Hvordan arkivere Microsoft Outlook-e-post

I disse dager har e-postkontoene våre en tendens til å bli overkjørt – fulle av ting vi ikke vil ha eller trenger. Innbokser kan raskt tette seg, og forårsake hodepine når du prøver å finne noe som faktisk er viktig. Jeg bruker stort sett Gmail-kontoen min i disse dager, men har fortsatt bruk for Outlook-kontoen min og programmet. En av mine eldre – og viktigste – e-postadresser er knyttet til den, med massevis av forretningsforbindelser. Men siden e-postkontoen er så gammel, kan du forestille deg den store mengden søppel jeg pleier å komme dit.

Det var ikke så lenge siden jeg stirret på innboksen min forskrekket og kastet hendene i været. Jeg bestemte meg for at det var på tide – *gulp* – å rydde opp i Outlook-innboksen min ved å arkivere noe av kaoset.

Arkivering av e-postmapper i Outlook er ganske enkelt. Jeg håper du liker denne opplæringen om hvordan det gjøres.

Slik arkiverer du e-poster manuelt i Outlook

For å forhindre at innboksen fylles opp, kan du raskt flytte den gamle og uønskede til et arkiv. Dette er en helt egen datafil i Outlook. Du kan deretter få tilgang til den igjen fra e-postprogrammet når som helst du velger.

Hvis du fortsatt bruker Microsoft Outlook 2013, må du klikke på "Fil" , etterfulgt av "Info" og deretter Oppryddingsverktøy . Til slutt velger du "Arkiv" .

For de av dere som rocker Outlook 2016 eller 2019, klikker du på "Fil" , deretter "Info" , etterfulgt av "Verktøy" og til slutt velger du "Rydd opp i gamle elementer" .

I boksen som dukker opp, klikk på "Arkiver denne mappen og alle undermapper" og velg deretter mappen du er klar til å slippe å se på en stund. Etter det, finn hvor det står "Arkiver elementer eldre enn" og skriv inn en dato.

Nederst i boksen, klikk på "OK" og presto! De irriterende fulle mappene du ikke ønsker å forholde deg til er nå tomme!

Slik slår du på automatisk e-postarkivering i Outlook

Med automatisk arkivering kan du bestemme hvor ofte arkivverktøyet skal kjøre seg selv, hvor du vil at filene skal lagres og til og med hvor lenge ditt elskede e-postprogram skal beholde e-poster før de arkiveres for deg. Her er hva du trenger å gjøre for å slå på denne funksjonen og sette den opp:

Klikk på "Fil" deretter "Alternativer" og deretter "Avansert" .

Rull ned til "AutoArchive" og velg "AutoArchive Settings" .

Merk av i boksen som sier "Kjør AutoArchive Every n Days" -boksen, og velg deretter hvor ofte du vil at dette verktøyet skal kjøre.

Gå gjennom hvert av de andre alternativene, og velg de du vil ha, inkludert å få e-postene slettet fullstendig i stedet for å sende dem til en arkivmappe for å forsvinne for alltid.

Slik slår du av automatisk arkivering i Outlook

Har du bestemt deg for at du ikke lenger vil at Outlook skal arkivere bestemte mapper automatisk? Trenger du kontrollen tilbake for å velge når og hvordan du gjør det selv? Enkel peasy! Bare slå av Autoarkivering igjen:

Velg "Fil" -knappen en gang til, velg "Alternativer" og deretter  "Avansert" . Finn "AutoArchive" og velg Innstillinger-knappen igjen.

Fjern merket i boksen som sier «Kjør AutoArchive Every n Days» -boksen, og du er klar!

Har du andre Outlook-spørsmål jeg kan hjelpe deg med? Legg igjen en kommentar eller send oss ​​en e-post, så skal jeg gjøre mitt beste for å hjelpe.

Lykke til med e-post!