Hvordan alfabetisere i Excel

Å finne data i et regneark kan være et mareritt hvis det ikke er effektivt organisert. Heldigvis gir Microsoft Excel-regneark brukere en måte å organisere og alfabetisere i stigende eller synkende rekkefølge. Du kan også angi alfabetiseringen i rader eller kolonner.

Selv om alfabetisering kanskje ikke fungerer med enkelte data, kan det gjøre underverker å strømlinjeforme informasjon som inneholder navn, adresser og kategorier.

Artikkelen nedenfor vil diskutere de forskjellige måtene og metodene for å alfabetisere dataene dine i Excel.

Alfabetisering av en kolonne i Microsoft Excel

Du kan bruke hurtigsorteringsalternativet i Excel for å sortere dataene dine i stigende eller synkende rekkefølge. Denne metoden lar tabellen forbli omfattende og komplett ved å flytte dataene inn i de riktige kolonnene. Finn hurtigsorteringspreferansen beskrevet nedenfor:

1. Åpne Microsoft Excel-regnearket.
   
2. Velg kolonnen som inneholder dataene du vil alfabetisere, og velg overskriften til den spesifikke kolonnen.
   
3. Gå til båndet øverst på skjermen og velg fanen for "Data".
   
4. Velg "Sorter og filtrer".
   
5. Hvis du vil sortere dataene dine i stigende rekkefølge, velger du alternativet "ZA" (Z til A). Hvis du vil sortere dataene dine i synkende rekkefølge, velg alternativet "AZ" (A til Å).
   

Etter det ovennevnte vil alle dataene i regnearket ditt alfabetiseres i henhold til alternativet du valgte (stigende eller synkende).

Alfabetisering av en rad i Microsoft Excel

Hurtigsorteringsalternativet lar deg sortere dataene dine i kolonner, men stopper ikke der. Du kan også sortere dataene og alfabetisere dem på rad. Dette alternativet er ganske likt trinnene for alfabetisering i kolonner, med forskjellen på et ekstra trinn:

1. Start regnearket i Microsoft Excel.
2. Velg tabellen med dataene du vil alfabetisere og klikk på hele tabellen, unntatt tabellens overskrift.
   
3. Velg "Data"-fanen fra regnearkbåndet.
   
4. Gå til "Sorter og filtrer" og velg "Sorter".
   
5. Når du er i «Sorter»-vinduet, gå til toppen av skjermen og velg «Alternativer».
   
6. Klikk "Sorter fra venstre til høyre" og bekreft deretter handlingen.
   
7. Velg "Bestill" for en annen rullegardintabell, og klikk deretter på "A til Å" eller "Å til A" for å fullføre alfabetiseringen av raden din.
   

Alfabetisering av dataene dine i Excel via filterknappen

Denne artikkelen har skissert alternativet for rask sortering for alfabetisering av dataene dine. Du kan imidlertid bruke en annen metode gjennom "Filter"-knappen. Filtertilnærmingen gir mer bekvemmelighet siden den kombinerer alle alternativene og bare venter på bekreftelsen din. Det er mye raskere og krever færre trinn:

1. Åpne regnearket til settet med data du ønsker å alfabetisere.
2. Velg kolonneoverskriftene til datasettet som skal filtreres.
   
3. Gå til toppen av skjermen og velg "Data"-fanen og alternativet "Filter".
   
4. Du vil se en liten rullegardinpil (nederst i høyre hjørne) på hver kolonneoverskrift du valgte.
   
5. Velg disse pilene for en annen rullegardinmeny.
   
6. Velg det alternativet du foretrekker for å alfabetisere dataene dine.

Bruke "SORT"-funksjonen for å alfabetisere dataene dine

Det er en ekstra måte å alfabetisere dataene dine på: ved å bruke "SORTERING"-funksjonen. Denne metoden kan virke litt skremmende i utgangspunktet, men den er ganske grei når du først har fått taket på trinnene. Det er imidlertid viktig å forstå hva hver komponent betyr og hva den står for før du går inn i trinnene.

"SORT"-funksjonen er sammensatt av:

• Array – Dette gjelder området du ønsker å sortere.
• sort_index1 – Dette refererer til den spesifikke raden eller kolonnen du vil organisere.
• sort_order1 – Dette gjelder den ønskede rekkefølgen du vil sortere dataene dine i (f.eks. stigende eller synkende rekkefølge).
• sort_index2 – Dette gjelder kolonnen du ønsker å organisere ved å legge til flere nivåer.
• sort_order2 – Dette gjelder for sorteringsorganisasjonen for nivå 2.

Når du bruker SORT-funksjonen, er det viktig å merke seg at alle komponentene ovenfor er valgfrie bortsett fra arrayen. Hvis du ikke spesifiserer en bestemt sorteringsrekkefølge, kan du legge til så mange nivåer du vil, med maksimalt 128. Excel vil sortere det i stigende rekkefølge som standard.

Vanlige spørsmål

Finnes det en snarvei til å ordne data alfabetisk i Microsoft Excel?

Ja. Hvis du vil ordne dataene dine alfabetisk, bruk "Alt + Shift + S"-snarveien for å få tilgang til "Sorteringsdialogboksen". Velg kolonnen du vil organisere og rekkefølgen du vil organisere dataene dine i. Når dette trinnet er fullført, kan du bekrefte ved å klikke "OK".

Vi elsker å Excel

Å prøve å finne relevante data i regneark kan være en frustrerende og tidkrevende innsats. Heldigvis har Microsoft Excel forenklet sorteringsalternativer for brukerne. Fra grunnleggende filtrering til mer avanserte metoder, kan du velge sorteringsnivået som oppfyller dine preferanser. Og hvis du føler deg spesielt eventyrlysten eller ønsker å bli en Excel-mester, kan du prøve "SORT"-metoden. Bare sørg for å lagre en kopi først, for sikkerhets skyld!

Hva er din favorittmetode for å sortere og filtrere regneark? Går du med den velprøvde båndmetoden, eller bruker du mer avanserte teknikker? Fortell oss om det i kommentarfeltet nedenfor.