Kako primerjati besedilo v Excelu: 8 najboljših in enostavnih metod

Če imate opravka z ogromno zbirko podatkov v Excelovi preglednici in morate v zbirki podatkov očistiti podvojene vnose, lahko uporabite naslednje tehnike za primerjavo besedila v Excelu.

Excelova preglednica ni samo za vzdrževanje finančnih računov, imenikov ali besedilnih baz podatkov. Pomaga vam lahko tudi pri analizi podatkov za brisanje podvojenih vnosov. Poleg tega lahko uporabite nekaj preprostih formul in logičnih funkcij Excelovega delovnega lista za primerjavo celic in obsegov celic, da ugotovite specifične vrednosti, ki jih iščete.

Čeprav lahko vizualno pobrskate po celotnem delovnem listu za podvojene ali ciljne vrednosti, to morda ni idealna metoda, če Excelov delovni list vsebuje na tisoče vnosov. Poleg tega vam različne funkcije pogojnega oblikovanja omogočajo samodejno označevanje celic, ko zazna vrednost, ki jo iščete.

Preberite, če želite izvedeti, kako primerjati besedilo v Excelu. Izvedeli boste tudi, kako Excel primerja besedilo v dveh stolpcih s pogojnim oblikovanjem. Poglobimo se!

Zakaj se morate naučiti primerjati besedilo v Excelu?

Razlogov za primerjavo besedila v Excelovi funkciji je lahko nešteto. Vendar pa so naslednje najpogostejše težave, s katerimi se lahko srečate v osebnem in poklicnem življenju:

• Vodite podjetje in ustvarili ste ločene baze podatkov Excel za stranke iz vseh 50 zveznih držav ZDA. Zdaj je nekdo pomešal imena strank. Tukaj lahko namesto ročnega brskanja po delovnem listu uporabite primerjavo besedila v Excelu, da poiščete imena strank, ki so se pomešala med 50 državami.
• Vaše podjetje ima dve ločeni zbirki podatkov za naslove na črnem in dovoljenem seznamu za dostavo blaga iz vaše e-trgovine. Uslužbenec je pomešal naslove. V tej grozni situaciji lahko uporabite Excelovo funkcijo primerjave nizov.
• Ustvarili ste nakupovalni seznam živil za cel mesec in seznam pomešali z nekaterimi živili, ki ste jih dobili prejšnji mesec. Tukaj lahko uporabite primerjavo besedila v Excelu.
• Če ste srednješolski učitelj in morate samodejno oceniti odgovore učencev glede na vprašanja, lahko uporabite Excelov niz za primerjavo stolpcev in vrstic.
• Za namene poslovne promocije podarjate kode za popust na tisoče strank. Zdaj želite ponovno ciljati na stranke, ki so uporabile kode za popust za predstavitev vrhunskih izdelkov in naročnin. Uporabite lahko Excelovo funkcijo primerjave besedila v dveh stolpcih, da povežete imena strank, ki so uporabile promocijske kode, iz glavne baze podatkov strank, ki ste jim poslali promocijska e-poštna sporočila.

Obstaja na tisoče drugih razlogov za primerjavo vrednosti in besedil v Excelu. Ne glede na razlog, vam bo naslednjih osem metod za Excelovo primerjavo besedila v dveh stolpcih koristnih:

1. Primerjajte besedilo v Excelu z uporabo operatorja Equals

Na primer, samo primerjati morate dva stolpca podatkov, da zagotovite, da imate vse zaloge, ki jih potrebujete. Tukaj lahko primerjate zahtevane zaloge z dobavljenimi z uporabo primerjalnega operatorja Equals, ki ne razlikuje med velikimi in malimi črkami.

Tako lahko kopirate referenčne podatke iz ene aplikacije in jih prilepite pod stolpec za referenco ali zahtevane zaloge. Nato lahko ciljne podatke uvozite iz druge aplikacije in podatke prilepite pod cilj ali stolpec Prejeto blago.

Ni vam treba razmišljati o ujemanju velikih in malih črk in vrednosti besedil celic, čeprav uvažate podatke iz različnih aplikacij. Tako deluje primerjava, ki ne razlikuje med velikimi in malimi črkami:

• Kopirajte in prilepite naslednjo formulo v celico, kjer želite rezultat primerjave:

=A2=B2

• Pritisnite Enter in Excel bo glede na referenčne in ciljne podatke prikazal True ali False.

Raziščite primerjavo besedila v Excelu z uporabo operatorja Equals

• Če je formula videti dobra, jo kopirajte in prilepite po celotnem stolpcu, da dobite takojšnjo predstavo o prejetem in naročenem blagu.

2. Uporabite funkcijo EXACT za primerjavo besedila v Excelu

Recimo, da delate na projektu, pri katerem je pri ujemanju vrednosti med stolpci v Excelovem delovnem listu pomembna razlika med velikimi in malimi črkami. V tem primeru ne morete uporabiti operatorja Equals za primerjavo besedila v Excelu.

V tem občutljivem scenariju lahko uporabite TOČNO formulo, kot je prikazano spodaj:

• Ustvarite ustrezno glavo stolpca in vnesite referenčne podatke v vrstice pod stolpcem.
• Podobno ustvarite stolpec s podatki za ovrednotenje poleg prvega stolpca in vnesite podatke v spodnje vrstice.

Naučite se uporabljati funkcijo EXACT za primerjavo besedila v Excelu

• Ko končate, postavite znak enačaja (=) v celico, kjer želite rezultat primerjave, TRUE ali Fales, in vnesite naslednjo formulo:

=EXACT(B2,C2) (za isti delovni list)

=TOČNO(List8!B2,List9!C2) (za različne delovne liste)

• Izberete lahko tudi referenčne ali ciljne podatke z drugega delovnega lista istega Excelovega delovnega zvezka.
• Pritisnite Enter in dobite hitro primerjavo na podlagi velikih in malih črk danih besedil.

3. Primerjajte besedilo v Excelu s formulo IF

Recimo, da želite za primerjavo besedila uporabiti formulo EXACT ali operator Equals, vendar ne želite videti TRUE ali FALSE kot rezultat primerjave. Pravzaprav želite prikazati besedila, kot sta Ujemanje in Neujemanje. V tem primeru lahko katero koli od zgornjih formul ugnezdite znotraj funkcije IF, kot je opisano spodaj:

• Vnesite znak enačaja (=) in začnite formulo z IF .
• Nato vnesite katero koli od zgornjih formul kot logični izziv funkcije IF.
• Po logičnem izzivu vnesite besedilo, ki bo prikazano, na primer Ujema se v narekovajih.

Kako primerjati besedilo v Excelu s formulo IF

• Vstavite vejico in nato drugo besedilo, za katerega želite, da ga Excel prikaže, če logični izziv ne uspe. V tem primeru je Not Matched obdan z narekovaji.
• Tako končna formula postane, kot je prikazano spodaj:

=IF(EXACT(B2,C2),»ujema se«,»ne ujema se«)

4. Uporabite VLOOKUP za primerjavo besedila v Excelu

Poiskati morate na primer imena kandidatov iz skupine A v ožji izbor. Tukaj morate imena v skupini A ujemati z imeni v stolpcu vseh kandidatov v ožjem izboru.

Tukaj lahko enostavno uporabite funkcijo VLOOKUP, da Excelu omogočite primerjavo besedila v dveh stolpcih. Evo, kako se to naredi:

• V prvem stolpcu delovnega lista naj bodo imena iz skupine A .
• V naslednji stolpec lahko kopirate in prilepite imena kandidatov v ožjem izboru.

Primerjajte besedilo v Excelu s funkcijo VLOOKUP

• V skrajnem stolpcu najdete rezultate primerjave, ki prikazujejo imena kandidatov, ki so se uvrstili v prvi krog.
• Zdaj preprosto kopirajte in prilepite naslednjo formulo, kamor želite primerjalni seznam imen skupine A iz imen v ožjem izboru .

=VLOOKUP(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE)

• Če želite zamenjati napake #N/A z besedilom Neuspešno, uporabite to formulo, navedeno spodaj:

=IFNA(VLOOKUP(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE),»neuspešno«)

5. Primerjajte besedilo, da hitro najdete odsotne udeležence

Recimo, da ste koordinator dogodka za tehnično konferenco. Udeležence morate primerjati s seznamom prijavljenih oseb, da pošljete potrdila samo posameznikom, ki so se udeležili seminarja. Tukaj je opisano, kako lahko to storite s formulo VLOOKUP in IFNA, kjer primerjate besedilo med dvema stolpcema:

• Ustvarite glavo stolpca za Registered in vnesite imena v spodnje vrstice.
• Desno od tega stolpca ustvarite še en stolpec za posameznike, ki so se dejansko udeležili seminarja.

Kako primerjati besedilo za hitro iskanje odsotnih udeležencev

• V tretji stolpec vnesite naslednjo formulo:

=IFNA(VLOOKUP(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE),»Odsoten«)

• Kopirajte in prilepite formulo navzdol, da dobite prisoten ali odsoten status registriranih posameznikov.

Excel bo ujemal registrirana imena iz referenčnega stolpca in prikazal rezultate v tretjem stolpcu, kjer želite imena. Poleg tega bo formula IFNA zagotovila, če se pojavi napaka #N/A, Excel zamenja kodo napake z besedilom Odsoten.

6. Primerjajte besedilo v Excelu za delne vrednosti

Recimo, da morate primerjati besedila med stolpcema A in B, vendar ne iščete absolutnega ujemanja. V tem primeru morate uporabiti formulo FIND, kot je opisano spodaj:

• Referenčne besedilne podatke vnesite v stolpec A in ciljne podatke v stolpec B.

Kako uporabiti FIND za primerjavo besedila v Excelu

• V stolpec C vnesite naslednjo formulo, da poiščete in prikažete vrednost za primerjavo delnega besedila v Excelu:

=NAJDI(C2,A2)

Uporabite FIND in ISNUMBER skupaj

• Funkcija FIND vrne napako, če ne najde delnega ujemanja. Funkcijo FIND sem ugnezdil znotraj funkcije ISNUMBER . Zdaj bo formula prikazala TRUE , če je ujemanje delno, in FALSE, če se ujemanje sploh ne ujema.

=ISŠTEVILO(NAJDI(C2,A2))

7. Primerjajte besedila ali nize s pogojnim oblikovanjem

Recimo, da ste v pisarni, kjer ste odgovorni za pregled vseh nakupov. Dobite različne zahteve glede nakupa iz različnih oddelkov podjetja. Vaša dolžnost je zagotoviti, da vaša organizacija ne oddaja naročilnic za podvojene artikle.

V tem scenariju lahko Excelovo pogojno oblikovanje primerja dva ali več stolpcev podatkov in označi celice, ki vsebujejo podvojene vrednosti. Sledite tem korakom, da vadite ta trik s primerjavo besedila v Excelu:

• Sestavite bazo besedil, ki jih želite primerjati.
• Izberite celoten obseg in kliknite Pogojno oblikovanje v meniju Domov na Excelovem traku.

V možnosti Pravila za označevanje celic izberite Podvojene vrednosti

• Na spustnem seznamu premaknite miškin kazalec nad možnost Označi pravila celice .

Kako primerjati besedila ali nize s pogojnim oblikovanjem

• Prikaže se več pravil za celice. Izberite Podvojene vrednosti .
• V pojavnem oknu Podvojene vrednosti lahko izberete obliko označevanja tako, da kliknete spustni seznam Vrednosti z .

8. Primerjajte Excelove stolpce, če je besedilo 1 znotraj besedila 2

Če želite poiskati niz besedil znotraj skupine besedil, lahko uporabite funkcijo SEARCH, kot je prikazano tukaj:

• Ustvarite stolpec besedil za referenco in še en stolpec za preizkusna besedila.
• Zdaj vnesite naslednjo formulo v tretji stolpec:

=ISKANJE(C2,A2)

• Pritisnite Enter . Zdaj kopirajte in prilepite formulo v celice tretjega stolpca.

Kako primerjati Excelove stolpce, če je besedilo 1 znotraj besedila 2

• Pritisnite Enter za več rezultatov.

Excel bo prikazal številko znaka, od koder najde ujemanje s preskusnim besedilom v referenčnem stolpcu.

Zaključek

Obstaja veliko drugih formul in ugnezdenih formul za ujemanje besedil med dvema ali več celicami ali stolpci v Excelu. Toda najpreprostejše in najpogosteje uporabljene metode so tiste, ki so omenjene zgoraj v tem članku.

Če poznate kakšen drug intuitiven način za primerjavo besedila v Excelu, ne pozabite omeniti metode v spodnjem polju za komentarje. Medtem se lahko naučite  uporabljati Excelovo formulo ČE-POTEM .