Slik bruker du utskriftsfletting i Gmail

Når du vil sende den samme e-posten til dine kunder, klienter, ansatte, klubbmedlemmer eller en lignende gruppe, kan du skrive en e-post én gang og sende meldinger til alle ved å bruke Gmail-verktøyet for e-postfletting.

Når du har kalt "multi-send"-funksjonen, lar e-postfletting i Gmail deg sette inn Google-kontakter eller en e-postliste fra Google Sheets. Tilpass deretter e-postmeldingen din med flettekoder, inkluder unike avmeldingskoblinger og nyt en enkel e-postprosess ved å bruke favorittappen din.

Innholdsfortegnelse

Om utskriftsfletting i Gmail

La oss ta en titt på Google-kontokravene, sendegrenser og andre detaljer rundt e-postfletting i Gmail.

• E-postfletting er tilgjengelig for Google Workspace-abonnenter, inkludert Workspace Individual, Business Standard and Plus, Enterprise Starter, Standard og Plus, og Education Standard and Plus.
• Støttede Google Workspace-kontoer har en daglig grense på 2000 utgående e-poster. Med e-postfletting har du lov til å sende e-post til opptil 1500 mottakere, noe som gir deg 500 for andre e-poster.
• Du kan bare legge til én mottaker i CC- eller BCC-feltet ved å bruke utskriftsfletting. Bare husk at dette sender en e-post til den adressen for hver mottaker i Til-feltet. Hvis du for eksempel sender en utskriftsfletting til 100 mottakere, mottar adressen i CC-feltet 100 kopier av den e-posten.
• Du kan inkludere vedlegg ved å bruke utskriftsfletting; men dette teller mot lagringsplassen din. Hvis du for eksempel sender et 1 MB vedlegg til 100 mottakere, bruker du 100 MB plass.
• Hver melding inneholder en unik automatisk generert Avmelding-lenke nederst i tilfelle den bestemte mottakeren ikke lenger ønsker å motta e-postene dine.
• Hvis en mottaker tidligere har avsluttet abonnementet på meldingene dine og du inkluderer dem i en e-postfletting, vil du se et varsel etter at du har sendt e-posten med antall mottakere som ikke vil motta meldingen.
• Du kan ikke bruke utskriftsfletting for svar eller videresending eller når du planlegger e-poster eller bruker konfidensiell modus .

Slik legger du til mottakere i utskriftsfletting i Gmail

Selv om du kan velge mottakerne for e-posten din etter at du har skrevet meldingen, er det best å velge dem på forhånd når du bruker utskriftsfletting. Dette ber deg deretter med de tilgjengelige flettetaggene for å tilpasse meldingen.

Legg til mottakere fra Google-kontakter

Følg disse trinnene for å komme i gang med å bruke Google-kontaktene dine som mottakere.

1. Velg Skriv øverst til venstre for å opprette en ny e-post. Bruk Vis hovedmenyikonet (tre linjer) hvis du ikke ser Skriv.

1. I Skriv-vinduet velger du Bruk utskriftsfletting- ikonet (kontaktsymbol) helt til høyre i Til- feltet og merk av for Utskriftsfletting .

1. Du kan deretter begynne å skrive inn navnene på mottakerne og velge dem fra forslagene eller velge Til- koblingen og velge mottakere fra vinduet Velg kontakter.

Legg til mottakere fra Google Sheets

For å sette inn mottakere fra Google Regneark, start med å sørge for at arket er riktig konfigurert.

• All mottakerinformasjon må være på den første fanen i regnearket.
• Hver mottaker og deres opplysninger må stå i en egen rad.
• Bruk kun tekstkolonneoverskrifter for å angi sammenslåingstaggene. Hvis en overskrift inneholder et spesialtegn, identifiseres flettekoden med kolonnebokstaven i stedet, for eksempel @A for kolonne A.

Hvis arket ditt er klart til bruk, velg Skriv øverst til venstre i Gmail for å opprette meldingen.

1. Velg Bruk utskriftsfletting -ikonet helt til høyre i Til- feltet og merk av for Utskriftsfletting . Deretter velger du Legg til fra et regneark .

1. I vinduet som vises, bruk Google Disk-fanene øverst for å finne og velge Google-regnearket. Deretter velger du Sett inn- knappen nederst til høyre.

1. I det påfølgende vinduet bruker du rullegardinboksene til å velge kolonnenavnene som inneholder mottakernes detaljer for flettetaggene. Merk at du kanskje bare ser nedtrekksbokser for E-post, Fornavn og Etternavn; Du vil imidlertid se flettekoder tilgjengelig i e-posten for de andre detaljene i arket ditt.

1. Velg Fullfør og du kommer tilbake til Compose-vinduet med navnet på arket i Til- feltet.

Tips : Hvis mottakerlisten din er i Excel, kan du se på måter å konvertere Excel-filen til Google Sheets for utskriftsflettingen.

Slik bruker du flettekoder i e-posten din

Når du har lagt til mottakerne i utskriftsflettingen, vil du ha flettekodene tilgjengelig for bruk.

Når dette skrives:

• Hvis du legger til mottakere fra Google-kontakter, kan du bruke tagger for for-, etter- eller fullt navn samt e-postadresse.

• Hvis du legger til mottakere fra Google Regneark, kan du bruke tagger for kolonneoverskriftene i regnearket.

Legg til en Merge Tag

For å legge til en kode i e-posten din, skriv inn @ (At)-symbolet med kodenavnet eller velg taggen fra rullegardinlisten som vises.

Du kan legge til kodene for det meste hvor som helst i meldingen din, bortsett fra emnelinjen i e-posten og i hyperlenket tekst.

Forhåndsvis en Merge Tag

Hvis du er nysgjerrig på hvordan detaljene vises etter at du har satt inn en sammenslåingstag, kan du enkelt se en forhåndsvisning.

1. Hold markøren over en sammenslåingskode i meldingen og velg Forhåndsvisning .

1. Du vil da se et vindu som viser hver mottaker og deres tilhørende detalj for den taggen. Hvis du har mange mottakere, kan du bruke Søket øverst for å finne dem.

1. Velg OK når du er ferdig, og du kommer tilbake til skrivvinduet.

Ta med en standardverdi for en sammenslåingskode

Du kan også angi standardverdier for flettetaggene. Dette er nyttig hvis en mottaker mangler detaljene du prøver å legge til. Hvis du for eksempel setter inn flettekoden for Fornavn og en mottaker ikke har et fornavn oppført, kan du bruke et standardord eller -uttrykk i stedet.

For å legge til en standardverdi, hold markøren over sammenslåingskoden i e-posten og velg Angi standardverdi .

Legg til ordet eller uttrykket i boksen som vises, og velg Lagre .

For enhver mottaker som mangler informasjonen, vil flettekoden i e-posten bli erstattet med standardverdien.

Forhåndsvis og send e-posten din

Når du er ferdig med å lage utskriftsflettingen i Gmail, kan du forhåndsvise e-posten før du sender den. Dette lar deg se e-posten slik mottakerne dine vil, slik at hvis du trenger å gjøre endringer, kan du gjøre det før du trykker på Send-knappen.

1. Når du er klar, velger du Fortsett nederst i skriv-vinduet.

1. Du vil se en popup-melding med korte detaljer om søppelpost når du sender massee-poster. Velg Lær mer for mer informasjon og deretter OK for å fortsette.

1. Deretter vil du se et annet popup-vindu som viser deg antall mottakere du sender e-posten til og et alternativ for å se en forhåndsvisning. Velg Send forhåndsvisning .

Du vil motta en e-post merket "Testmelding" til innboksen din innen noen få minutter. Sammenslåingskodene vil fylles ut med den første mottakeren på listen din eller standardverdien hvis aktuelt.

Når du har gått gjennom forhåndsvisningen, kan du gå tilbake til Compose-vinduet for å gjøre eventuelle justeringer du vil. Når du er klar til å sende e-posten, følger du de samme trinnene og velger Send alt i Klar til å sende-vinduet.

Du kan finne e-postflettings-e-postene du sender i Sendt- mappen som alle andre e-poster som sendes.

Gjør e-poster enkle med Gmail Mail Merge

Når du trenger å sende et nyhetsbrev, kunngjøring eller annen e-post til en masse, husk utskriftsflettingsfunksjonen i Gmail. Med muligheten til å sette inn kontakter fra Google Sheets, bruke flettefelt for personlig tilpassede e-poster og forhåndsvise meldingen før du sender den, alt uten et tredjeparts tillegg for utskriftsfletting, kunne ikke prosessen vært enklere.

For relaterte veiledninger med andre apper, se på hvordan du oppretter en utskriftsfletting i Microsoft Word for trykte meldinger i stedet for e-postmarkedsføring.