Kako narediti abecedo v Excelu

Iskanje podatkov v preglednici je lahko nočna mora, če ni učinkovito organizirana. Na srečo preglednice Microsoft Excel uporabnikom omogočajo organiziranje in abecedo v naraščajočem ali padajočem vrstnem redu. Določite lahko tudi abecedno razporeditev v vrsticah ali stolpcih.

Čeprav abecedno razvrščanje morda ne bo delovalo z nekaterimi podatki, lahko dela čudeže, če poenostavi informacije, ki vsebujejo imena, naslove in kategorije.

Spodnji članek bo razpravljal o različnih načinih in metodah abecednega razvrščanja podatkov v Excelu.

Razvrščanje stolpca po abecedi v programu Microsoft Excel

Za razvrščanje podatkov v naraščajočem ali padajočem vrstnem redu lahko uporabite možnost hitrega razvrščanja v Excelu. Ta metoda omogoča, da vaša tabela ostane celovita in popolna s premikanjem podatkov v ustrezne stolpce. Poiščite nastavitev hitrega razvrščanja, ki je opisana spodaj:

1. Odprite preglednico Microsoft Excel.
   
2. Izberite stolpec, ki vsebuje podatke, ki jih želite razvrstiti po abecedi, in izberite glavo tega določenega stolpca.
   
3. Pojdite na trak na vrhu zaslona in izberite zavihek za »Podatki«.
   
4. Izberite »Razvrsti in filtriraj«.
   
5. Če želite podatke razvrstiti v naraščajočem vrstnem redu, izberite možnost »ZA« (Z do A). Če želite podatke razvrstiti v padajočem vrstnem redu, izberite možnost »AZ« (A do Ž).
   

Po zgornjem bodo vsi podatki v vaši preglednici razvrščeni po abecedi glede na možnost, ki ste jo izbrali (naraščajoče ali padajoče).

Abecedno urejanje vrstice v Microsoft Excelu

Možnost hitrega razvrščanja omogoča razvrščanje podatkov v stolpce, vendar se ne ustavi pri tem. Podatke lahko tudi razvrstite in jih razporedite po abecedi. Ta možnost je precej podobna korakom za abecedno razvrščanje v stolpcih, z razliko v dodatnem koraku:

1. Zaženite svojo preglednico v programu Microsoft Excel.
2. Izberite tabelo s podatki, ki jih želite razvrstiti po abecedi, in kliknite celotno tabelo, razen glave tabele.
   
3. Na traku preglednice izberite zavihek »Podatki«.
   
4. Pojdite na »Razvrsti in filtriraj« in izberite »Razvrsti«.
   
5. Ko ste v oknu »Razvrsti«, pojdite na vrh zaslona in izberite »Možnosti«.
   
6. Kliknite »Razvrsti od leve proti desni« in nato potrdite dejanje.
   
7. Izberite »Vrstni red« za drugo spustno tabelo in nato kliknite »A do Ž« ali »Z do A«, da dokončate abecedno razvrščanje vaše vrstice.
   

Razvrščanje vaših podatkov v Excelu po abecedi prek gumba Filter

Ta članek opisuje možnost hitrega razvrščanja vaših podatkov po abecedi. Vendar pa lahko uporabite drugo metodo prek gumba »Filter«. Pristop filtra ponuja več udobja, saj združuje vse možnosti in preprosto čaka na vašo potrditev. Je veliko hitrejši in zahteva manj korakov:

1. Odprite preglednico do nabora podatkov, ki jih želite razvrstiti po abecedi.
2. Izberite naslove stolpcev nabora podatkov za filtriranje.
   
3. Pojdite na vrh zaslona in izberite zavihek »Podatki« in možnost »Filter«.
   
4. Videli boste majhno spustno puščico (v spodnjem desnem kotu) v vsaki izbrani glavi stolpca.
   
5. Izberite te puščice za drug spustni meni.
   
6. Izberite možnost, po kateri želite razvrstiti svoje podatke po abecedi.

Uporaba funkcije »SORT« za razvrščanje podatkov po abecedi

Obstaja dodaten način za razvrščanje vaših podatkov po abecedi: z uporabo funkcije »SORT«. Ta metoda se lahko na začetku zdi nekoliko zastrašujoča, vendar je dokaj enostavna, ko se naučite korakov. Vendar je pomembno razumeti, kaj vsaka komponenta pomeni in kaj pomeni, preden se lotite korakov.

Funkcija "SORT" je sestavljena iz:

• Niz – to velja za obseg, ki ga želite razvrstiti.
• sort_index1 – To se nanaša na določeno vrstico ali stolpec, ki ga želite organizirati.
• sort_order1 – To velja za želeni vrstni red, po katerem želite razvrstiti podatke (npr. naraščajoče ali padajoče).
• sort_index2 – To velja za stolpec, ki ga želite organizirati z dodajanjem več ravni.
• sort_order2 – To velja za organizacijo razvrščanja za 2. raven.

Pri uporabi funkcije SORT je pomembno upoštevati, da so vse zgornje komponente neobvezne, razen matrike. Če ne določite določenega vrstnega reda, lahko dodate toliko ravni, kot želite, z največ 128. Excel bo privzeto razvrstil v naraščajočem vrstnem redu.

pogosta vprašanja

Ali obstaja bližnjica za razvrščanje podatkov po abecedi v Microsoft Excelu?

ja Če želite svoje podatke razvrstiti po abecedi, uporabite bližnjico »Alt + Shift + S« za dostop do okna »Pogovorno okno za razvrščanje«. Izberite stolpec, ki ga želite organizirati, in vrstni red, v katerem želite urediti podatke. Ko je ta korak končan, lahko potrdite s klikom na »V redu«.

Radi uporabljamo Excel

Iskanje ustreznih podatkov v preglednicah je lahko frustrirajuće in dolgotrajno. Na srečo ima Microsoft Excel poenostavljene možnosti razvrščanja za svoje uporabnike. Od osnovnega filtriranja do naprednejših metod lahko izberete raven razvrščanja, ki ustreza vašim željam. In če ste še posebej pustolovski ali želite biti mojster Excela, lahko preizkusite metodo »SORT«. Samo najprej shranite kopijo, za vsak slučaj!

Kateri je vaš najljubši način razvrščanja in filtriranja preglednic? Ali uporabljate preizkušeno in resnično metodo traku ali uporabljate naprednejše tehnike? Povejte nam o tem v spodnjem oddelku za komentarje.