Slik sorterer du i Excel

Selv om de fleste organisasjoner samler inn data for å ta beslutninger, ender det ofte opp i Excel i et uorganisert format. Som sådan kan det være vanskelig å forstå relasjonene, mønstrene og trendene i dataene.

Heldigvis kan du gjøre forskjellige ting som å legge til tabeller og runde opp celler i Excel , men hvordan sorterer du data? Du er på rett sted hvis du aldri har brukt Excel til dette formålet. Denne artikkelen forklarer hvordan du sorterer data i Excel, enten det er i en gruppe eller et helt regneark. 

Hva du bør vite om sortering av data i Excel

Sortering av data i Excel krever at du forbereder regnearket på ulike måter. Først bør du fjerne tomme celler fordi Excel vil sortere dem, og påvirke totaler og andre formulerte elementer.

Deretter skal dataene i kolonnene være av samme type. For eksempel, hvis en kolonne inneholder datoer, bør ingen annen form for data som tekst eller tall være i celleområdet, ellers vil sorteringen mislykkes.

Det kan også være lurt å se etter og fjerne duplikater i Excel før du sorterer celler eller kolonner for å bekrefte at ingenting går galt etter sortering.

Til slutt er det avgjørende å ha en sikkerhetskopi av data i tilfelle noe går galt under prosessen. 

Sortere data alfabetisk i Excel

Hvis du har en enkel kolonne du trenger å sortere alfabetisk, kan du velge cellene og velge sorteringsalternativer. Excel sorterer imidlertid bare de valgte cellene, noe som kan ødelegge et helt regneark.

Hvis alternativet ovenfor fungerer for deg, er det flott. Hvis den ikke gjør det, har du to alternativer:

• For regneark med brudd mellom rader eller flere overskrifter i én kolonne , velg kolonnecellene du vil sortere (innenfor den valgte kolonnen), inkludert alle tilknyttede rader, og velg deretter sorteringsalternativene.
  
• For store regneark uten mellomrom mellom rader kan du velge hele regnearket (nyttig når overskrifter er inkludert), spesifisere kolonnen som skal sorteres og deretter velge sorteringsalternativer.
  

Begge Excel-sorteringsalternativene ovenfor flytter alle raddata sammen med de sorterte kolonnedataene for å holde alle assosiasjoner på plass. Slik gjør du begge deler.

Hvordan sortere en del av data alfabetisk i Excel

1. For å sortere en kolonne i en seksjon, marker alle rader og kolonner som inkluderer kolonnedataene du vil sortere. Ikke velg noen overskrifter.
2. Velg Data-  fanen i menylinjen for å åpne det relaterte båndet under det.
3. Velg Sorter  for å åpne sorteringsdialogmenyen. Ikke bruk "AZ" eller "ZA" fordi de bruker de innstilte alternativene fra Sorter  -menyen, noe som kan rote alt til.
4. Fjern merket for Mine data har overskrifter hvis det ikke allerede er gjort.
5. Velg sorteringskolonnen fra  rullegardinlisten Kolonne .
6. Velg Celleverdier fra  rullegardinlisten Sorter på .
7. Klikk A til Å eller Å til A  som sorteringsmetode fra rullegardinlisten "Ordre". Celler med bokstaver og tall vil bli sortert basert på venstre-til-høyre rekkefølge.
8. Klikk OK  for å lagre sorteringsinnstillingene.
9. Excel vil nå vise de alfabetisk sorterte resultatene. Hver kolonnes rad med data flyttes også med de sorterte cellene.

Hvordan sortere en kolonne med data alfabetisk i Excel

I motsetning til å sortere en del av data, krever sortering av en kolonne at hele regnearket er valgt. Hvis du velger kolonnen, flyttes bare dataene, noe som forvrider hele regnearket. Hvis du har mer enn én overskrift i en kolonne, må du bruke prosessen ovenfor som sorterer seksjoner. Når hele arket er valgt, kan du velge kolonnen du vil sortere og alle andre sorteringsalternativer ved å bruke trinnene nedenfor.

1. Åpne regnearket og klikk på Velg alle  -knappen øverst til venstre på arket rett under "Navneboksen".
   
2. Klikk på Data-  fanen i menylinjen for å åpne det relaterte båndet med alternativer under det.
3. Velg Sorter  for å åpne sorteringsdialogmenyen. Ikke klikk "AZ" eller "ZA" i båndet siden de reagerer basert på gjeldende innstillinger som finnes i Sorter  -menyen. Det kan rote alt sammen.
   
4. Merk av for Mine data har overskrifter  i dialogboksen Sorter siden alle overskrifter ble valgt. Merk at du bare kan ha én overskrift per kolonne. Ellers må du sortere basert på seksjoner ved å bruke prosessen ovenfor.
5. Velg sorteringskolonnen fra  rullegardinlisten Kolonne . Den skal vise overskriftsnavnene i stedet for kolonnebokstaver.
6. Velg Celleverdier fra  rullegardinlisten Sorter på .
   
7. Velg A til Å eller Å til A som sorteringsalternativ fra rullegardinlisten Rekkefølge  . Celler med tall og bokstaver vil bli sortert ved hjelp av venstre-til-høyre rekkefølge, så "IN0119" og "IN0118" vil bli sortert som "IN0018" etterfulgt av "IN0019" når du bruker alternativet "A til Å".
8. Klikk OK når du er ferdig. Regnearket vil vises sortert alfabetisk basert på den valgte kolonnen. Hvis du rotet til eller mislikte resultatene, bruk Angre-  alternativet.

Hva du bør vite om å sortere data numerisk eller kronologisk i Excel

Sortering av data numerisk eller kronologisk er ikke mye annerledes enn alfabetisk, men du har forskjellige sorteringsmuligheter. Excel identifiserer dataene i cellene og presenterer sorteringsalternativene dine basert på disse kriteriene. Som med alle sorteringsalternativer, slett tomme celler og rader i Excel-dokumentet , ellers vil det påvirke de sorterte resultatene.

Datoer vil gi deg "Eldste til Nyeste" og "Nyste til Eldste" versene "A til Å" og "Å til A." Tall vil gi deg "minst til størst" og "størst" til minste."

Avhengig av om du trenger å sortere en seksjon numerisk/kronologisk eller en hel kolonne, sjekk ut prosessene nedenfor.

Hvordan sortere en del av data numerisk/kronologisk i Excel

Å sortere en del av data kronologisk (dvs. datoer) eller numerisk (dvs. tall) ligner på å sortere dem alfabetisk, bortsett fra at sorteringsalternativene er forskjellige.

1. For å sortere en kolonnedel numerisk/kronologisk innenfor en datadel, velg radene som inkluderer kolonnedataene du vil sortere, men ikke velg noen overskrifter.
   
2. Klikk på Data-  fanen i menylinjen. Denne handlingen åpner det tilsvarende båndet med alternativer under det.
3. Velg Sorter  for å åpne sorteringsdialogmenyen. Ikke klikk "AZ" eller "ZA" i båndet siden de reagerer basert på gjeldende innstillinger som finnes i Sorter  -menyen. Det kan rote alt sammen.
   
4. Fjern merket for Mine data har overskrifter  hvis det ikke allerede er gjort siden du ikke valgte noen overskrifter i tidligere trinn. Det er en renere måte å sortere på.
5. Velg sorteringskolonnen du finner i  rullegardinlisten Kolonne .
   
6. Velg Celleverdier fra  rullegardinlisten Sorter på .
7. Velg Eldste til nyeste eller Nyeste til eldste som sorteringsalternativ fra rullegardinlisten for rekkefølge  .
   
8. Klikk OK  for å lagre sorteringsinnstillingene. Du vil se seksjonens kolonne sortert kronologisk eller numerisk. Alle rader skal vises med de tilsvarende kolonnecellene.

Slik sorterer du flere kolonner i Excel

Noen ganger kan det hende du trenger flere sorteringskriterier for å gjøre dataene mer tolkbare. Sortering av flere kolonner kan imidlertid omorganisere data feil, avhengig av regnearket ditt.

Multippel sortering bør være basert på en primær sortering etterfulgt av en presis sorteringsrekkefølge, for eksempel "Kjøpsdato" etterfulgt av "Produktkategori," etterfulgt av "Avd.seksjon."

Eksempelet ovenfor betyr at Excel vil sortere basert på kjøpsdatoene først og deretter etter produktkategoriene innenfor hver relatert kjøpsdato. På dette tidspunktet vil du se alle produktkategorier av kjøpte varer oppført kronologisk under hver dato.

Poenget er at Excel sorterer basert på rekkefølgen du oppretter, så den sorterer først «Kjøpsdato»-kolonnen og deretter «Produktkategorier»-kolonnen innenfor hver dato.

Uansett er det best å kopiere regnearket, jobbe med duplikatet av sammenligningsgrunner og beskytte de originale dataene mot korrupsjon.

1. Åpne det relevante regnearket og velg en celle, naviger deretter til menylinjen øverst og klikk på Data-  fanen.
   
2. Velg Sorter  i menylinjen øverst for å åpne sorteringsdialogboksen.
3. Gå til kolonnedelen  i dialogboksen og klikk på Sorter  etter-rullegardinmenyen. Velg den primære sorteringskolonnen.
4. Velg rullegardinmenyen Sorter på  og velg Celleverdier.
   
5. Klikk på rullegardinmenyen Bestill  og velg sorteringskriteriene du vil bruke.
6. Flytt til øverste venstre hjørne og velg Legg til nivå.  Dette legger til en ny sorteringsseksjon.
   
7. I Kolonne-delen klikker du deretter på  rullegardinmenyen og velger neste kolonne du vil sortere. Dette vil være den sekundære sorteringsfunksjonen som sorterer innenfor den første.
8. Klikk på rullegardinlistene Sorter etter og Bestill  og velg dine foretrukne kriterier.

Husk at kolonnen du velger først blir den primære sorteringsnøkkelen. Den andre sorteringen filtrerer i den første, og den tredje filtrerer i den andre. Hvis sortering av den andre eller den tredje kolonnen forstyrrer kriteriene du angir i den første kolonnen, forblir den usortert.

Hvordan sortere data i tilpasset rekkefølge i Excel

Det kan være lurt å sortere dataene dine ved å bruke et alternativ som ikke er oppført i Excel som standard, for eksempel sortering etter Liten , Medium , Stor og X-Large . Alfabetisk sortering plasserer dem i feil rekkefølge, og numerisk/kronologisk sortering er ikke aktuelt. I dette tilfellet kan du opprette en egendefinert sorteringsrekkefølge.

1. Åpne regnearket med dataene du vil sortere.
2. Naviger til verktøylinjen øverst og velg Data.
   
3. Velg alternativet Sorter  i menylinjen.
4. Gå til «Kolonne»-delen, klikk på Sorter etter  -rullegardinmenyen, og velg den primære sorteringskolonnen.
   
5. I rullegardinlisten Sorter på  velger du Celleverdier  for å sortere basert på innholdet.
   
6. Klikk på rullegardinmenyen Bestill  , og velg deretter A til Å eller Å til A  som sorteringskriterier.
7. For å legge til sekundær sortering, klikk på knappen Legg til nivå  .
8. Følg de forrige sorteringstrinnene: Angi alternativene Sorter etter , Sorter på og Rekkefølge  , og trykk deretter OK.
   

Hvordan sortere en rad i Excel

Excels primære struktur organiserer data i kolonner. Noen ganger kan imidlertid dataene dine ha en horisontal layout der hver rad inneholder forskjellige attributter for datasettet. I dette tilfellet er den logiske måten å organisere dataene på ved å sortere radene.

Slik gjøres det:

1. Med dataene du vil sortere åpne på Excel-regnearket, trykk markøren på den første cellen i raden du vil sortere og dra den for å velge alle cellene med data. 
   
2. Gå til navigasjonslinjen øverst og trykk på Data-  alternativet. 
   
3. Trykk på Sorter-  alternativet for å åpne en dialogboks med sorteringsalternativer. 
4. Velg Alternativer øverst til høyre i dialogboksen. 
5. Velg Sorter fra venstre til høyre i hurtigvinduet Sorteringsalternativer  og trykk OK .
   
6. Flytt til Sorter etter-  delen og klikk på rullegardinmenyen. 
7. Velg Rad 1 eller Rad 2 eller hvilken rad du vil sortere og trykk på OK  -knappen. Dette vil automatisk sortere dataene.
   

Sorter regnearket ditt

Usorterte data gir aldri mening. Enda verre kan det ta tid å organisere det manuelt og føre til menneskelige feil. Med Excel kan du sortere data i hvilket format du vil og lage tilpassede kriterier. 

Deretter vil du kanskje også lære om hvordan du bruker VLOOKUP i Excel for å finne dataene du trenger.