Upravljanje vaše pošte: preglejte te najboljše prakse za pošiljanje e-pošte z Outlookom v sistemu Windows 10

V našem najnovejšem delu Microsoft 365 bomo razložili nekaj naših najboljših praks za Outlook v sistemu Windows.

Organizirajte e-pošto v mape v Outlooku

Uporabite filtre in kategorije za čiščenje mape »Prejeto« in iskanje sporočil

Uporabite Outlook za načrtovanje srečanj Teams

Blokirajte vsiljeno pošto z možnostmi neželene e-pošte

V teh dneh boste morda porabili veliko časa v svojem e-poštnem predalu, da bi nadoknadili šolo in službo ter celo vsa ta naročila za spletno nakupovanje. To bi lahko pomenilo, da je vaš nabiralnik v neredu, kar pomeni, da je upravljanje e-pošte nekaj, kar je še bolj pomembno.

No, če je še ne uporabljate, je aplikacija Microsoft Outlook, kot je vključena kot del Microsoft 365, odličen način za upravljanje e-pošte v sistemu Windows 10. Z njo lahko organizirate e-pošto v mape, ustvarite srečanja Teams, in še veliko več. Zato bomo v našem najnovejšem delu Microsoft 365 razložili nekaj naših najboljših praks za Outlook v sistemu Windows.

Uporabite mape

Najprej boste želeli razvrstiti e-pošto v mape v Outlooku. To se morda zdi ena izmed bolj očitnih stvari, vendar bo res pomagalo očistiti vaš nabiralnik in se organizirati. To je zelo enostavno. Najprej boste želeli odpreti Outlook in obiskati mapo Prejeto in seznam sporočil. Nato od tam z desno tipko miške kliknite Prejeto in izberite Nova mapa.

Ko to storite, se lahko vrnete v mapo Prejeto, z desno tipko miške kliknete sporočilo in nato izberete mapo, ki ste jo ustvarili. Mape lahko ustvarite na večini mest v Outlooku, vključno z mapo Izbrisani elementi, kamor gredo izbrisani elementi. S tem boste lažje našli sporočila, na katera boste morda pozabili. Vse mape, ki jih ustvarite v namizni aplikaciji Outlook, se bodo sinhronizirale tudi z Outlookom v spletu in Outlookom v telefonu, kar vam bo omogočilo odličen način za organiziranje e-pošte, ne glede na to, kje ste.

Uporabite filtre in kategorije

Če vam mape ne delujejo in je v mapi »Prejeto« še vedno nered, je v aplikaciji Outlook za Windows 10 nekaj dodatnih kontrolnikov, ki jih lahko uporabite v svojo korist. Ti vključujejo kategorije in filtre.

Kategorije so zelo podobne mapam, vendar namesto premikanja e-poštnih sporočil v svoj prostor, bo vsako e-poštno sporočilo, ki ga kategorizirate, prejelo barvno kodo, ki ostane v vašem nabiralniku. Privzeto je na voljo nekaj kategorij. Seznam vključuje modro, zeleno, rdečo, rumeno in vijolično. Ko z desno tipko miške kliknete e-poštno sporočilo, da ga prvič kategorizirate, boste dobili možnost, da poimenujete kategorijo in celo dodelite bližnjico. Ko kategorizirate svoja e-poštna sporočila, lahko obiščete zavihek Domov in izberete štiribarvno kvadratno ikono, da prikažete ikono kategorije na e-poštnem sporočilu. Nad datumom boste videli določeno barvno kategorijo.

Poleg kategorij je v Outlooku tudi možnost filtriranja. S to možnostjo, ki je na zavihku Domov prikazana kot trikotnik na desni strani zaslona, ​​lahko filtrirate svoja sporočila po neprebranih, sporočilih s prilogami, po tednu, kategoriji in celo po tem, kdo je bil na njem napisan. Tako je iskanje e-pošte veliko lažje!

Uporabite Teams z Outlookom

Microsoft Teams gre skupaj z Outlookom, Outlook pa skupaj s Teams. Ampak, ali ste vedeli, da lahko ustvarite srečanja Teams neposredno iz Outlooka? Namesto da ročno ustvarite sestanek v aplikaciji Microsoft Teams, ga lahko ustvarite tudi prek samega Outlooka, kamor boste tako ali tako običajno morali poslati povezavo po e-pošti.

Prej smo razložili, kako lahko to storite , vendar bomo povzeli. Spet je zelo enostavno. Najprej odprite Outlook in preklopite na račun, s katerim želite, da bo to srečanje. Po tem pojdite na zgornji zavihek in izberite Domov. Zraven Nova e-pošta mora biti spustna puščica. Ko kliknete to, bodo možnost za srečanje ekip. Prikaže se novo okno sestanka, nato pa lahko po potrebi izpolnite informacijska polja. Ko končate, lahko kliknete Pošlji. Tako preprosto je ustvarjanje srečanja Teams v Outlooku!

Blokirajte neželeno pošto in smeti

Neželena e-pošta je nevarna. Ne samo, da onesnažuje vašo mapo »Prejeto«, včasih pa lahko povezave v njih škodujejo vašemu računalniku, če slučajno kliknete. Zato lahko blokirate neželeno vsebino v Outlooku s klikom na določene pošiljatelje. Običajno bodo Outlookovi lastni filtri neželene pošte in neželene pošte opravili svoje delo, če pa nenehno prejemate neželena sporočila, lahko z aplikacijo Outlook v sistemu Windows 10 blokirate sporočila določenega pošiljatelja.

Če želite blokirati sporočila, lahko odprete zavihek Domov, ki mu sledijo možnosti neželene e-pošte. Nato bi morali dobiti novo okno, ki vam omogoča, da izberete, katere pošiljatelje in e-poštna sporočila iz katere države želite identificirati kot vsiljeno pošto. Od tu lahko spremenite tudi svojo raven zaščite.

Obstajajo različne ravni, od nizkih, visokih in samo varnih seznamov. Nizka je običajno najboljša, če ne prejmete veliko neželenih sporočil. Visoka je za, če prejmete veliko smeti. In varni seznami so najbolj omejevalni. Microsoft vsako od teh poglobljeno razloži na tej strani s podporo .

Imamo več vodnikov!

Naše najboljše prakse za pošiljanje e-pošte z Outlookom so šele začetek. Razložili smo tudi nekaj naših najljubših trikov za aplikacijo Outlook , ki vključuje bližnjice na tipkovnici in varnostno kopiranje e-pošte. Poleg tega smo delili nekaj nasvetov in trikov, kako kar najbolje izkoristiti Outlook v spletu . Vse to je del naše pokritosti s storitvijo Microsoft 365, ki jo lahko raziščete tukaj, da najdete več vodnikov, navodil, člankov z novicami in še veliko več.