Kako uporabljati Microsoft Planner za spremljanje opravil pri delu na daljavo

Kako uporabljati Microsoft Planner za spremljanje opravil pri delu na daljavo:

Ustvarite načrt.

Ustvarite vedra, ki predstavljajo faze procesa.

Ustvarite naloge in jih povlecite med vedri, da ponazorite napredek.

Microsoft Planner je sistem za upravljanje opravil v slogu Kanban, ki je namenjen zaposlenim ekipam in oddaljenim delavcem. Načrtovalnik vam lahko pomaga organizirati, dodeliti in slediti nalogam, ko o njih ne morete razpravljati osebno.

Delo načrtovalca poteka v "načrtih", ki so vezani na skupine Office 365. Ko ustvarite nov načrt, bo samodejno ustvaril novo skupino (razen če načrta dodate obstoječi skupini). Skupina obstaja kot katera koli druga v Office 365 – imela bo svoje SharePointovo spletno mesto, zvezek OneNote in druge vire.

To se sprva morda sliši zapleteno, vendar pomaga pri razvoju nekaterih naprednih integracij Plannerja. Pri vsakodnevni uporabi vam ni treba preveč skrbeti za osnovni skupinski model. Vmesnik načrtovalca lahko uporabite za ustvarjanje načrtov in dodajanje uporabnikov vanje, ne da bi se vključevali v upravljanje skupin Office 365.

Načrti in naloge

Prijavite se v Planner na tasks.office.com in kliknite »Nov načrt« v levem navigacijskem meniju. Poimenujte svoj načrt in izberite, ali naj bo javen ali zaseben. Javni načrti so samodejno vidni vsem v vaši organizaciji.

Naloge znotraj načrtov so razporejene v stolpčasto strukturo Kanban. Predstavljeni so kot navpični seznami ("vedra") kartic, ki so prikazani vodoravno na vašem zaslonu. Dodate lahko toliko veder, kot jih potrebujete.

Če želite ustvariti opravilo, kliknite poljubno vedro in vnesite ime za opravilo. Po želji izberite rok in dodelite nalogo uporabniku. Nato se prikaže kot naloga, ki jo morajo opraviti.

Ko je opravilo ustvarjeno, ga lahko kliknete, da prikažete več možnosti. Ti vključujejo možnost dodajanja opomb, kontrolnih seznamov, komentarjev in prilog. Navedete lahko tudi prioriteto naloge in trenutni napredek.

Na desni strani podokna lahko izbirate med barvno označenimi oznakami, ki jih želite dodati opravilu – te se bodo prikazale na kartici nazaj na zaslonu plošče. Kliknite katero koli oznako, da spremenite njeno ime. Oznake vam pomagajo razlikovati med različnimi vrstami nalog.

Uporaba načrtovalca

Ni določenega načina za uporabo možnosti, ki so na voljo. Za manjše ekipe bo morda zadostovala preprosta nastavitev z segmenti »Opravila«, »Doing« in »Končano«. Nato lahko povlečete kartice opravil med vedri, da ustvarite jasen pregled napredka.

Večjim ekipam z večjim obsegom nalog lahko koristi bolj strukturiran pristop. Načrti, ki predstavljajo linearni proces, lahko vključujejo vedro za vsako stopnjo procesa (kot so »Načrtovanje«, »Razvoj«, »Test« in »Izdaja« za razvoj programske opreme ali »Načrt«, »Pisanje«, »Uredi« , »Pregled« za pisanje). Nato lahko uporabite možnost »Napredek« na karticah, da označite stanje dokončanja.

Za boljši vpogled v opravila lahko uporabite vgrajene analitične zmogljivosti Plannerja. Kliknite zavihek »Grafikoni« na vrhu zaslona, ​​da dobite vizualno razčlenitev vašega načrta. To poroča o stanju opravila, segmentu in prioriteti, tako da lahko jasno vidite, kako delo napreduje. Zavihek Urnik vam ponuja pogled koledarja, ki vam omogoča, da vidite, kdaj je načrtovano dokončanje dela.

Ta članek vam je dal pregled na visoki ravni nad osnovnimi koncepti Plannerja. Na voljo imamo podrobnejše vodnike o določenih funkcijah, če želite izvedeti več. Planner je odličen pri zamenjavi pisarniških belih tabel, prekritih s stolpci samolepilnih listkov. Svoje naloge lahko dobite na prvi pogled, s čimer so vsi obveščeni tudi v razdeljenih skupinah, ki delajo na daljavo.