Hvordan forbedre innføringsprosessen for ansatte: Den ultimate guiden

Ansatte er mest engasjerte og produktive i løpet av de første 6 månedene på det nye arbeidsstedet. Så dette er den beste tiden for å integrere dem i bedriftens kultur og arbeidsmoral. All opplæring, engasjement og relasjonsbygging som gjøres i løpet av denne tiden, vil sannsynligvis føre dem gjennom jobben hos deg.

Dessverre savner mange ansatte muligheten til å absorbere nye ansatte ved å ha en dårlig ombordstigningsprosess. Etter å ha brukt mye tid og penger på ansettelsesprosessen, kan arbeidsgivere miste den rette kandidaten ved å ha dårlig medarbeidere ombord. 40 % av arbeidstakere som sier opp gjør dette innen de første 6 månedene av ansettelse.

På den annen side beholder 91 % av bedriftene med et engasjerende onboarding-program alle førsteårsansatte. Så, å ha et effektivt onboarding-program er nøkkelen til å beholde ansatte.

Mange selskaper som har et onboarding-program for ansatte fokuserer på å fullføre papirarbeid og gjennomgå regler og forskrifter. Selv om det er nødvendig å krysse av i de juridiske boksene, bør onboarding også være en tid for ansatte til å få verktøyene de trenger for å trives i jobben sin.

Harvard Business Review fant at hovedårsakene til høy medarbeideromsetning det første året er mangel på solide arbeidsforhold og vanskeligheter med å integrere seg i bedriftskulturen.

Innhold

• 1 Hvordan forbedre innføringsprosessen for ansatte
  • 1.1 1. Få det grunnleggende ut av veien
  • 1.2 2. Kom godt i gang
  • 1.3 3. Skap muligheter for nye ansatte til å bygge forbindelser
  • 1.4 4. Sett opp en onboarding-kalender
  • 1.5 5. Lag strukturerte interaksjoner mellom de nye ansatte og deres ledere
  • 1.6 6. Hold ressursene dine tilgjengelige
  • 1.7 7. Få tilbakemelding
  • 1.8 8. Lær hvordan du kan forbedre innføringsprosessen for ansatte

Hvordan forbedre innføringsprosessen for ansatte

Les videre for den komplette veiledningen om hvordan du kan forbedre innføringsprosessen for ansatte.

1. Få det grunnleggende ut av veien

Nye ansatte må fylle ut forskriftsmessige papirer som bankinformasjon, forsikringsdetaljer, pensjonsoppmelding osv. Det er best å få alt papirarbeidet gjort så raskt og sømløst som mulig. Programvare som denne https://Workbright.com/employee-onboarding-software/ gjør det enkelt for ansatte å eksternt fylle ut nødvendig papirarbeid.

Dette betyr at nyansatte kan bruke perioden mellom signering av tilbudsbrev og startdato til å fullføre nødvendig papirarbeid. Riktig onboarding-programvare vil gi riktige instruksjoner og veiledning om hvordan du sender inn informasjon slik at feil reduseres.

Når den ansatte melder seg på jobb, er all dokumentasjon og etterlevelsestrening fullført. Så du kan nå fokusere på de vanskeligere elementene ved onboarding, for eksempel å integrere dem i ditt nye team.

Noen selskaper kjøper programvare som lar dem utføre andre aspekter av onboarding før ansettelse. Når den ansatte signerer tilbudsbrevet, taushetserklæringen og arbeidskontraktene, er det ingen grunn til at du ikke kan dele grunnleggende bedriftsinformasjon med dem.

Hvis du har et ansatt intranett eller nettsted, gi dem tilgang før deres offisielle startdato. De kan lære dine stående driftsprosedyrer, selskapets historie og verdier, teknologisystemer osv. Dette vil bidra til å redusere stress eller angst de måtte ha på første dag.

2. Få en god start

Du får aldri en ny sjanse til å gjøre et godt førsteinntrykk. Imponer de nye ansatte ved å gi dem en morsom og minneverdig "første dag". Sørg for at alle i teamet vet at den nye medarbeideren starter ved å sende ut en e-post for hele selskapet.

E-posten bør nevne navnet deres, hvilken stilling og team de vil være i, og deres tidligere erfaring. Du kan også legge til annen morsom personlig informasjon den nye medarbeideren ønsker å dele. For å redusere all angst den nyansatte kan ha, be noen fra teamet ditt ringe den nye medarbeideren dagen før startdatoen.

Under samtalen kan du gi den nyansatte informasjon om hva de kan forvente den første dagen. Du kan også svare på spørsmål de måtte ha angående onboarding-prosessen. Sørg for at den ansattes arbeidsstasjon er ren og ferdig oppsatt.

Alt utstyr som krever innlogging og passord bør også være forberedt og klart. I tilfelle den ansatte skal ha på seg uniform eller PPE, få størrelsene deres på forhånd slik at disse også kan være klare for dem den første dagen. Company swag går langt for å lyse opp en ansatts første dag, så hvis budsjettet ditt tillater det å gi dem en velkomstpose.

Planlegg et bredt spekter av aktiviteter for den første dagen. Du kan for eksempel ha en bedriftsomvisning for å vise den ansatte arbeidsmiljøet ditt. De vil raskt trenge å vite hvor nødutgangene, toalettene, salgsautomatene og pauserommene er.

Du kan også ha litt orienteringstrening på deres første dag. En nyansatt lunsj er en fin måte å introdusere de ansatte for team- eller bedriftsledelsen deres. Uansett hva du gjør, ikke overbelast den ansatte med papirarbeid eller en byrde av informasjon. Hold alt lett og lever all informasjon i små, fordøyelige mengder.

En annen god idé for å få den nyansatte til å føle seg velkommen den første dagen er å ha et velkomstteam. Noen bedrifter har en gruppe ansatte som har som oppgave å ønske nye ansatte velkommen og hjelpe dem med raskt å integrere seg i bedriften. Dette teamet er ansvarlig for å forberede den nye ansattes arbeidsområde og til og med legge til detaljer som blomster, gaver, kaffe, etc.

3. Skap muligheter for nye ansatte til å bygge forbindelser

Nye medarbeidere må bygge de rette relasjonene og forbindelsene hvis de skal lykkes i sine nye roller. Innføringsprosessen for ansatte bør skape muligheter for nye ansatte til å koble seg til de riktige menneskene for å bygge karrierer. I løpet av den første uken skal den nye medarbeideren ha en nyansatt lunsj med sitt nye team.

Dette vil tillate dem å møte og kjenne sine kolleger i en avslappet setting. Du kan også planlegge en teambuilding-aktivitet for den nyansattes team, avdeling eller til og med hele selskapet. Dette vil gi nye ansatte en sjanse til å bygge forbindelser med etablerte ansatte og lære hvordan de jobber.

Teambuilding-arrangementer er en fin måte for nye ansatte å bli integrert i sitt nye selskap. Alle får jobbe sammen for å løse utfordringer, så alle ansatte lærer mye om hvordan man jobber best sammen. Ansettelseslederen kan også bruke medarbeideronboarding for å gjøre strategiske introduksjoner mellom nye ansatte og potensielle mentorer eller venner.

Ansettelseslederen bør kjenne den nyansattes karrieremål, og de kjenner allerede andre personer i organisasjonen. Så det ville være lettere for dem å koble den nyansatte sammen med passende personer. Disse personene kan hjelpe dem med å lykkes og trives på sitt nye arbeidssted.

Hvis du starter flere nye ansatte på en gang, kan du opprette en "nyansatte"-gruppe for dem. De fleste selskaper har samarbeidsprogramvare som Microsoft-team, Slack eller til og med WhatsApp, hvor de nyansatte kan chatte i en uformell gruppesetting og dele eventuelle utfordringer. Kollegene deres kan deretter ta del og gi råd om hvordan de overvinner lignende utfordringer. Det kan også være et forum for å dele muligheter, gevinster og onboarding-opplevelser.

Om mulig bør bedriften ha en coach som kan hjelpe nyansatte med å lykkes i sin nye jobb. Treneren vil hjelpe de ansatte til å identifisere en visjon, mål og strategier i tråd med selskapets visjon og strategi. Månedlige møter med treneren vil hjelpe den ansatte å identifisere gevinster og bygge selvtillit til å lykkes i sin nye rolle.

Når den ansatte møter utfordringer, kan treneren hjelpe dem med å identifisere måter å håndtere problemer på.

4. Sett opp en onboarding-kalender

Introduksjonen av en ny ansatt bør ideelt sett ta et helt år. Den første måneden ville ha det meste av aktiviteter og trening. Du bør ha in-person (eller in-video) orienteringsøkter, opplæring i selskapets retningslinjer og prosedyrer, introduksjoner til toppledelsen, etc.

Etter den første måneden, planlegg innsjekkingsøkter, teambygging, trening og andre aktiviteter resten av året. For å sikre at du ikke går glipp av noe, er det best å ha en onboarding-kalender med påminnelser for hver aktivitet. Planlegg regelmessig kommunikasjon, for eksempel et en-til-en-møte eller en samtale med noen fra HR-teamet for å finne ut hvordan den ansatte har det.

Under samtalene kan du få tilbakemelding på eventuelle utfordringer som den ansatte står overfor slik at disse kan jevnes ut. Hyppig kommunikasjon med den nyansatte vil også gi deg innsikt i områder av ombordstigningsprosessen som trenger forbedring.

5. Lag strukturerte interaksjoner mellom de nye ansatte og deres ledere

En ansatts direkte leder eller veileder har mest innflytelse på deres engasjementnivåer. Sørg for at en ny ansatt slår seg helt inn i det nye selskapet ved å oppmuntre deres direkte linjeledere til å samhandle med dem. I løpet av de første dagene bør lederen møte medarbeideren og fortelle dem hva de forventer.

Avdelingsmål, prestasjonsstandarder og KPI-er kan legges ut slik at den ansatte vet hvordan deres ytelse vil bli målt. Lederen kan tilby støtte gjennom opplæring på jobb eller ved å stille med ressurser den ansatte måtte trenge for å lykkes. Obstruktive og utilnærmelige ledere og veiledere kan i stor grad hemme en nyansatts suksess.

For å sikre at ledere sjekker inn med nyansatte regelmessig, planlegg en-til-en møter mellom dem og de nyansatte. Følge opp for å sikre at møtene fant sted og eventuelle handlingspunkter stengte. Oppmuntre lederen til å gjenkjenne eventuelle nyansatte som gjør en god jobb.

Anerkjennelse er en flott strategi for å øke medarbeidernes engasjement. Oppmuntre også ledere til å interessere seg for medarbeiderutvikling og karrierevekst. Du vil oppdage at ledere som viser omsorgsfull interesse for deres ansattes vekst vil rapportere høyere oppbevaringsnivåer.

6. Hold ressursene dine tilgjengelige

Sørg for at den nyansatte alltid støttes ved å holde ressursene dine tilgjengelige. Alt opplæringsmateriell for ombordstigning skal lastes inn på ditt ansattes intranett. Dette vil tillate ansatte å få tilgang til det når de ønsker å slå opp noe.

Internett har også gjort det mulig å ha kurs på nett slik at ansatte kan gå gjennom opplæring i sitt eget tempo. Du bør også gi de nye ansatte en "kompis" som de kan konsultere når de har et spørsmål eller problem.

Buddies er nåværende ansatte som jobber i samme avdeling og kan gi veiledning om alle aspekter av jobben. De kan også gi råd om spørsmål som hvor man kan kjøpe lunsj, hvilken buss man skal ta til jobb osv.

7. Få tilbakemelding

En av de beste måtene å forbedre onboarding-programmet på er å få tilbakemeldinger fra ansatte som har gått gjennom prosessen. Lag undersøkelser for å sjekke inn med ansatte 1 måned, 3 måneder og 1 år etter ansettelse. Spør de ansatte hva de ønsker å se mer av og mindre av.

Du kan også gjennomføre en quiz for å sjekke hvor godt de har integrert bedriftens kultur og verdier. Du bør også be ledere og veiledere om å ta del i ombordstignings- og opplæringsprosessen. De jobber med de nyansatte, slik at de kan ha unik innsikt i hva de skal inkludere i ombordstigningen for nye ansatte.

En annen viktig måte å få tilbakemelding på er å spørre ansatte om hvorfor de forlot sin forrige jobb. Denne innsikten kan hjelpe deg med å unngå feilene deres tidligere selskap gjorde. Du kan også undersøke hvordan andre selskaper utfører ansattes onboarding og sammenligne deg med dem. Å lese artikler og forskning om onboarding kan også gi deg gode ideer om hvordan du kan forbedre programmet ditt.

8. Lær hvordan du kan forbedre innføringsprosessen for ansatte

Mange nyansatte opplever stress, angst og frustrasjon i løpet av de første månedene i en ny jobb. Nyansatte kan ha mange års tidligere arbeidserfaring. Men de forstår ennå ikke virksomheten din, har ingen arbeidsforhold og er usikre på hva de bør gjøre.

Det er ikke rart at uten riktig veiledning og støtte, slutter mange ansatte nye jobber innen 6 måneder etter at de har signert en kontrakt. Arbeidsgivere kan øke ansattes engasjement og oppbevaringsnivåer ved å ha et godt strukturert ombordstigningsprogram for ansatte.

HR-team kan akselerere læring og integrering av nye ansatte gjennom teambuilding-arrangementer, målrettet opplæring på jobben, onboarding-programvare og strategiske introduksjoner til de rette mentorene.

Bruk noen av disse fremgangsmåtene for din bedrift for å forbedre de ansattes opplevelse. For mer informasjon om ansattes onboarding og den beste onboarding-programvaren, les resten av bloggen vår.