Topp 3 tips for konvertering av kontor til papirløs

Å velge å konvertere til papirløs er et flott trekk for mange kontorer i dag. Ikke bare er det et miljøvennlig valg for virksomheten din, men er også et flott trekk for organisering og å ta vare på visse dokumenter rundt på kontoret. Her er noen av våre beste tips for konvertering til papirløs.

Innhold

• 1 1. Ta det sakte
• 2 2. Ha den riktige programvaren klar og venter
• 3 3. Bestem hva som skal arkiveres

1. Ta det sakte

Noe av det verste du kan gjøre her er å fullføre overføringen for fort. Dette må gå så sakte og så metodisk som mulig. Hvis du er for rask, er det en risiko for at noe lett kan gå tapt. Du må ta det sakte, slik at du kan være sikker på at alt er riktig redegjort for.

Du kan bestemme deg for å håndtere konverteringsavdelingen for avdeling, eller på en annen måte du finner passende. Men du velger å gjøre det, sørg for at ingen dokumenter blir etterlatt. Du må sørge for at alt konverteres til et papirløst format. Det kan være utrolig trivielt, eller det kan være en av de viktigste filene på kontoret ditt. Alle fortjener samme omsorg og oppmerksomhet under en konvertering til et papirløst system.

2. Ha riktig programvare klar og venter

Før du i det hele tatt starter konverteringen, må du sørge for at du har riktig programvare på plass. Ved å velge noe som CAFM-programvare , har du alt du trenger for å sikre at konverteringen fra papirkopi til digital kopi skjer problemfritt.

Det er ikke så enkelt som å bare gjøre endringen for å bli papirløs. Du må sørge for at du har riktig infrastruktur på plass for å erstatte noen av prosessene du kanskje tidligere har håndtert på papir. Sørg for at denne programvaren er intuitiv og enkel å bruke, og vær forberedt på å lære opp de ansatte på den for å hjelpe overføringen til å gå problemfritt.

3. Bestem hva som skal arkiveres

Bare fordi du bytter til papirløs, betyr det ikke nødvendigvis at du kommer til å ødelegge alle dokumentene som flyttes til det nye systemet. Mens du skal digitalisere mange av dem, er det noen du kanskje også vil beholde papirkopiene av. Eksempler kan omfatte viktige kontrakter eller andre lignende dokumenter.

Med disse er det viktig at de blir forsvarlig arkivert og arkivert for bevaring. Hvis du velger å ødelegge et dokument i stedet, sørg for at du gjør det riktig – spesielt hvis filen inneholder noen form for sensitiv informasjon.

Å velge å konvertere til et papirløst kontor er et flott trekk, men det er et som vil kreve mye omsorg og planlegging. Ta deg tid til å finne den rette veien og rytmen for virksomheten din i denne bestrebelsen, spesielt hvis du fortsatt skal jobbe som vanlig mens konverteringen finner sted. Med mye hardt arbeid vil du snart være ferdig og klar til å ta fatt på dette nye papirløse kapittelet i bedriftens historie.