Hvordan lage en rullegardinliste i Excel: 2 beste metoder i 2023

For å gjøre dataregistreringsoppgaver feilfrie og raske, må du lære hvordan du lager en rullegardinliste i Excel.

Excel er en kraftig programvare for dataregistrering. Du kan bruke den til personlige og profesjonelle dataregistreringsbehov som å lage kontorrekvisitalister, lage husholdningsrekvisitalister, lage en inventar for en liten bedrift eller et hjem og mye mer.

I en hvilken som helst dataregistreringsjobb må du skrive inn små data som navn, adresser, mengder, lokasjoner, priser osv. Når noen reviderer denne databasen, vil de kanskje legge inn kommentarer som revidert, avventende revisjon, feil funnet osv.

Hvis du eller din ansatte begynner å gjøre dette manuelt, vil det ta dager å nå målet. Derfor må du automatisere Excel-arket der du fanger data. Excel-rullegardinlistekommando er grunnleggende automatisering som du kan bruke uten å lære Visual Basic-koding for Excel. Les videre for å lære hvordan du lager en liste i Excel med rullegardin.

Hva er en rullegardinliste i Microsoft Excel?

Hvordan lage en rullegardinliste i Excel

Excel-rullegardinlisten er et datavalideringsverktøy for Excel-applikasjonen. Det krever at du velger et område eller en liste over data for rullegardinlisten. Deretter bruker du ganske enkelt kommandoen Datavalidering for rullegardinlisten i målcellen eller celleområdene for å få forslag til dataregistrering.

Rullegardinlister eliminerer gjetting fra dataregistreringsoppgaven. Du vil også gjøre null skrivefeil og andre feil når du bruker rullegardinlisten i Excel. Det er også det mest brukte automatiseringsverktøyet for dataregistrering på Microsft Excel.

Når kan du bruke rullegardinlister?

Her er noen scenarier der du kan bruke denne datavalideringskommandoen:

• Du lager en database på Excel, og du trenger dataregistreringsoperatørene for å skrive inn dataene du trenger, uten søppel.
• Du vil at dataregistreringsoperatørene bare skal bruke kategoriserte data når de legger inn informasjon i et Excel-regneark.
• Du lager gratis online eller offline skjemaer på Excel, og du vil at brukeren skal legge inn data som kun er tilgjengelig i skjemaet og ingenting annet.
• Databasen din inneholder gjentatte navn, telefonnumre, adresser osv. Avhengig av disse dataene betaler du også regninger eller fakturaer. Derfor er nøyaktighet svært kritisk for prosjektet. I et slikt tilfelle må du bruke nedtrekkslister i Excel.
• Du oppretter et Excel-ark for husholdningsartikler, og du vil at familiemedlemmene bare skal gjøre oppføringer fra en tillatt liste over varer.
• Dataregistreringsteamet ditt elsker å bruke hurtigtaster mye, og for dette tilbyr Excel-rullegardinlister uovertruffen bekvemmelighet.
• Du lager en database for kontorrekvisita eller kjøpsforespørsel, og du vil bare at ansatte skal lage kjøpsforespørsler for forhåndsgodkjente skrivesaker, IT-maskinvare eller tilbehør.

Hvordan lage en rullegardinliste i Excel: Bruke et dataområde

Det er to måter å lage en liste i Excel med rullegardinpiler. En bruker et forhåndskonfigurert dataområde, og en annen skriver inn alternativene manuelt. Nedenfor finner du trinnene for den mest automatiserte rullegardinmenyen i Excel:

• Lag et nytt regneark i Excel og gi det navnet Database .
• Lag nå en kolonneoverskrift i celle A1 i henhold til typen eller et annet navn du liker. For eksempel gir jeg rullegardinmenyen en kolonneoverskrift IT-maskinvare i denne opplæringen .
• Nå, kopier og lim inn data fra et annet sted eller skriv inn manuelt for å fylle ut cellene under kolonneoverskriften med elementer du vil ha i rullegardinmenyen.
• Jeg skriver inn alternativer for kjøp av IT-enheter som Monitor, Speaker, RAM, CPU, PC Case, GPU, PSU, og så videre.

Så langt har du opprettet databasen som Excel Data Validation-kommandoen vil vise alternativer eller valg i rullegardinlisten. La oss nå lage den faktiske rullegardinlisten ved å følge trinnene nevnt her:

• Velg cellen der du vil lage en rullegardinliste i Excel.
• Klikk nå på Data- fanen på Excel-båndmenyen .
• I kommandodelen Dataverktøy klikker du på rullegardinpilen Datavalidering .
• En kontekstmeny åpnes med noen få alternativer. Velg Datavalidering .
• Nå bør du se kommandoverktøyet for datavalidering på regnearket der du vil legge til en rullegardinliste for Excel.
• Den inneholder tre faner. Disse er Input Message, Settings og Error Alert.
• Klikk på Innstillinger .
• Under alternativet Valideringskriterier klikker du på rullegardinlisten under Tillat -menyen.
• Velg Liste fra rullegardinmenyen.
• Som standard skal rullegardinmenyen In-cell og Ignore tom hake hake av. Hvis ikke, sjekk dem.
• Klikk på pil opp i Kilde- feltet. Dialogboksen Datavalidering vil nå minimeres til en tynn linje med et tomt felt.
• Gå til databaseregnearket og velg celleområdet i rullegardinlisten for Excel.
• Velg noen tomme celler under det siste elementet. Det vil hjelpe deg å utvide listen uten å redigere kilden igjen.
• Excel vil automatisk fylle ut kildedataene for rullegardinlisten. Du trenger bare å klikke på pil ned på den tynne datavalideringslinjen .
• Du skal nå se den utvidede dialogboksen Datavalidering igjen. Men denne gangen vil du se et kildedataområde i Kilde- feltet.
• Bare klikk OK, så er du klar.

Gratulerer! Du har laget din første rullegardinliste i Excel. Nå er det bare å kopiere dette hvor som helst hvor du må vise de samme elementene når en ansatt eller en annen bruker fyller opp data i et dataark.

Det kan være lurt å låse Database-regnearket slik at ingen kan gjøre noen endringer i listen over alternativer i rullegardinlistene i regnearket for dataregistrering. Følg disse raske trinnene for å sikre listeelementer:

• Velg celleområdene du må låse.
• Høyreklikk og velg deretter Formater celler .
• Gå til kategorien Beskyttelse og merk av for Låst .
• Klikk OK for å bruke Format Cells- endringene.
• Gå nå til Review- fanen på Excel-båndet.
• Velg ikonet Beskytt ark .
• I dialogboksen Beskytt ark skriver du inn et passord i det tomme feltet.
• Skriv inn passordet på nytt, og Excel vil låse regnearket for godt.

Fra nå av kan ingen endre rullegardinmenyen.

Hvordan lage en rullegardinliste i Excel: Bruke listeelementer

Hvis du vil ha en kort rullegardinmeny, som Ja/Nei, Revidert/Ikke revidert, Tildelt/Åpne, Fullført/Ufullstendig, etc., kan du bruke den manuelle listen i stedet for dataområdemetoden. Det sparer tid. Slik kan du lage en rullegardinliste i Excel ved å bruke listeelementer:

• Klikk på en celle for å fylle ut en rullegardinmeny.
• Velg Datavalidering fra Data- fanen på båndmenyen.
• Klikk Liste under Tillat -menyen .
• Nå skriver du bare inn listen over elementer i kildefeltet .
• Pass på at du skiller hvert element med et komma.
• Klikk OK for å bruke rullegardinlisten.

Dette er den enkleste og raskeste metoden for å lage en enkel rullegardinliste i Excel. Den første metoden er imidlertid mer pålitelig når du vil bruke rullegardinlister rikelig.

Hvordan lage en rullegardinliste i Excel: Viser inndatamelding

En tom rullegardinliste sier kanskje ikke så mye for dataregistreringsoperatørene. Du må legge til spesifikke instruksjoner, slik at de ikke gjør noen feil. Slik kan du legge til en instruksjonsmelding i rullegardinlister i Excel:

• Klikk en celle som inneholder en aktiv datavalideringskommando .
• Gå nå til kategorien Data > Datavalidering > klikk på Datavalidering .
• I dialogboksen Datavalidering klikker du på kategorien Input Message .
• Skriv inn en liten tekst for tittelen og deretter en detaljert melding i feltet Inndatamelding .
• Klikk OK for å bruke endringene.

Nå, hver gang en bruker velger en celle med en aktiv rullegardinliste Data Validation-kommando, vil de se en melding om hvordan de fyller opp cellen ved å bruke elementer fra rullegardinlisten.

Hvordan lage en rullegardinliste i Excel: Vis et feilvarsel

Hvis noen gjør en feil mens du bruker rullegardinlistene på Excel-dataarket, kan du også vise en feilmelding. Dette vil sikre at brukeren tar handling for å løse feilen og ikke hopper over cellen. Her er trinnene for å aktivere Vis et feilvarsel:

• Følg trinnene nevnt tidligere til du får dialogboksen Datavalidering .
• Velg nå kategorien Feilvarsel .
• Velg en feilstil fra tre alternativer: Stopp, Advarsel og Informasjon.
• Deretter skriver du inn en kort tekst for tittelen på feilvarselet .
• Skriv nå inn en detaljert melding i feltet Feilmelding .

Flott arbeid! Med aktivert Vis et feilvarsel, vil regnearket vise en feildialogboks hvis noen skriver noe annet enn elementene nevnt i rullegardinlisten i Excel.

Nedtrekksliste i Excel: Siste ord

Nå vet du hvordan du lager en liste i Excel med rullegardin i to forskjellige metoder. Du kan prøve ut måter å lage Excel-rullegardinlister og lage dataregistreringsskjemaer for å hjelpe dine ansatte.

Du kan også lage en intuitiv liste over husholdningsartikler for dagligvarer, maskinvare, klær, verktøy og mer ved å bruke rullegardinlister i Excel.

Ikke glem å kommentere nedenfor hvis du vet en annen kul måte å lage en rullegardinliste i Excel.

Neste opp, lær å  vise rader eller kolonner i Excel  og noen  Excel-kalendermaler for et hvilket som helst år .