10 måter å organisere dokumenter i Google Dokumenter

Å effektivt organisere dokumenter, spesielt lange, kan være utfordrende. Med de innebygde funksjonene i Google Dokumenter har du flere måter å komponere rapporter, artikler, essays, forslag, teamdokumenter og mer på på en effektiv måte.

Du må strukturere dokumentet slik at det er enkelt å vise informasjon og skanne for detaljer. Så la oss se på flere nøkkelfunksjoner for å organisere ditt neste Google-dokument.

Innholdsfortegnelse

MONTREAL, CANADA – 26. APRIL 2019: Google Docs-logo og app på en hjemmeside. Google er et amerikansk multinasjonalt teknologiselskap som spesialiserer seg på Internett-tjenester og -produkter.

1. Skann dokumentet med en sammendrag og disposisjon

En av de enkleste måtene å lage en oversikt over dokumentdetaljene dine på er med sammendrags- og disposisjonsfunksjonene. Disse hendige verktøyene sitter utenfor innholdet slik at de ikke distraherer og kan vises eller skjules med et klikk.

Disse organisasjonsfunksjonene lar deg oppsummere innholdet i dokumentet ditt og hoppe til delen du trenger med den automatisk genererte oversikten.

Vis og lukk sammendraget og disposisjonen

For å vise sammendraget og disposisjonen, gå til Vis- fanen og velg Vis disposisjon .

Du vil da se Vis dokumentomrissikonet øverst til venstre i dokumentområdet. Velg den for å utvide den.

Når du er ferdig med sammendraget og omrisset, bruker du Lukk dokumentomriss- pilen for å skjule det og viser ikonet Vis dokumentoversikt igjen.

Legg til en sammendrag og disposisjon

For å legge til et sammendrag, bruk plusstegnet for å åpne boksen og skriv inn teksten.

For å endre det senere, velg bare Rediger- ikonet (blyant).

For å bruke disposisjonen, legg til overskrifter i dokumentet (forklart nedenfor), og de vises automatisk i disposisjonen. Du kan deretter velge en overskrift for å hoppe til den delen av dokumentet.

Du kan fjerne en bestemt overskrift fra omrisset ved å velge X til høyre for den i omrisset.

2. Inkluder og tilpass en innholdsfortegnelse

Hvis du vil ha noe i innholdet som leserne dine kan bruke for å navigere i dokumentet ditt, kan du sette inn en innholdsfortegnelse i Google Dokumenter. Denne funksjonen var grunnleggende, men Google har forbedret den over tid for å gjøre den tilpassbar og attraktiv.

Sett inn en innholdsfortegnelse

For å lage en innholdsfortegnelse , strukturer dokumentdelen med overskrifter. Skriv inn tekst for en overskrift, velg den, og velg deretter et overskriftsnivå fra rullegardinmenyen Stiler på verktøylinjen. Disse overskriftene vises automatisk i tabellen for deg.

Når du er klar til å sette inn tabellen, plasserer du markøren i dokumentet der du vil ha den. Åpne deretter Sett inn- menyen, gå til innholdsfortegnelse og velg en stil fra ren tekst, prikkete og lenket.

Velg designet du vil bruke, og du vil se tabellen vises.

Tilpass en innholdsfortegnelse

Du kan justere hvordan innholdsfortegnelsen ser ut og fungerer i Google Dokumenter, som er en fin funksjon.

For å åpne redigeringsverktøyene, velg tabellen for å vise den lille verktøylinjen. Deretter bruker du de tre prikkene på verktøylinjen til å velge Flere alternativer .

Når sidefeltet åpnes, vil du se to seksjoner for formatering og overskriftsnivåer.

• Formatering : Velg en annen tabellstil, vis eller skjul sidetallene, og bruk eventuelt en tabulator som prikker, bindestreker eller linjer.
• Overskriftsnivåer : Velg overskriftene du vil vise i tabellen, og juster eventuelt innrykk.

Du bør se justeringene dine oppdateres i sanntid.

3. Arbeid effektivt med sammenleggbare overskrifter

Google la til en veldig nyttig funksjon i Dokumenter tidlig i 2023 som lar deg jobbe med lange dokumenter litt enklere . Du kan skjule og utvide overskriftene. Dette er flott for å fokusere på deler av dokumentet du bruker mens du skjuler de du ikke er.

Når dette skrives, fungerer de sammenleggbare overskriftene kun når du bruker sideløs-oppsettet. Det er uklart om funksjonen til slutt vil overføres til Pages-oppsettet.

For å bruke det sideløse oppsettet i et nytt eller eksisterende dokument, gå til Fil og velg Sideoppsett . Deretter velger du Sideløs øverst og OK nederst.

Du bør se piler til venstre for overskriftene i dokumentet. Bare bruk disse pilene eller høyreklikk for å skjule og utvide overskriftene.

4. Spor informasjon enkelt med byggeklosser

Byggeklosser i Google Dokumenter gir deg raske og praktiske måter å vise informasjon ved hjelp av tabeller, tekstoppføringer og rullegardinlister. Bare sett inn en av disse ferdigpakkede blokkene og skriv inn detaljene dine på ett sted.

Du kan for øyeblikket velge mellom fire forhåndslagde blokker, inkludert et produktveikart, anmeldelsesporing, prosjektressurser og lanseringsinnholdssporing. Du kan bruke byggeblokken som den er eller tilpasse den til dine behov.

For å sette inn en byggekloss, velg en plassering i dokumentet og gå til Sett inn > Byggeklosser . Velg typen du vil bruke fra hurtigmenyen.

Du vil se blokken komme inn i dokumentet ditt, klar til bruk. Hvis du vil endre overskriftene slik at de samsvarer med innholdet ditt, kan du redigere dem som enhver annen tekst.

5. Opprett og gjenbruk egendefinerte blokker

Hvis du har en støttet Google-konto på jobb eller skole , kan du konfigurere tilpassede byggeklosser i Dokumenter. Dette lar deg lage en blokk, lagre den og gjenbruke den. Blokkeringen lagres på Google Disk som en Google Docs-filtype, slik at du også kan bruke den i nye dokumenter underveis.

1. Gå til Sett inn > Byggeklosser og velg Egendefinert byggekloss i hurtigmenyen.

1. Når popup-meldingen vises i dokumentet, velger du Ny egendefinert byggeblokk .

1. Velg innholdet du vil bruke som egendefinert blokk og velg Lagre i den blå linjen øverst.

1. Skriv inn navnet på blokken din og eventuelt en beskrivelse. Velg deretter Opprett . Du vil motta en bekreftelse på at blokkeringen er lagret.

For å bruke den nye blokken, skriv inn @ (At) symbolet etterfulgt av blokkens navn og velg det fra listen som vises.

6. Skriv inn programmeringsbiter med kodeblokker

Hvis dokumentet ditt inneholder programmeringskode som Java, JavaScript eller Python, kan du dra nytte av koden Building Block. Dette lar deg strukturere koden pent i dokumentet .

Gå til Sett inn > Byggeklosser , flytt til Kodeblokk og velg språk i hurtigmenyen.

Når blokkeringen din vises, skriv inn kodebiten din. Hvis du vil endre programmeringsspråket, bruk nedtrekksboksen øverst til venstre. For å oppdatere fargene, bruk Oppdater- ikonet øverst til høyre.

7. Samarbeid om e-poster, kalenderinvitasjoner og møtenotater

Et annet kult verktøy for å organisere elementer i Google Dokumenter er en innebygd malblokk. Disse er spesielt nyttige hvis dere samarbeider om e-poster, kalenderinvitasjoner og møtenotater.

For e-poster kan du fylle ut mottakere, emne og melding. Deretter velger du Gmail- ikonet for å lage utkastet direkte i Gmail.

For kalenderinvitasjoner, skriv inn tittel, gjester, start- og sluttider, plassering og beskrivelse. Bruk kalenderikonet for å åpne hendelsen i Google Kalender.

For møtenotater, velg en hendelse fra rullegardinlisten, og du vil motta en blokk med tittel, dato og deltakere med punktmerker for notater og avmerkingsbokser for handlingselementer. Bruk e- postikonet for å lage et utkast med møtenotatene i Gmail.

MANGLER BILDE

For å bruke en av disse malene, gå til Sett inn > Byggeklosser og velg et alternativ fra hurtigmenyen.

8. Skriv inn detaljer ved hjelp av en rullegardinliste

Ved å bruke byggeklossene ovenfor for sporingsinformasjon kan du dra nytte av Google Docs' forhåndslagde rullegardinlister. Du kan imidlertid lage en egen rullegardinliste akkurat som i Google Regneark . Dette er nyttig for deg, dine lesere eller dine samarbeidspartnere for å skrive inn detaljene du trenger enkelt.

Plasser markøren der du vil ha listen, åpne Sett inn- menyen og velg rullegardinmenyen .

For å bruke en forhåndsdefinert rullegardinliste, velg en fra den nederste delen.

For å lage din egen, velg Ny rullegardin . Skriv deretter inn navnet og listen over alternativer. Du kan velge en farge ved siden av hvert listeelement, legge til flere elementer og omorganisere rekkefølgen ved å dra-og-slipp. Når du er ferdig, velg Lagre .

Du vil da se den nye rullegardinlisten din, som du kan bruke gjentatte ganger. Bare velg den fra Sett inn > rullegardinmenyen .

For å gjøre endringer senere, åpne rullegardinlisten og velg Legg til / Rediger alternativer .

9. Pop-in-informasjon med smarte brikker

For å vise kontakter, hendelser, filer, plasseringer og datoer tydelig, kan du sette inn smartbrikker i dokumentene dine . Disse smarte verktøyene forblir komprimerte, men utvides for å vise detaljene og lar deg utføre handlinger med et klikk.

Du kan sette inn en smartbrikke ved å skrive @-symbolet etterfulgt av elementets navn eller ved å gå til Sett inn > Smartbrikke og velge en fra hurtigmenyen.

Når du har satt inn brikken, hold markøren over den eller velg den for å se en forhåndsvisning. Hver brikke inneholder forskjellige detaljer og handlinger avhengig av brikketypen. For eksempel, med en File Smart Chip kan du forhåndsvise filen, kopiere en lenke til den eller åpne den.

Hvis du har en støttet Google Workspace-konto , har du tilgang til flere smartbrikker, inkludert stoppeklokke, tidtaker og gjenbrukbare variabler.

Dra nytte av disse smarte brikkene for å inkludere informasjonen du trenger mens du holder innholdet ditt kort og godt.

10. Sett inn ligninger enkelt

Et annet godt verktøy Google Docs tilbyr er for ligninger. Enten du er student eller professor, kan du slutte å søke etter de riktige symbolene og deretter formatere dem slik at de passer til dokumentet ditt. Bare bruk ligningseditoren.

For å åpne redigeringsprogrammet, gå til Vis > Vis ligningsverktøylinje . Du kan også velge Sett inn > Ligning . Du vil se redigeringsverktøylinjen vises øverst i dokumentet.

Bruk rullegardinboksene på verktøylinjen for å legge til symbolene dine. Du kan bruke greske bokstaver, matematiske operatorer, relasjonssymboler og piler.

Du vil da se ligningen vises i en fin og pen tekstboks i dokumentet.

Fra et sammendrag til en sporingstabell til en rullegardinliste til en detaljert brikke, kan du organisere Google-dokumentene dine på en rekke måter for å møte dine behov. Hvilken av disse funksjonene blir din raske favoritt?

For relaterte veiledninger om andre Google-apper, se hvordan du angir en utløpsdato på Google Disk-filene dine .