Kako razvrstiti v Excelu

Čeprav večina organizacij zbira podatke za pomoč pri sprejemanju odločitev, se ti pogosto znajdejo v Excelu v neurejeni obliki. Kot tako je morda težko razumeti razmerja, vzorce in trende v podatkih.

Na srečo lahko v Excelu počnete različne stvari, kot je dodajanje tabel in zaokroževanje celic , toda kako razvrstite podatke? Če še nikoli niste uporabljali Excela za ta namen, ste na pravem mestu. V tem članku je razloženo, kako razvrstiti podatke v Excelu, bodisi v skupini ali celotni preglednici. 

Kaj morate vedeti o razvrščanju podatkov v Excelu

Uspešno razvrščanje podatkov v Excelu zahteva, da preglednico pripravite na različne načine. Najprej morate odstraniti prazne celice, ker jih bo Excel razvrstil, kar bo vplivalo na vsote in druge oblikovane elemente.

Nato morajo biti podatki v stolpcih iste vrste. Na primer, če stolpec vključuje datume, v obsegu celic ne sme biti nobene druge oblike podatkov, kot so besedilo ali številke, sicer razvrščanje ne bo uspelo.

Prav tako boste morda želeli preveriti in odstraniti dvojnike v Excelu, preden razvrstite celice ali stolpce, da potrdite, da po razvrščanju ne gre nič narobe.

Nazadnje je ključnega pomena, da imate varnostno kopijo podatkov, če gre med postopkom kaj narobe. 

Razvrščanje podatkov po abecedi v Excelu

Če imate preprost stolpec, ki ga morate razvrstiti po abecedi, lahko izberete celice in izberete možnosti razvrščanja. Vendar Excel razvrsti samo izbrane celice, kar lahko pokvari celotno preglednico.

Če zgornja možnost deluje za vas, je to super. Če ne, imate dve možnosti:

• Za preglednice s prelomi med vrsticami ali več glavami v enem stolpcu izberite celice stolpcev, ki jih želite razvrstiti (znotraj izbranega stolpca), vključno z vsemi povezanimi vrsticami, in nato izberite svoje možnosti razvrščanja.
  
• Za velike preglednice brez vrzeli med vrsticami lahko izberete celotno preglednico (koristno, če so vključene glave), določite stolpec za razvrščanje in nato izberete možnosti razvrščanja.
  

Obe zgoraj navedeni Excelovi možnosti razvrščanja premakneta vse podatke vrstice skupaj z razvrščenimi podatki stolpca, da ohranita vse povezave na mestu. Tukaj je opisano, kako narediti oboje.

Kako razvrstiti del podatkov po abecedi v Excelu

1. Če želite razvrstiti stolpec znotraj razdelka, označite vse vrstice in stolpce, ki vključujejo podatke stolpcev, ki jih želite razvrstiti. Ne izberite nobene glave.
2. Izberite zavihek Podatki  v menijski vrstici, da odprete povezani trak pod njim.
3. Izberite Razvrsti  , da odprete pogovorni meni za razvrščanje. Ne uporabljajte »AZ« ali »ZA«, ker uporabljata trenutno nastavljene možnosti iz menija Razvrsti  , kar bi lahko pokvarilo vse.
4. Počistite polje Moji podatki imajo glave, če tega še niste storili.
5. Na spustnem seznamu Stolpec izberite stolpec za razvrščanje  .
6. Na spustnem seznamu Razvrsti po izberite Vrednosti celic  .
7. Kliknite A do Ž ali Ž do A  kot način razvrščanja na spustnem seznamu »Vrstni red«. Celice s črkami in številkami bodo razvrščene po vrstnem redu od leve proti desni.
8. Kliknite V redu  , da shranite nastavitve razvrščanja.
9. Excel bo zdaj prikazal rezultate razvrščene po abecedi. Podatkovna vrstica vsakega stolpca se prav tako premika z razvrščenimi celicami.

Kako razvrstiti stolpec podatkov po abecedi v Excelu

Za razliko od razvrščanja odseka podatkov je za razvrščanje stolpca potrebna izbira celotne preglednice. Če izberete stolpec, se premaknejo samo ti podatki, ki premešajo celotno preglednico. Če imate v stolpcu več kot eno glavo, morate uporabiti zgornji postopek, ki razvršča razdelke. Ko je izbran celoten list, lahko po spodnjih korakih izberete stolpec za razvrščanje in vse druge možnosti razvrščanja.

1. Odprite preglednico in kliknite gumb Izberi vse  v zgornjem levem kotu lista tik pod poljem z imenom.
   
2. Kliknite zavihek Podatki  v menijski vrstici, da odprete povezani trak z možnostmi pod njim.
3. Izberite Razvrsti  , da odprete pogovorni meni za razvrščanje. Ne kliknite »AZ« ali »ZA« na traku, saj se odzovejo na podlagi trenutnih nastavitev v meniju Razvrsti  . To bi lahko vse pokvarilo.
   
4. Označite polje Moji podatki imajo glave  v pogovornem oknu Razvrsti, ker so bile izbrane vse glave. Upoštevajte, da imate lahko samo eno glavo na stolpec. V nasprotnem primeru boste morali razvrstiti glede na razdelke z zgornjim postopkom.
5. Na spustnem seznamu Stolpec izberite stolpec za razvrščanje  . Namesto črk stolpcev mora prikazati imena glav.
6. Na spustnem seznamu Razvrsti po izberite Vrednosti celic  .
   
7.  Na spustnem seznamu Vrstni red izberite možnost razvrščanja od A do Ž ali Ž do A. Celice s številkami in črkami bodo razvrščene z vrstnim redom od leve proti desni, tako da bosta »IN0119« in »IN0118« razvrščeni kot »IN0018«, ki ji sledi »IN0019«, če uporabljate možnost »A do Ž«.
8. Ko končate, kliknite V redu . Preglednica bo prikazana razvrščena po abecedi glede na izbrani stolpec. Če ste se zmotili ali vam rezultati niso bili všeč, uporabite možnost Razveljavi  .

Kaj morate vedeti o številčnem ali kronološkem razvrščanju podatkov v Excelu

Številčno ali kronološko razvrščanje podatkov se ne razlikuje veliko od abecednega, vendar imate različne možnosti razvrščanja. Excel identificira podatke v celicah in predstavi vaše možnosti razvrščanja na podlagi teh meril. Kot pri vseh možnostih razvrščanja izbrišite prazne celice in vrstice v Excelovem dokumentu , sicer bo to vplivalo na razvrščene rezultate.

Datumi bi vam dali verze »Od starejšega do najnovejšega« in »Od najnovejšega do najstarejšega«, »A do Ž« in »Z do A«. Številke bi vam dale "od najmanjšega do največjega" in od "največjega" do najmanjšega."

Glede na to, ali morate razdelek razvrstiti številčno/kronološko ali celoten stolpec, si oglejte spodnje postopke.

Kako razvrstiti del podatkov številčno/kronološko v Excelu

Razvrščanje odseka podatkov kronološko (tj. datumi) ali številčno (tj. številke) je podobno razvrščanju po abecedi, le da so možnosti razvrščanja drugačne.

1. Če želite razdelek stolpca razvrstiti številčno/kronološko znotraj razdelka podatkov, izberite vrstice, ki vključujejo podatke stolpca, ki jih želite razvrstiti, vendar ne izberite nobenih glav.
   
2. Kliknite zavihek Podatki  v menijski vrstici. To dejanje odpre ustrezen trak možnosti pod njim.
3. Izberite Razvrsti  , da odprete pogovorni meni za razvrščanje. Ne kliknite »AZ« ali »ZA« na traku, saj se odzovejo na podlagi trenutnih nastavitev v meniju Razvrsti  . To bi lahko vse pokvarilo.
   
4. Počistite polje Moji podatki imajo glave,  če tega še niste storili, ker v prejšnjih korakih niste izbrali nobene glave. To je čistejši način razvrščanja.
5. Izberite stolpec za razvrščanje, ki ga najdete na spustnem seznamu Stolpec  .
   
6. Na spustnem seznamu Razvrsti po izberite Vrednosti celic  .
7. Kot možnost razvrščanja na spustnem seznamu Vrstni red izberite Od starejšega do najnovejšega ali Od novejšega do najstarejšega  .
   
8. Kliknite V redu  , da shranite nastavitve razvrščanja. Videli boste stolpec razdelka razvrščen kronološko ali številčno. Vse vrstice se morajo prikazati z ustreznimi celicami stolpcev.

Kako razvrstiti več stolpcev v Excelu

Včasih boste morda potrebovali več meril za razvrščanje, da bodo podatki bolj razumljivi. Vendar pa lahko razvrščanje več stolpcev nepravilno prerazporedi podatke, odvisno od postavitve vaše preglednice.

Večkratno razvrščanje mora temeljiti na primarnem razvrščanju, ki mu sledi natančen vrstni red razvrščanja, na primer »Datum nakupa«, ki mu sledi »Kategorija izdelka«, ki mu sledi »Oddelek oddelka«.

Zgornji primer pomeni, da bo Excel najprej razvrstil glede na datume nakupa in nato po kategorijah izdelkov znotraj vsakega povezanega datuma nakupa. Na tej točki boste videli vse kategorije izdelkov kupljenih artiklov, kronološko navedene pod vsakim datumom.

Bistvo je, da Excel razvršča na podlagi vrstnega reda, ki ga določite, tako da najprej razvrsti stolpec »Datum nakupa« in nato stolpec »Kategorije izdelkov« znotraj vsakega datuma.

V vsakem primeru je najbolje kopirati preglednico, delati na dvojniku zaradi primerjave in zaščititi izvirne podatke pred poškodbami.

1. Odprite ustrezno preglednico in izberite katero koli celico, nato se pomaknite do menijske vrstice na vrhu in kliknite zavihek Podatki  .
   
2. Izberite Razvrsti  v menijski vrstici na vrhu, da odprete pogovorno okno za razvrščanje.
3. Pojdite na razdelek Stolpec  v pogovornem oknu in kliknite  spustni meni Razvrsti po . Izberite primarni stolpec za razvrščanje.
4. Izberite spustni meni Razvrsti po  in izberite Vrednosti celic.
   
5. Kliknite spustni meni Vrstni red  in izberite merila razvrščanja, ki jih želite uporabiti.
6. Premaknite se v zgornji levi kot in izberite Dodaj raven.  To doda nov razdelek za razvrščanje.
   
7. V razdelku Stolpec kliknite spustni meni Nato po  in izberite naslednji stolpec, ki ga želite razvrstiti. To bo sekundarna funkcija razvrščanja, ki razvršča znotraj prve.
8. Kliknite spustna menija Razvrsti po in Vrstni red  ter izberite želena merila.

Ne pozabite, da stolpec, ki ga najprej izberete, postane primarni ključ za razvrščanje. Drugo razvrščanje filtrira znotraj prvega, tretje pa filtrira znotraj drugega. Če razvrščanje drugega ali tretjega stolpca posega v merila, ki ste jih nastavili v prvem stolpcu, bo ostal nerazvrščen.

Kako razvrstiti podatke po vrstnem redu po meri v Excelu

Morda boste želeli svoje podatke razvrstiti z možnostjo, ki ni privzeto navedena v Excelu, kot je razvrščanje po Majhno , Srednje , Veliko in X-Veliko . Abecedno razvrščanje jih postavi v nepravilen vrstni red, številčno/kronološko razvrščanje pa ni uporabno. V tem primeru lahko ustvarite vrstni red razvrščanja po meri.

1. Odprite preglednico s podatki, ki jih želite razvrstiti.
2. Pomaknite se do orodne vrstice na vrhu in izberite Podatki.
   
3.  V menijski vrstici izberite možnost Razvrsti .
4. Pojdite v razdelek »Stolpec«, kliknite spustni meni Razvrsti po  in izberite primarni stolpec za razvrščanje.
   
5. V spustnem meniju Razvrsti  po izberite Vrednosti celice  za razvrščanje glede na vsebino.
   
6. Kliknite spustni meni Vrstni red in nato  kot merilo razvrščanja  izberite A do Ž ali Ž do A.
7. Če želite dodati sekundarno razvrščanje, kliknite gumb Dodaj raven  .
8. Sledite prejšnjim korakom razvrščanja: nastavite možnosti Razvrsti po , Razvrsti po in Vrstni red  , nato pritisnite OK.
   

Kako razvrstiti vrstico v Excelu

Excelova primarna struktura organizira podatke v stolpce. Vendar imajo lahko vaši podatki včasih vodoravno postavitev, kjer vsaka vrstica vsebuje drugačen atribut nabora podatkov. V tem primeru je logičen način organiziranja podatkov razvrščanje vrstic.

Evo, kako se to naredi:

1. Ko so podatki, ki jih želite razvrstiti, odprti v Excelovi preglednici, pritisnite kazalec na prvo celico vrstice, ki jo želite razvrstiti, in jo povlecite, da izberete vse celice s podatki. 
   
2. Pojdite na navigacijsko vrstico na vrhu in tapnite možnost Podatki  . 
   
3. Tapnite možnost Razvrsti  , da odprete pogovorno okno z možnostmi razvrščanja. 
4. V zgornjem desnem kotu pogovornega okna  izberite Možnosti .
5. V pojavnem oknu Možnosti razvrščanja izberite Razvrsti od leve proti desni  in pritisnite V redu .
   
6. Premaknite se v razdelek Razvrsti po  in pritisnite spustni meni. 
7. Izberite vrstico 1 ali vrstico 2 ali katero koli vrstico, ki jo želite razvrstiti, in tapnite gumb V redu  . To bo samodejno razvrstilo podatke.
   

Razvrstite svojo preglednico

Nerazvrščeni podatki nikoli nimajo smisla. Še huje, ročno organiziranje lahko traja nekaj časa in povzroči človeške napake. Z Excelom lahko razvrstite podatke v kateri koli obliki in ustvarite merila po meri. 

Nato se boste morda želeli naučiti tudi, kako uporabljati VLOOKUP v Excelu za iskanje podatkov, ki jih potrebujete.