Fang detaljene for videomøtet ditt med dette utmerkede verktøyet

I løpet av de siste seks eller syv månedene har flere aspekter av livene våre blitt virtuelle. Fra å handle helt på e-handelssider og gjennomføre kurs og laboratorier på nettet til å ansette ansatte via videokonferanseintervjuer, det digitale skiftet under COVID-pandemien er virkelig enestående på alle måter.

Hvis du er en profesjonell eller student, ville du ha innsett hvor viktige videomøtetjenester er. Definisjonene av kommunikasjon og samarbeid har endret seg betydelig for å inkludere det faktum at ansikt-til-ansikt-interaksjoner hører fortiden til.

Men med de beste videomøteverktøyene kan opplevelsen din være så nær en ekte konferanse som mulig. Her er de forskjellige aspektene du må huske på når du velger en videoengasjementsplattform for å fange opp alle viktige detaljer om virtuelle økter.

Innhold

• 1 funksjoner du kan forvente i videomøteplattformer
  • 1.1 1. Lyd og video av høy kvalitet
  • 1.2 2. Skjermdeling
  • 1.3 3. Enhetskompatibilitet
  • 1.4 4. E-post med videoer
  • 1.5 5. Chat og deling
  • 1.6 6. Sikkerhet
• 2 Krystallklar kommunikasjon online

Funksjoner du kan forvente i videomøteplattformer

1. Høykvalitets lyd og video

Det grunnleggende kravet til enhver programvare for videoengasjement er at video- og lydkvaliteten skal være perfekt som om personene som kommuniserer er i samme rom. Det er et bidrag fra maskin- og programvare for å sikre at møtene holder høy kvalitet.

Maskinvarekomponentene som bærbart kamera, mikrofon og høyttalere må være i god stand for å sikre tydelig overføring av meldinger. Samtidig kan plattformen også hjelpe kommunikasjonen ved å inkludere funksjoner som støyreduksjon, autodemping for  ikke-talende deltakere og passende justeringer for brukere med lav båndbredde.

2. Skjermdeling

Enten det er for å dele bedriftspresentasjoner eller forelesningsnotater, har skjermdelingsalternativet  blitt det samme som en projektor. Etter hvert som møter blir mer samarbeidende, er denne funksjonen et must på alle videomøteplattformer, slik at brukere kan vise arbeidet sitt eller innholdet eller resultatene til alle tilstedeværende. Skjermdelingsalternativet bør også ha muligheten til å slå det på og av raskt.

Hvis du vil dele forhåndsinnspilt innhold, bør du ha en funksjon for å registrere skjermaktivitetene. Skjermopptakeren  må  være av høy kvalitet og bør ha flere alternativer for å fremheve eller fokusere på spesifikke elementer, dele skjermbildevideoer og generere en delbar lenke for å la en gjesteoppringer ta opp en video og sende den til deg.

På noen utvalgte plattformer lar programvaren deg redigere opptakene (uten vannmerker) før du deler dem på skjermen. Hvis du er en professor som bruker en slik plattform for å få kontakt med studentene dine, er dette redigeringsverktøyet nyttig for å lage en feilfri forhåndsinnspilt video (hvis du velger å gjøre det) over en live-økt.

3. Enhetskompatibilitet

Selv om reiser rundt om i verden har redusert betydelig, foretrekker folk fortsatt en plattform som muliggjør kommunikasjon mens du er på farten. Den samme videomøtetjenesten bør være tilgjengelig på stasjonære datamaskiner, bærbare datamaskiner, nettbrett og mobile grensesnitt uten at det går på kompromiss med kvaliteten på noen enhet. Oppringingsalternativer fra mobiler og alternativer for å gi tilgang til gjestebrukere er nyttige funksjoner for å aktivere kompatibilitet med flere enheter.

4. E-post med videoer

Tekstinnhold i e-poster går ofte ubemerket hen, spesielt hvis innholdet fortsetter og fortsetter. Hva om du hadde en måte å bygge inn videokoblinger i Gmail eller Outlook? Svarprosenten din vil øke betraktelig, og hjelpe deg med å kommunisere mer effektivt med dine kolleger og kunder.

Du kan alltid ta opp videoer og sende dem som vedlegg med e-postene dine. Noen videoengasjementsplattformer har imidlertid funksjonen til å lage video-e-postmaler og sende ut en enkelt video-e-post til flere kandidater ved å tilpasse den med navn, e-post, firmanavn og så videre.

Denne  video-e  -postfunksjonen er spesielt nyttig når du arbeider med CRM (Customer Relationship Management) eller markedsføring for å fange oppmerksomheten til kundene dine umiddelbart. Hvis plattformen har et innebygd analyseverktøy, kan du overvåke videovisningene og seprosenten, kvalifisere potensielle kunder bedre og flytte dem raskere gjennom trakten.

5. Chat og deling

Bortsett fra lyd- og videokommunikasjon, er chat-funksjonen i ferd med å bli en annen nødvendighet i videomøteplattformer. Hovedformålet med å ha et chat-alternativ er å formidle informasjon privat til verten eller andre medlemmer uten å forstyrre flyten i møtet og å kommunisere før og etter møtet. Verten kan også bruke chat til å gjennomføre undersøkelser eller meningsmålinger eller til å be publikum svare uten at alle roper på en gang.

I likhet med en chatboks for å sende meldinger privat, er et annet nyttig tillegg til programvareverktøyet muligheten til å dele filer med alle eller velge medlemmer over plattformen. Nå kan deltakerne i et møte raskt sende over alle relevante data eller dokumenter uten å gå bort fra økten for å åpne e-postinnboksen.

6. Sikkerhet

Kontormøter er ofte konfidensielle, og derfor er møterommene designet for å holde samtalen privat. Når «møterommet» kun er en lenke på nett, er det utsatt for risiko for å bli hacket. En ekstern agent kan gå inn i møtet eller det virtuelle klasserommet og potensielt forårsake skade eller få tilgang til data som ikke er tilgjengelig utenfor.

Noen funksjoner i videomøteverktøy som kan øke det generelle sikkerhetsoppsettet er brukerautentisering, tillatelser og konfidensielle deltakerlister. Disse vil sikre at bare de berørte personene deltar i online økter og ikke noen som har linken.

I noen tilfeller kan det være nødvendig å ta opp møtene som en formalitet eller for fremtidig referanse. Hvis ubudne deltakere eller hackere tar opp videoen, blir innholdet offentlig. Så plattformen bør sørge for at bare verten (eller medvertene) har muligheten til å ta opp møtet, og bare de som deltok på det kan få tilgang til innholdet senere.

Krystallklar kommunikasjon på nett

Konkurransen mellom bedrifter om å tilby de beste kommunikasjons-, konferanse- og møteopplevelsene for forretningsfolk og studenter har blitt hard de siste månedene. Høy kvalitet, bekvemmelighet og alternativer for opptak og deling i videoengasjementplattformer har blitt tidens behov.

Så hvis du vil laste ned et nytt programvareverktøy eller legge til en utvidelse til Chrome, sammenligne de forskjellige alternativene du har i disse aspektene. Trenden med virtuell kommunikasjon kan sannsynligvis vare selv etter at COVID-pandemien har lagt seg, så du bør se etter den beste avtalen i dag.