Microsoft Teams Desktop Tips og triks for bedre kommunikasjon

I motsetning til Skype, er ikke Microsoft Teams et enkelt verktøy. Du kan vurdere Teams som en kombinasjon av Slack og Skype. Det er et overordnet kommunikasjons- og videokonferanseverktøy som kan tilpasses i henhold til bedriftens behov. Den er enorm og har mange funksjoner skjult under overflaten. Så med det sagt, her er noen Microsoft Teams tips og triks for bedre kommunikasjon.

Microsoft Teams tips og triks

1. Bakgrunnsuskarphet og virtuell bakgrunn

I likhet med Skype tilbyr Microsoft Teams også et alternativ for bakgrunnsuskarphet. Dette alternativet er veldig nyttig, spesielt når vi alle jobber hjemmefra. Imidlertid, i motsetning til Skype, kan du ikke permanent aktivere "Blur my Background" per nå. Du må gjøre det separat for hver videosamtale. Slik aktiverer du bakgrunnsuskarphet.

Mens du er i videosamtalen, klikk på de tre knappene helt til høyre på den flytende linjen. Fra den utvidede menyen klikker du på " Bakgrunnseffekter ". På bakgrunnseffektsiden vil du se en haug med effekter. Det aller første alternativet er Blur my Background . Klikk på den, og den vil starte videostrømmen på nytt, og du bør ha en uskarp bakgrunn.

Bortsett fra alternativet Blur my Background, tilbyr Teams også virtuell bakgrunn. Selvfølgelig, når du velger dem, erstatter det den opprinnelige bakgrunnen din. Men per nå lar Microsoft deg bare bakgrunnsmalene som er gitt i Teams-appen. For å vite mer om det, ta en titt på vår dedikerte artikkel om teamenes virtuelle bakgrunn og uskarphet modus .

2. Hurtigtaster

Tastatursnarveier er det mest praktiske enten du arbeider med Outlook eller Teams. I Microsoft Teams kan du trykke "Ctrl+." når som helst for å se hurtigtastene. De viktigste av disse er imidlertid som følger.

• Ctrl+E (⌘+E på Mac ): Gå til søkefeltet
• Ctrl+pluss (⌘+pluss på Mac ): Zoom inn
• Ctrl+minus (⌘+minus på Mac ): Zoom ut
• Esc: Lukk popup-vinduer
• Ctrl+G (⌘+G på Mac ): Gå til hvilket som helst lag/kanal

3. Slash-kommandoer

I likhet med Slack har Microsoft Teams også skråstrekkommandoer . Men disse skråstrek-kommandoene fungerer ikke overalt. Det fungerer bare på den øverste søkelinjen. For raskt å gå til søkefeltet, trykk Ctrl+E (⌘+E på Mac ).

En skråstrek-kommando som jeg bruker mye er "/dnd". Som navnet antyder, slår den på Ikke forstyrr-modus, og du vil bare motta hastemeldinger fra dine prioriterte kontakter. På samme måte kan du også kjøre "/tilgjengelig" for å endre statusen din til Tilgjengelig. En annen nyttig skråstrek-kommando er "/goto". Det hjelper deg raskt å hoppe til en kanal eller et team.

Before enabling DND mode, make sure you set your Priority contacts under the Privacy tab in the Settings menu.

Her er en haug med nyttige Slash-kommandoer.

• /goto – Hopp til et lag eller en kanal
• /call – Ring noen
• /omtaler – Se alle chattene og aktivitetene der du er nevnt
• /ulest – Se all din uleste aktivitet
• /saved – Se dine lagrede meldinger

4. Omtaler

Nå, når du søker etter nyttig informasjon i en kanal, er det bedre å lese ting som er rettet mot deg. I utgangspunktet meldinger som du har nevnt. For å komme til dem, skriv "/mentions" på søkefeltet. Alternativt kan du gå over til Aktivitet-fanen og trykke på Filter-ikonet ved siden av Feed-alternativet. Klikk deretter på de 3 prikkene og velg "@Mentions".

5. Varsler

Som standard vil Microsoft Teams sende deg et varsel for hver drittsekk. For eksempel sender ikke Slack deg varsler for kanalmeldinger med mindre du er nevnt i dem. Men Microsoft Teams sender et bannervarsel samt en e-post for det samme. Slik slår du av:

• Klikk på profilikonet øverst til høyre og klikk på Innstillinger
• På popup-menyen for innstillinger, naviger til fanen Varsler

På varslingssiden vil du se handlingene som kan utføres for hver type varsling. I utgangspunktet er det 3 typer handlinger for et varsel: Banner og e-post, Banner og Vis kun i feed. Selv om de to første er selvforklarende, antyder å velge den tredje at disse varslene bare vises i aktivitetsfanen.

For eksempel vil Microsoft Teams som standard sende deg en e-post samt et bannervarsel når du blir nevnt i et team eller en kanal. Selv om jeg ikke har et problem med bannervarslingen, liker jeg ikke å motta e-poster for alle disse omtalene. Derfor har jeg kun slått dem til "Banner".

6. Bots og apper

Microsoft Teams lar deg ha ubegrensede apper og bots i teamet ditt. I tilfelle du ikke vet det, gir boter og apper enten ekstra funksjonalitet til Microsoft Teams eller hjelper deg med å integrere med andre plattformer. Noen av de nyttige appene du kan bruke er som følger.

• Polly – hold avstemninger i møter
• RememberThis – angi påminnelser for chattråder i Teams
• Mio – Chat med Slack- og WebEx-kontakter
• Zoom – hold gruppekonferanser

Vi har en dedikert artikkel om beste Microsoft Teams-apper som berører installasjonen og funksjonene til disse appene i dybden. Du kan gå gjennom det for mer klarhet.

7. Bytt tavle

Mens vi er inne på temaet tredjepartsapper, her er en annen viktig – Freehand. Nå er tavlen i Microsoft Teams grunnleggende og begrenset til bare blekk. Hvis du bruker tavlen mye for Sprint-programmeringsmodeller, wireframe-design, prototyping, video storyboarding, etc, bør du prøve Freehand by Invision whiteboard. Sammenlignet med MS Whiteboard gir den flere former som rektangel, linjer og sirkler.

Frihånd kan også brukes under en videokonferanse i stedet for teamets tavle. I tillegg kan du til og med presentere Freehand-tavlen uten å holde en videosamtale. Vi bruker den ofte til å storyboarde YouTube-videointroene våre.

Integrer  Freehand av InVision

8. Oppslukende leser

Den populære Edge-nettleserens Immersive Reader er også integrert i Microsoft Teams. Den oppslukende leseren ville ikke vært mye nyttig, men høytlesningsmodusen du får med den er fordelaktig. For å komme til den oppslukende lesermodusen, klikk på de 3 prikkene over en melding og klikk på Oppslukende leser.

Når du kommer i oppslukende lesermodus, vil du se en "Spill"-knapp nederst. Så snart du treffer den, vil den resitere hele meldingen for deg. Jeg bruker den ofte til å lese opp artikler og skript som sendes til meg på Teams.

Avslutningsord

Mange andre funksjoner som kanal- og team-e-post-IDer, Cloud Meeting-opptak, Skype-interkommunikasjon fungerer bare hvis du har en Microsoft 365-konto. For flere problemer eller spørsmål angående Microsoft Teams, gi meg beskjed i kommentarene nedenfor

Les også: Slakk vs. lag: Hvilket kommunikasjons- og samarbeidsverktøy du skal bruke