Bruke Google Drive-kryptering – en veiledning

Data er big business, både for selskapene som genererer dem og hackere som ønsker å få tilgang til dem for løsepengeprogramvare eller for å bare selge dem til høystbydende. Faktisk blir problemet med bedriftshacking bare verre. I 2022 opplevde 1 802 selskaper datainnbrudd, som berørte over 422 millioner mennesker i USA alene.

Disse statistikkene kan få deg til å lure på hvor sterk krypteringen er på bedriftens Google Disk-konto. Tross alt er kryptering skjoldet som avleder uhyggelige forsøk på å få tilgang til dataene dine, så det må være sterkt. Denne artikkelen forklarer hvordan Google Drive-kryptering fungerer og hva du kan gjøre for å styrke den.

Google Disks standardkryptering

Google krypterer automatisk hver fil du laster opp til Google Disk. Den krypterer også alle filer du oppretter i Google Drive-pakken, for eksempel de som er laget med Google Regneark, Dokumenter eller Slides.

Selskapet bruker AES256 bit kryptering til dette formålet, som står for "Advanced Encryption Standard (AES) 256." Den deler all informasjon som sendes gjennom den i blokker, som den krypterer ved hjelp av et chiffer, slik at teksten er uleselig for alle som ikke har nøkkelen til informasjonen, dvs. personer som ikke har tilgang til dokumentet ditt.

Google implementerer denne krypteringen «under transport», noe som betyr at den brukes umiddelbart når du laster opp eller oppretter en fil i Google Disk.

Slik bruker du klientsidekryptering på Google Disk

For mange er bruken av AES256-bits kryptering nok. Det er en krypteringsstandard av militær kvalitet som noen hevder er ugjennomtrengelig, i det minste fra hackere som bruker brute-force-metoder. Men det eliminerer ikke muligheten for at noen kan få tilgang til nøkkelen som trengs for å dekryptere Google Disk-filene dine, for eksempel en misfornøyd ansatt som fortsatt kjenner passordet. Noe som betyr at du kanskje vil ha et nytt lag med kryptering.

Google Disk gir dette med kryptering på klientsiden.

Med kryptering på klientsiden krypterer du Google Disk-filer på lokalt nivå, og supplerer dermed beskyttelsen av tjenestens standard AES256-bits kryptering. Ved å slå på klientsidekryptering på administrativt nivå, gir du brukerne muligheten til å bestemme om de skal kryptere filene deres lokalt.

Du må ha en Google-konto med "superadministrator"-privilegier for å aktivere kryptering på klientsiden. Forutsatt at du gjør det, følg disse trinnene:

1. Logg på Google Administrasjonskonsoll .
2. Finn "Meny" (angitt med tre horisontale linjer), og velg "Sikkerhet".
   
3. Klikk på "Tilgang og datakontroll" etterfulgt av "Klientsidekryptering."
   
4. Rull til "Apper" og slå på kryptering for de nødvendige Google Disk-appene.

Hvis du allerede har konfigurert kryptering på klientsiden, spesifikt på den overordnede organisasjonsenheten, kan Google Administrasjonskonsoll spørre deg om du ønsker å overstyre disse innstillingene for gruppen du jobber med. Velg "Overstyr" for å gjøre det, og velg enten "Arv" for å få gruppen til å arve innstillingene du har i foreldregruppen din, eller "Lagre" for å overstyre innstillingene for foreldregruppen med de nye innstillingene.

Merk – Det kan ta opptil 24 timer før endringene dine trer i kraft. Når kryptering på klientsiden er aktivert, kan brukerne lage, kopiere, laste opp og justere krypterte dokumenter via Google Disk.

Lage krypterte filer i Google Disk

Med kryptering på klientsiden aktivert på administratornivå, kan organisasjonens brukere kryptere filer mens de oppretter dem ved hjelp av to metoder.

Krypter på Google Disk-nivå

Følg disse trinnene for å kryptere filer via Google Disk:

1. Logg på Google Disk- kontoen din.
   
2. Klikk "Ny +" øverst til venstre på skjermen.
   
3. Flytt markøren over pilen ved siden av Google Docs-, Slides- eller Sheets-filen du ønsker å kryptere.
   
4. Velg "Blankt kryptert dokument/presentasjon/regneark."
   
5. Opprett i vinduet "Nytt kryptert dokument".
   

Krypter på Google Docs-, Slides- eller Sheets-nivå

Du kan også kryptere dokumenter, lysbilder og regneark uten å logge direkte på Google Disk-kontoen din:

1. Åpne en Google Docs-, Slides- eller Sheets-fil.
   
2. Velg "Fil" øverst på skjermen.
   
3. Marker "Ny" og velg "Nytt kryptert dokument/presentasjon/regneark."
   

Kopiering av krypterte filer i Google Disk

Du kan kopiere krypterte Google Disk-filer så lenge du er logget på en konto som har tilgang til kryptering på klientsiden:

1. Dobbeltklikk eller høyreklikk på filen du vil kopiere.
   
2. Velg "Lag en kopi."
   

Kopiering er også allsidig, siden det lar deg legge til kryptering til Google Disk-filer som ikke allerede har det, eller fjerne kryptering fra de som har det. Etter å ha dobbeltklikket eller høyreklikket på filen, velg "Lag en dekryptert kopi" for å fjerne kryptering på klientsiden fra filen, eller "Lag en kryptert kopi" for å legge til kryptering til filer som ikke har den.

Laster opp en kryptert fil til Google Disk

Aktivering av kryptering på klientsiden lar brukere laste opp og kryptere tidligere ukrypterte filer fra sine lokale enheter:

1. Logg på Google Disk- kontoen din.
   
2. Velg "Ny +" fra navigasjonslinjen.
   
3. Marker "File Last opp" og velg "Krypter og last opp fil."
   
4. Velg filen du vil laste opp fra enhetens katalog.
   

Legge til kryptering til et eksisterende Google Drive-dokument

Du kan ha eksisterende Google Doc-, Slide- eller Sheet-dokumenter som du ønsker å beskytte ytterligere med kryptering på klientsiden. Prosessen er enkel, selv om det er noen forbehold. Følg disse trinnene for å kryptere dokumentet:

1. Åpne Google-dokumentet, lysbildet eller regnearket.
   
2. Velg "Fil" fra navigasjonslinjen, etterfulgt av "Lag en kopi."
   
3. Velg "Legg til ekstra kryptering."
   

Når det gjelder forbeholdene – det er noen funksjoner i Google-dokumenter som enten må fjernes eller mister sine dynamiske egenskaper når du krypterer dem.

Funksjoner som kryptering fjerner fra dokumentet inkluderer:

• Kommentarer
• Forslag
• E-signaturfelt
• Eventuelle beskyttede områder

Når det gjelder tap av dynamikk, blir følgende funksjoner statiske ved kryptering:

• Linkskjemaer
• Tilkoblede ark
• Sjekklister
• Eventuelle diagrammer, tabeller eller bilder som er innebygd i filen
• Ord Kunst
• De fleste eksterne datafunksjoner

Så dokumentet ditt mister noe av brukervennligheten, noe som gjør det å bruke klientsidekryptering på et eksisterende dokument til noe du bare bør gjøre hvis du er fornøyd med et statisk dokument.

Krypterte Google Disk-filer på Android- og iOS-enheter

Dessverre gir ikke Google Disk Android- og iOS-enhetsbrukere muligheten til å opprette, kopiere eller laste opp krypterte filer på klientsiden. Men det er ikke bare dårlige nyheter – du kan fortsatt laste ned og forhåndsvise krypterte filer på begge typer enheter.

Selv den funksjonen er imidlertid ikke perfekt. Android- og iOS-brukere har ikke tilgang til krypterte Google Docs-, Slides- eller Sheets-filer fordi de ikke støttes ennå. Du har bare tilgang til filtyper som Google Disk støtter, men som ikke er en del av Google-pakken med verktøy for dokumentoppretting, for eksempel Microsoft Word- og PDF-filer.

Kryptering gjort enkelt med Google Disk

Du trenger ikke å bruke noen kompliserte tredjeparts løsninger (selv om tredjepartskryptering er mulig) med Google Disker. Appen krypterer automatisk alt du lager i den eller laster opp til den med AES256-bits kryptering, pluss at du kan aktivere klientsidekryptering for lokalisert beskyttelse. Ved å kombinere disse to krypteringsformatene, er dokumentene dine beskyttet mot ondsinnede inntrengere.

Nå er vi klare til å høre fra deg. Tror du krypteringsverktøyene som Google Drive tilbyr er nok til å beskytte dokumentene dine? Har du hatt problemer med at folk har tilgang til Disk-filer uten tillatelse? Fortell oss om det i kommentarfeltet nedenfor.