Ting du trenger å vite før du ansetter en virtuell assistent

Du har kanskje hørt om virtuelle assistenter. Til tross for hvor ofte jobbtittelen brukes, er det svært få som vet hva en virtuell assistent er eller gjør. Det kan være noe du bør se nærmere på hvis du føler deg litt overveldet med de administrative aspektene ved virksomheten din, hvis du vet at skattesesongen ville vært uendelig mye enklere hvis du holdt bedre oversikt gjennom dagen, bare du ikke har tid for å administrere det, eller hvis kunde-e-poster og interaksjoner tar så mye av tiden din at du ikke kan komme til det faktiske arbeidet du trenger å gjøre.

Det følgende vil utforske noen få ting du trenger å forstå om virtuelle assistenter før du bestemmer deg for å ansette en. Selvfølgelig kan assistenter hjelpe til med uendelig mange ting. I ansettelsesprosessen, sørg for å spørre assistenter eller byråer hva de kan foreslå, gitt hva de vet om virksomheten din. Noen fantastiske ideer for effektivisering kan bli avslørt for deg.

Innhold

• 1 Hva er en virtuell assistent?
• 2 Gjør klart ansvar
• 3 Gjør kommunikasjon til en prioritet

Hva er en virtuell assistent?

I et nøtteskall er en virtuell assistent en administrativ assistent som fjernstøtter bedriften din. Du har kanskje hørt dem kalt nettsekretærer (men ikke bruk dette begrepet med mindre de gjør det, fordi det virker litt utdatert) eller nettassistenter. De gjør alt arbeidet en tradisjonell sekretær gjør, men krever ingen plass på kontoret eller verkstedet ditt.

Enkelte byråer lar deg ansette en virtuell assistent etter behov hvis du trenger hjelp noen ganger og ikke andre. En av de største fordelene med en virtuell assistent er at de drastisk kan forbedre kundenes responstid – i dagens øyeblikkelig-digitale verden kan responstid gjøre eller ødelegge en virksomhet.

Få klarhet i ansvar

Uansett hvilken stilling du ansetter for, hvis det er eksternt, må du ha en klar oversikt over de ulike ansvarsområdene du forventer. Virtuelt arbeid er ikke som arbeid på kontoret; du vil ikke kunne se den ansatte; du vil bare kunne sjekke om ting ble gjort eller ikke, og hvor godt.

Å ha klare ansvarsområder vil hjelpe deg og dine fremtidige ansatte bedre å bli enige om kostnadene for den virtuelle assistenten på forhånd. Det vil også gjøre alle oppmerksomme på hvilke plikter som er deres og hvilke som tilhører noen andre.

Gjør kommunikasjon til en prioritet

I likhet med punktet ovenfor, hvis en ansatt jobber virtuelt, vil du være sikker på at du har satt opp klare kommunikasjonslinjer slik at ingenting går tapt i innboksen. Mange mennesker, når de først begynner å jobbe med eksterne kollegaer, prøver alt for mange former for meldinger – de vil ha et delt dokument som alle oppdaterer, en smart app (eller to), firmaets e-post, telefonnumre, zoom-anrop ... osv.

Velg en eller to metoder for kommunikasjon og hold deg til dem. Med for mange steder å se etter meldinger eller oppdateringer, risikerer alle involverte å gå glipp av noe viktig.

Punktene ovenfor bør hjelpe deg med å styre deg i riktig retning når det gjelder å ansette en virtuell assistent. Det er viktig å merke seg at selv om en ansatt er ekstern, er du fortsatt lovpålagt å sikre at arbeidsmiljøet deres er trygt og oppfyller helsestandarder. Du må kanskje inkludere opplæring i riktig hjemmekontoroppsett, blant annet for å sikre at du har gjort due diligence.