Kako dodati spustni seznam v Excelu

Excel je uporaben pri organiziranju in analizi zbranih podatkov na enem mestu. Ker pa vaši zbrani podatki postajajo vse bolj zapleteni, lahko točnost vaših podatkov trpi. Uvedba spustnih seznamov v Excelovo preglednico vam lahko pomaga poenostaviti in racionalizirati vnos podatkov, zmanjšati napake in ohraniti doslednost v celotni preglednici.

Ta članek vam bo pokazal, kako ustvarite spustni seznam v Excelu v postopku po korakih, da boste lažje vnašali podatke.

Ustvarjanje spustnega seznama

Obstajata dva glavna načina za ustvarjanje spustnega seznama v Excelu: preverjanje podatkov in uporaba Excelovih tabel. Ta članek vas bo popeljal skozi obe metodi, da boste razumeli, kako ustvariti spustni seznam.

Uporaba preverjanja podatkov

Preverjanje veljavnosti podatkov je funkcija v Excelu, ki vam omogoča, da nastavite omejitev, kateri podatki se lahko vnesejo v celico. Preverjanje podatkov lahko uporabite za ustvarjanje spustnega seznama tako, da sledite tem korakom:

1. Kliknite celico, kamor želite dodati spustni seznam.
   
2. Poiščite in izberite zavihek »Podatki« na Excelovem traku.
   
3. V skupini »Podatkovna orodja« kliknite »Preverjanje podatkov«, kjer se prikaže pogovorno okno.
   
4. V tem pogovornem oknu se pomaknite na zavihek »Nastavitve«.
   
5. Kliknite spustni meni »Dovoli« in izberite »Seznam«. To pove Excelu, da želite narediti seznam možnosti.
   
6. V polje »Vir« lahko neposredno vnesete seznam možnosti ali označite celice, ki vsebujejo vaše možnosti.
   
7. Ko vnesete svoje možnosti, pritisnite »V redu«, da uporabite potrditev.
   

Ko uporabite preverjanje podatkov in kliknete izbrano celico, se prikaže majhna spustna puščica. S klikom na puščico lahko izberete eno od možnosti s seznama.

Z uporabo metode preverjanja podatkov lahko ustvarite preprost spustni seznam v Excelu. Po drugi strani pa je uporaba Excelovih tabel boljša možnost, če uporabljate bolj zapleten ali večji nabor podatkov.

Prilagajanje spustnih seznamov

Ko je spustni seznam ustvarjen, ga lahko uredite, kot želite. Na primer, če vaš seznam vsebuje izdelke za podjetje, lahko uvedete nove izdelke prek izvornega seznama ali pa jih odstranite tako, da jih izbrišete z izvornega seznama. Poleg tega lahko urejate elemente, ki so že na seznamu, ali določite omejitve vnosa podatkov, da omejite, katere dodatne informacije je mogoče dodati.

Dodajanje/odstranjevanje elementov na spustnem seznamu

Če želite dodati ali odstraniti možnosti s spustnega seznama, sledite tem korakom:

1. Odprite delovni list s spustnim seznamom.
2. Kliknite na celico s spustnim seznamom.
   
3. Pojdite na zavihek »Podatki«.
   
4. Kliknite »Preverjanje podatkov«.
   
5. Na seznamu »Vir« v polju Preverjanje podatkov dodajte nove elemente, ločene z vejicami, ali odstranite elemente, ki jih želite izbrisati.
   
6. Kliknite »V redu«, da shranite spremembe.
   

Spustni seznam bo zdaj vključeval nove elemente ali če ste elemente izbrisali, ne bodo več prikazani na spustnem seznamu vašega delovnega lista.

Urejanje elementov na spustnem seznamu

Če želite urediti kateri koli element na spustnem seznamu, sledite tem korakom:

1. Odprite delovni list, ki vsebuje spustni seznam.
2. Izberite celico s spustnim seznamom.
   
3. Pojdite na zavihek »Podatki«.
   
4. Pomaknite se do »Preverjanje podatkov«.
   
5. Na seznamu »Vir« v polju Preverjanje podatkov po potrebi uredite elemente.
   
6. Kliknite »V redu«, da shranite spremembe. Urejeni elementi bodo zdaj prikazani na spustnem seznamu.
   

Določanje omejitev vnosa podatkov

Da bodo podatki pravilno vneseni v obliki, ki jo želite uporabiti, lahko nastavite posebne omejitve glede vrste informacij, ki jih uporabniki lahko vnesejo.

To lahko vključuje obliko ali dolžino celice, na primer, če vaš seznam vsebuje vrsto razpoložljivih izdelkov, morajo vnesti veljaven izdelek. Če ne vnesejo veljavnega izdelka, bodo prejeli sporočilo o napaki.

Če določite svoje omejitve vnosa podatkov, lahko spremenite besedilo sporočila o napaki, da svojim uporabnikom sporočite, naj vnesejo pravilne informacije v pravi obliki. To bo pripomoglo k uporabniški izkušnji in zagotovilo natančnejše rezultate.

Spodaj je seznam, kako določiti omejitve vnosa podatkov:

1. Izberite celico, za katero želite uporabiti preverjanje podatkov.
   
2. Pomaknite se do zavihka »Podatki«.
   
3. Kliknite »Preverjanje podatkov«.
   
4. V zavihku »Nastavitve« v polju za preverjanje podatkov vnesite želena merila za preverjanje veljavnosti.
   
5. Prilagodite svoja merila svojim potrebam. Če morate na primer omejiti vnos na datume med določenim obsegom, izberite »Datum« kot merilo za preverjanje veljavnosti in izberite želeni začetni in končni datum.
   
6. Po potrebi vključite vhodno sporočilo in opozorilo o napaki.
   
7. Kliknite »V redu«, da shranite in uporabite svoje nove nastavitve.
   

S temi možnostmi lahko prilagodite svoj spustni seznam, da bo ustrezal posebnim potrebam vašega projekta.

Koristni nasveti pri uporabi spustnih seznamov

Zdaj, ko veste, kako narediti svoj spustni seznam v Excelu, se morate naučiti, kako ga učinkovito uporabljati, da kar najbolje izkoristite svoje podatke. Tukaj je nekaj nasvetov za uporabo spustnih seznamov:

Posodabljajte sezname

Redno posodabljajte svoj delovni list z najnovejšimi informacijami, ki so na voljo, da ohranite točne rezultate in celovitost podatkov.

Zaščitite svoj delovni list

Dodajte geslo celotnemu delovnemu listu, da preprečite nepooblaščeno spreminjanje spustnih podatkov. Posamezne celice lahko tudi zaklenete, tako da nihče ne more posegati v informacije na vašem seznamu.

Poleg tega z desnim klikom na zavihek, v katerem je vaš seznam za preverjanje veljavnosti podatkov, in nato s pritiskom na »skrij«, se zavihek skrije, tako da ga drugi uporabniki težje najdejo in posegajo vanj.

Usposobite svoje uporabnike delovnih listov

Dajte svojim uporabnikom potek pravilne uporabe vašega delovnega lista, da bodo lahko izkoristili vse informacije, ki so jim na voljo.

Obvladovanje vaših spustnih seznamov

Vključitev spustnega seznama v vaše preglednice ne le izboljša uporabniško izkušnjo vnosa podatkov, ampak tudi zagotovi, da so vneseni podatki pravilni in v veljavni obliki, da jih lahko ustrezno analizirate. Zaradi preprostega urejanja spustnih seznamov lahko posodobite ali odstranite možnosti, kot je primerno, hkrati pa ohranite visoko raven nadzora prek zaščite lista in zaklepanja celic, da zagotovite, da nepooblaščeni uporabniki ne morejo posegati v izvorni seznam.

Z uporabo korakov v tem članku za ustvarjanje lastnih spustnih seznamov v Excelu lahko naredite svoje zasebne ali poklicne projekte bolj zmožne reševati vaše podatkovne izzive.

Ali ste uporabili katerega od nasvetov v tem članku za pomoč pri sestavljanju spustnih seznamov? Če da, kako so vam pomagali? Sporočite nam v spodnjem oddelku za komentarje.