Hvordan sette opp et møte i Microsoft Teams

Enhetskoblinger

• Chromebook
• Mac
• Windows
• Mangler enheten?

Siden den nylige økningen i eksternt arbeid, har Microsoft Teams blitt en go-to for mange organisasjoner. En av de viktigste fordelene du vil ha glede av i Teams er å sette opp møter.

Hvis du ikke vet hvordan du setter opp et møte i Microsoft Teams, ikke bekymre deg. Heldigvis er det ikke en komplisert prosess og vil få deg til å samarbeide med teammedlemmer på kort tid. Når du er klar til å sette opp et møte i Teams, vil denne artikkelen lede deg gjennom trinnene.

Slik planlegger du et fremtidig møte i team fra en datamaskin

For å planlegge et møte for fremtiden, trenger du den betalte versjonen av Microsoft Teams. Å sette opp et kommende møte er fordelaktig slik at alle involverte kan forberede seg. Du kan også sjekke alles kalender for å synkronisere tidsplaner og være sikker på at deltakerne er tilgjengelige på møtetidspunktet.

Det er tre måter å planlegge et møte på et skrivebord: fra chat, gjennom kalenderens "Nytt møte"-knapp, eller ved å velge et kalenderområde.

Planlegge et møte på et skrivebord fra chat

Hvis du vil planlegge et møte blant chat-gruppemedlemmer, kan du gjøre det direkte fra chat-strengen.

1. Under den nye meldingsboksen velger du alternativet for å sette opp et møte med chattegruppens medlemmer.
   
2. Fyll inn møtedetaljene og bekreft.
   

Merk at det vil starte et helt nytt møte og ikke beholde informasjonen i den nåværende chatten. Hvis du vil at møteinformasjonen skal fylles ut i gruppen, bør du vurdere å se på Microsoft Teams-kanaler.

I motsetning til hvordan det kan høres ut, kan du bare planlegge et møte fra en vanlig chat, ikke en møtechat.

Et Teams-møte kan inneholde 1000 inviterte som har tillatelse til å samhandle og chatte i møtet. Men når møtet når 1000 deltakere, vil alle andre som blir med være i visningsbeskyttet modus, opptil 10 000 seere.

Planlegge et møte på et skrivebord med "Nytt møte"-knappen

Det andre alternativet for å sette opp et møte er gjennom "Nytt møte"-knappen i kalenderen. Microsoft Teams har en funksjon som synkroniserer kalendere på tvers av flere ansatte. Når du planlegger et møte med kalenderen, kan du se tilgjengeligheten til andre i organisasjonen din. Du kan også velge hvilke medlemmer som er obligatoriske og hvilke som er valgfrie.

1. Åpne kalenderen i Microsoft Teams og klikk "Nytt møte."
   
2. Legg til inviterte fra organisasjonen din eller eksternt med den angitte koblingen.
   
3. Velg det fysiske stedet for møtet eller angi at det vil være online.
   
4. Du kan legge til en valgfri agenda.
   
5. Fullfør med de ekstra alternativene og velg "Ferdig".
   

Planlegge et møte på et skrivebord gjennom et kalenderområde

Det siste alternativet for å sette opp et møte er å velge et område i kalenderen. Dette åpner en popup-boks for å fylle ut møtedetaljene.

1. Velg et tidsintervall for kalenderen.
   
2. Bekreft dato og klokkeslett i popup-boksen. Du kan redigere dem hvis du vil velge et annet område.
   
3. Klikk "Lagre" for å sende møteinnkallingen til alle.
   

Slik planlegger du et fremtidig teammøte fra en mobil enhet

Det er for øyeblikket én måte å planlegge et fremtidig Teams-møte på en mobilenhet. Som med stasjonære datamaskiner, er dette kun tilgjengelig gjennom det betalte alternativet til Teams.

1. Inne på kalendersiden på appen trykker du på «Planlegg et møte». Ikonet ser ut som en liten kalender med et plusstegn på.
   
2. Skriv inn møtetittelen i skjemaet som dukker opp. Her kan du legge til deltakere og angi dato og klokkeslett.
   
3. Legg til eventuelle ekstra alternativer og detaljer, som en gjentakende møteplan eller en beskrivelse av hva du ønsker å oppnå i møtet.
   
4. Trykk på "Ferdig" når alt ser i orden.
   

Hvordan starte et umiddelbart møte

Du kan fortsatt sette opp et møte hvis du ikke har tilgang til den betalte versjonen av Microsoft Teams. Begrensningen for gratisversjonen av Teams er at du ikke kan planlegge et møte for fremtiden. Du kan bare sette opp et møte for å starte umiddelbart. Følg trinnene nedenfor for å gjøre det.

Planlegge et umiddelbar møte på en datamaskin:

Følg trinnene nedenfor for å sette opp et øyeblikkelig møte fra et skrivebord.

1. Naviger til kalenderen og klikk på "Møt nå"-knappen.
   
2. Gi økten et navn og sett lyd- og videoalternativene på eller av.
   
3. Klikk på "Bli med nå" for å starte møtet.
   
4. Når møtet starter, kan du invitere folk til å bli med deg.
   

Planlegge et øyeblikkelig møte på en mobil enhet:

"Møt nå" er ennå ikke tilgjengelig for mobile enheter, så det er litt annerledes å starte et møte enn din Apple- eller Android-enhet.

1. Åpne hjemmesiden og velg "Møt".
   
2. Trykk på "Møt nå."
   
3. Velg "Start et møte."
   

Hvordan invitere noen utenfor organisasjonen min

Mens ekstrafunksjonene til Teams er fordelaktige i en organisasjon, er det mulig å invitere noen utenfor organisasjonen, selv om de ikke har Microsoft Teams.

• I møteoppsettets «Legg til deltakere»-området kan du angi en fullstendig e-postadresse for alle utenfor organisasjonen.
• Når du har fullført et møteoppsett, vil en tilknyttet hyperkobling bli gitt for det møtet. Du kan sende en e-post eller tekste denne lenken til hvem som helst for å la dem delta.

Du kan bruke begge metodene for å invitere noen som ikke har Microsoft Teams. De vil få muligheten til å bruke en uadministrert "gjeste"-konto for møtet. Merk at i Teams kan administratoren angi tillatelser for "gjeste" møtedeltakere for å begrense deres evne til å samhandle med møtet.

Kanaler

Teams inkluderer "kanaler", som lar møtedeltakere samarbeide om tilknyttede arbeidsoppgaver som et team. Når du setter opp et møte, er det mulig å legge det til i en kanal hvis du vil at en sammenhengende plass for arbeid skal flyte til en gruppe fra et møte. Når du har en kanal, kan du legge til en kalender, slik at fremtidige møter kan planlegges innenfra.

Bruke møter i Microsoft Teams

Teams er et kraftig verktøy og hjelper til med å få organisasjonsmøter til å fungere problemfritt. Med kalender- og tilgjengelighetsfunksjonene trenger du aldri å lure på hvilken møtetid som fungerer for teammedlemmer igjen. Med så mange alternativer kan du sette opp møter fra hvilken som helst enhet som involverer en gruppe mennesker. Enten du setter opp et raskt møte i siste liten eller planlegger et komplekst arrangement med travle personer, kan Teams sikre at du lykkes med å bringe mennesker sammen.

Har du satt opp teammøter med Microsoft Teams? Fortell oss om det i kommentarene nedenfor.