Slik setter du inn rullegardinlister i Google Sheets

Når mange brukere trenger å legge inn data i et delt Google-ark, kan det ofte skape forvirring. Dette er når nedtrekkslister kan være til stor hjelp.

Hvis du ikke vil at lagkamerater skal skrive tilfeldige oppføringer, skrive feil eller rote til en formel, kan du validere oppføringene deres ved å lage en rullegardinliste som de kan velge mellom.

Denne artikkelen viser deg alt du trenger å vite om å lage rullegardinlister i Google Regneark. La oss komme i gang!

Bruke datavalidering for å sette inn rullegardinlister

Når du har åpnet Google-arket du jobber med, er det enkelt å sette inn en rullegardinliste:

1. For å legge til en rullegardinliste til en celle, "Høyreklikk" på den. For å velge flere tilstøtende celler, gå til trinn 2.
   
2. For å legge til en rullegardinliste til flere tilstøtende celler (horisontalt eller vertikalt), venstreklikk en, bruk "Shift + pil" -tastene for å velge dem alle (eller venstreklikk og marker dem med musen), og høyreklikk deretter på en.
3. For å legge til en rullegardinliste til flere ikke-tilstøtende celler, hold "Ctrl" -tasten, velg cellene og høyreklikk en.
4. I høyreklikkmenyen velger du «Se flere cellehandlinger» og deretter «Datavalidering -> Kriterier».
   
5. Velg alternativet "Liste over elementer" for elementer du vil opprette eller "Liste fra et område" for å velge celler som elementer, avhengig av hva som passer for deg.
   
6. Hvis du velger «Liste over elementer», legg til oppføringene ved hjelp av kommaer uten mellomrom, for eksempel «Godkjent, Avvist, Avbrutt».
   
7. Hvis du velger «Liste fra et område», velg cellene du vil skal bli dine valgbare oppføringer.
   
8. Deretter legger du til et hakemerke for "Vis rullegardinliste i celle" for å aktivere en pil ned. Hvis du vil at brukere skal kunne skrive i stedet, fjerner du bare merket for alternativet.
   
9. For å la folk skrive data men se en advarsel, hvis noe ikke er på listen din, velg «Vis advarsel».
10. For å forhindre at folk skriver ugyldige elementer som ikke finnes i listen din, velg «Avvis inndata».
11. Klikk "Lagre".
    

Slik endrer du rullegardinlisten

Følg disse trinnene for å endre en rullegardinliste:

1. Klikk på cellen eller cellene du vil endre.
2. Klikk "Data -> Datavalidering."
3. Finn oppføringene på listen, rediger dem og klikk "Lagre".

Slik fjerner du en rullegardinliste

Hvis du trenger å starte på nytt, flytte rullegardinlisten eller fjerne den, gjør følgende:

1. Klikk på cellen eller cellene du vil endre.
2. Klikk "Data -> Datavalidering."
3. Velg "Fjern validering."

Hva er datavalidering?

Datavalidering er et alternativ i Google Sheets som hjelper deg med å organisere dataene dine ved å validere elementer. Du får tilgang til den ved å klikke på "Data" i hovedmenyen og velge "Datavalidering". Oftest brukes den til å lage rullegardinlister i forskjellige celler som validerer brukerens oppføring for å matche forhåndsvalgte alternativer. Den lar deg også endre innholdet og utformingen av en gitt liste.

En av måtene å validere data på er å bruke kriterier som lar brukere legge inn en forhåndsdefinert type data, for eksempel tall, datoer eller lister over elementer.

Slik bruker du datavalidering for rullegardinlister

1. I «Datavalidering»-menyen klikker du på «Kriterier».
2. Merk av for den eller de riktige typene elementer du vil at lagkameratene dine skal legge inn.
3. Hvis du ønsker det, kan du legge til eksakte elementer, som tall, formler, datoer eller ord i inntastingsboksen.
4. Klikk "Lagre" når du er ferdig .

Arbeid med rullegardinlister

Neste gang du, eller noen andre, klikker på den rullegardincellen, vil det være listen over elementer du har lagt til i stedet for muligheten til å skrive noe. Hvis du har merket av for «Vis hjelpetekst for validering», vises teksten du skrev inn hver gang noen klikker på en av de validerte cellene.

Hvis du har valgt "Vis advarsel", vil inntasting av ugyldige data utløse et rødt merke i øvre høyre hjørne av cellen og inkludere en advarsel når du holder markøren over.

Hvis du har valgt alternativet "Avvis inndata", vil folk også få en popup-advarsel og vil ikke kunne lagre de ugyldige elementene.

Bruke farger til å sortere data i en rullegardinliste

Hvis du vil gjøre det enklere å navigere gjennom arket ditt og legge til noen farger i en rullegardinliste, kan du bruke "Betinget formatering."

1. Velg cellene som inneholder rullegardinlisten du vil ha i en bestemt farge.
2. Høyreklikk og velg «Betinget formatering», velg deretter «Enkeltfarge» eller «Fargeskala».
3. Velg en farge eller skala i "Formateringsstil"-delen.
4. Klikk "Ferdig" (eller "Legg til en ny regel." )

Hva annet kan du gjøre med datavalidering?

I tillegg til å legge til rullegardinlister til arkene dine, kan du bruke datavalidering til andre formål, inkludert:

1. Sporing av fremtidige oppgaver. I datavalidering velger du alternativet "datoer", setter betinget formatering som forklart ovenfor, og setter det opp slik at alle elementer som inkluderer en bestemt dato blir nedtonet automatisk.
2. Sette verdier til avmerkingsbokser. Når du legger til avmerkingsbokser i en rullegardinliste, kan du tilordne dem verdier som «ja» eller «nei».
   1. Velg Datavalidering i Data-menyen.
   2. Velg «Avmerkingsboks» under Kriterier.
   3. Velg «Bruk egendefinerte celleverdier» og skriv «ja», «nei» eller hva du måtte ønske.
3. Hindre andre fra å rote med skriptene eller formlene dine. Bruk alternativet "Avvis inndata" for å låse alle celler du vil beholde intakte.

Gjør en forskjell med rullegardinlister

Med muligheten til å sette inn rullegardinlister, validere data og mye mer, er Google Sheets et flott gratis alternativ til Microsoft Excel. Datavalidering hjelper deg med å begrense verdiene i en celle til et område eller en liste over elementer du kan definere, endre eller slette basert på dine behov. Mens lagkameratene dine kan sette inn dataene sine og bidra til prosjektet ditt, kan du hindre dem i å lage et rot i et delt ark.