Hvordan lage en distribusjonsliste i Outlook: De tre beste metodene

Det er alltid en grunn til å sende e-post til ulike personer. Her er hvordan du kan lage en distribusjonsliste i Outlook.

Som Outlook-bruker må du kanskje sende viktige offisielle eller personlige e-poster til flere personer. I slike situasjoner vil det å sende e-poster individuelt kreve mer tid og krefter.

Du kan sette opp en distribusjonsliste i Outlook og eliminere bryet med å legge til flere e-postadresser i Til-feltet.

Men først, la oss lære mer om distribusjonslisten og dens betydning.

Hva er en distribusjonsliste i Outlook?

Distribusjonslisten er en liste over kontakter eller e-postadresser som kan brukes til å distribuere eller sende e-post til dem alle.

Så det er en gruppe e-postadresser som du kan bruke til å sende en e-post. Disse listene er også nevnt i forskjellige Outlook-versjoner som kontaktliste og kontaktgruppe.

Hvis du har en distribusjonsliste, vises den i kontaktlisten og adresseboken din.

Hvorfor trenger du en distribusjonsliste i Outlook?

Det kan være vanskelig å sende en e-post til ulike personer, spesielt hvis du er en del av en organisasjon med hundrevis eller tusenvis av ansatte.

Distribusjonslisten automatiserer denne verdslige og repeterende oppgaven med å legge til e-postadresser individuelt når du vil sende en e-post til en gruppe mennesker.

Du kan opprette listen én gang og bruke den i årevis med mindre noen ansatte blir med eller forlater organisasjonen eller teamet.

I så fall kan du også sømløst redigere distribusjonslisten for å holde den oppdatert. Dessuten hjelper en distribusjonsliste deg med å unngå å legge til noen som e-postmottaker ved et uhell.

Forskjellen mellom distribusjonsliste, distribusjonsgruppe og kontaktgruppe

Du vil finne at begreper som distribusjonsliste og kontaktgruppe brukes om hverandre i Microsoft- eller Outlook-økosystemet.

Mens disse betyr det samme, brukes distribusjonslisten i de eldre versjonene av Outlook-appen.

Noen mennesker kan også bruke begreper som distribusjonsgruppe og kontaktliste for å referere til distribusjonslisten.

Når det gjelder Office 365-abonnementer, er distribusjonslister ment for hele organisasjonen.

Foruten å administreres sentralt, mottar disse listene e-poster fra organisasjonens e-post i stedet for den personlige e-postadressen.

Omvendt kan kontaktgrupper opprettes på en personlig Outlook-e-postkonto.

Opprette en distribusjonsliste i Outlook fra Web App

Mens du får tilgang til Outlook fra nettappen, kan du følge disse trinnene for å legge til en kontaktliste eller distribusjonsliste:

• Åpne Outlook i nettleseren og klikk på People -ikonet.
• Klikk på rullegardinpilen ved siden av Ny kontakt for å velge Ny kontaktliste .

• En popup vil vises på skjermen.
• Du må angi et navn for listen.
• Legg til e-postadressene til alle personene du vil inkludere i denne distribusjonslisten.
• Hvis du vil, kan du også legge til en beskrivelse.

• Klikk på Ferdig , og du har nettopp opprettet en Outlook-distribusjonsliste .
• Når du sender e-post til gruppen, legg til gruppenavnet i Til-feltet .

Hvordan lage en distribusjonsliste i Outlook Desktop

Selv om du har en Outlook-app på Windows, kan du enkelt lage en distribusjonsliste kjent som en kontaktgruppe. Her er de raske trinnene for å lage en outlook-distribusjonsliste der:

• Åpne Outlook-appen og velg kategorien Personer .
• Klikk på rullegardinpilen Ny kontakt .

• Velg Kontaktgruppe .
• Du vil se et nytt vindu for den gruppen eller listen.
• I Navn-feltet legger du til listenavnet.
• Klikk på Legg til medlem- knappen.

• Velg fra hvor ( Outlook-kontakter, Adressebok, E-postkontakt ) du vil legge til personer i denne gruppen.
• Velg noen, og klikk på Medlemmer- knappen for å legge dem til i listen.
• For å velge flere personer samtidig, trykk på Ctrl- tasten mens du velger alle navnene.

• Når du er ferdig, klikker du OK for å gå tilbake til vinduet Kontaktgruppe .
• Klikk Lagre og lukk for å bruke endringer.

Hvordan lage en distribusjonsliste i Outlook for Mac

Outlook-distribusjonslistefunksjonen er også tilgjengelig for Mac-brukere. Så du kan opprette en distribusjonsliste i Outlook Mac med disse trinnene:

• Åpne Outlook for Mac og velg Personer .
• Velg Ny kontaktliste under fanen Hjem .
• Gi listen et navn.
• Klikk på Legg til- knappen og skriv inn de første bokstavene i kontaktens navn du vil inkludere.
• Velg det navnet for å legge det til.
• Skriv inn e-postadressen for å legge til noen som ikke er på kontaktlisten.
• Klikk på Lagre og lukk- knappen når alle navn er lagt til.

Konklusjon

Nå som du vet hvordan du oppretter en distribusjonsliste i Outlook, kan du sømløst sende e-postene dine til mange mennesker.

Enten du bruker Windows eller Mac, vil følge trinnene våre hjelpe deg med å lage en Outlook-distribusjonsliste.

Du kan kommentere for å dele opplevelsen din med å sette opp en distribusjonsliste i Outlook. Etter å ha opprettet en liste, kan det være lurt å dele kontaktliste med en annen Outlook-bruker.