam.
• Zdaj se pomaknite do pogona, kjer obstaja Excelova datoteka, jo izberite in kliknite Odpri.
• To je to! Uspešno ste povezali Excelovo datoteko za spajanje dokumentov.

Katerih je šest korakov spajanja dokumentov?

V skladu s čarovnikom za spajanje dokumentov po korakih je naslednjih šest korakov za spajanje dokumentov v Wordu:

• Izberite vrsto dokumenta, kot so pisma, ovojnice, imeniki itd.
• Izberite začetni dokument, kot je trenutni dokument ali obstoječi dokument
• Izberite prejemnike z obstoječega seznama (Excel), Outlookovih stikov ali novega seznama
• Napišite svoje pismo
• Predoglejte si svoja pisma
• Dokončajte spajanje

Zaključek

Zdaj veste, kako spojiti dokumente iz Excela v Word z uporabo ročne metode ali Wordovega čarovnika za spajanje dokumentov. Preizkusite katero koli metodo, odvisno od vašega dokumenta za spajanje dokumentov, baze podatkov in stopnje personalizacije, ki jo potrebujete.

Ne pozabite komentirati spodaj, če poznate še kakšne preproste metode za spajanje dokumentov v Wordu iz Excela. Morda vas bo zanimalo tudi,  kako natisniti nalepke iz Excela z uporabo spajanja dokumentov MS Word  ter  združiti komentarje in spremembe iz več dokumentov .