Forstå rollene og ansvaret til en IT-konsulent

Det er svært vanlig at en prosjektleder ansetter en IT-konsulent som vil kunne gi kunnskapen og ferdighetene som kreves for å fullføre et bestemt stykke arbeid. I de fleste tilfeller bør dette være en rutineoppgave som krever lite tid og krefter fra din side. Imidlertid kan det ofte få deg til å klø deg i hodet når du prøver å finne ut hvilken rolle som skal falle på skuldrene til entreprenøren din.

For at alle parter som er involvert i denne typen scenario skal komme bort fra opplevelsen og føle seg fornøyde, må alle forstå rollene og ansvaret deres på forhånd. På denne måten vil det ikke være noen forvirring eller feiltolkning når ting går galt.

Her er alle rollene og ansvaret du kan forvente av din IT-konsulent:

Innhold

• 1 1. Foreslå en tilnærming
• 2 2. Implementer løsningen
• 3 3. Administrer og overvåk prosjektet
• 4 4. Test og integrer
• 5 5. Vedlikeholde og overvåke infrastrukturen og løsningen
• 6 6. Planlegg og administrer sikkerhetstiltak
• 7 7. Sikre samsvar med alle retningslinjer og forskrifter

1. Foreslå en tilnærming

IT-leverandøren din bør kunne foreslå en tilnærming som dekker alle dine IT-behov. Forslaget bør inkludere nivået på IT-tjenesten du ser etter sammen med ansvarsnivå, budsjett og tidsramme.

Når det er mottatt, vil dette forslaget gi deg en klar idé om hva som forventes av din IT-konsulent fremover. Når du ser etter de beste IT-tjenestene, bør du alltid se først til selskapet som kan foreslå en løsning som dekker alle dine behov. Hvis du for eksempel ser etter et full IT-støtteselskap, bør entreprenøren din kunne gi deg et forslag som inkluderer ende-til-ende IT-støtte.

På den annen side, hvis du leter etter en spesifikk IT-løsning, for eksempel implementering av ny maskinvare, bør entreprenøren din kunne gi deg et forslag som kun inkluderer nødvendige tjenester og arbeidskostnader.

2. Implementer løsningen

En IT-konsulent er ansvarlig for å få på plass en IT-infrastruktur eller et system som er godkjent av deg. Dette inkluderer vanligvis ressursene; programvare; maskinvare; teknikere; og konsulenttjenester som trengs for å fullføre denne oppgaven. Det er viktig at alle IT-konsulenttjenester klart definerer hvilke ressurser som kreves for å oppfylle dine IT-krav.

Dette bør inkludere en detaljert forklaring om hva som er involvert i å få på plass hvert aspekt av IT-infrastrukturen, hvem som skal gjøre det, hvor lang tid det vil ta, og når det vil være ferdig. Du kan også stille dem spørsmål om risikoen forbundet med å gjennomføre dette prosjektet, sammen med beredskapsplaner i tilfelle IT-katastrofer.

Dette bør gi deg en klar idé om hva slags tjenester du mottar fra din IT-leverandør. IT-konsulentens jobb er å gjøre det så enkelt som mulig for deg å få tilgang til IT.

3. Administrer og overvåk prosjektet

Dette kan være like viktig som å implementere IT-infrastrukturen fordi det vil informere om hvordan de andre fasene går greit. IT-konsulenten din skal kunne spore all fremgang gjort i løpet av en bestemt tidsramme ved hjelp av et omfattende prosjektstyringssystem som inkluderer milepæler, tidsfrister, oppgaver og tidslinjer.

De må også kunne kommunisere med alle som er involvert i denne prosessen, slik at de til enhver tid vet nøyaktig hvor ting står. Du bør kontakte alle medlemmene av teamet ditt hver uke, slik at du kan få en generell ide om hvordan det går.

Ikke nøl med å stille IT-konsulenten noen spørsmål om ditt spesifikke prosjekt, slik at du kan få alle svarene du trenger for at denne prosessen skal gå problemfritt.

4. Test og integrer

Når infrastrukturen eller løsningen er på plass, er IT-konsulenten din ansvarlig for å teste den grundig før den tas i bruk. Det betyr at de må bruke sin kunnskap og kompetanse for å sikre at alt fungerer etter planen.

Testing av løsningen bør kunne avgjøre om det er noen problemer med kompatibilitet, sammen med å produsere rapporter som beskriver eventuelle risikoer eller problemer forbundet med bruk av dette systemet eller infrastrukturen.

Entreprenøren din bør også kunne tilby opplæringsmanualer og online veiledninger for alle som trenger omfattende instruksjoner om hvordan ting fungerer etter implementering.

5. Vedlikehold og overvåk infrastrukturen og løsningen

Når IT-konsulenten din har fått på plass et nytt system eller infrastruktur, bør de kunne tilby løpende støtte og vedlikehold. Dette inkluderer vanligvis eventuelle oppdateringer eller oppgraderinger som trengs, sammen med håndtering av andre problemer som kan påvirke ytelsen til virksomheten din.

De vil også være ansvarlige for å holde all maskinvare i gang problemfritt , for eksempel servere, rutere, svitsjer, modemer osv. De bør også føre detaljerte logger over alt som skjer på dette nettverket, sammen med å lage regelmessige rapporter om hva som skjer bak scener.

Disse rapportene bør beskrive potensielle problemer og risikoer som dette systemet står overfor, slik at du raskt kan svare på eventuelle problemer før de kommer ut av kontroll. De beste selskapene jobber tett med kundene sine for å hjelpe dem med å reagere på endringer, problemer eller problemer som kan påvirke virksomheten deres.

6. Planlegg og administrer sikkerhetsinitiativer

En IT-ekspert har en god forståelse av hvor viktig det er at informasjon som er lagret på bedriftens servere og databaser forblir konfidensiell til enhver tid. Enten det er brukertilgangsadministrasjon eller identitetsadministrasjon som krever oppmerksomhet, bør IT-konsulenten din ikke ha problemer med å komme opp med en handlingsplan som vil hjelpe deg med å skape et sikrere arbeidsmiljø.

De kan også tilby opplæringsøkter til alle ansatte som skal bruke denne nye infrastrukturen, slik at de kjenner de riktige prosedyrene for å holde konfidensiell informasjon unna feil hender.

I tillegg kan de gi virksomheten din en komplett handlingsplan som vil hjelpe ansatte å komme seg raskt og effektivt fra enhver krise uten å påvirke den daglige driften eller deres evne til å møte kundenes forventninger.

7. Sørg for overholdelse av alle retningslinjer og forskrifter

IT-leverandøren din bør ha kunnskapen som trengs for å forstå hvordan implementeringen av et nytt system eller infrastruktur vil påvirke bedriften din når den er på plass. De er ansvarlige for å sikre at denne løsningen er kompatibel med eksisterende retningslinjer, samt å ligge i forkant av nye industristandarder, slik at de kan hjelpe deg med å bli mer produktiv samtidig som de forblir bærekraftige i fremtiden.

Du må diskutere eventuelle bekymringer om policyen før du går videre, fordi den vil avgjøre hvordan IT-konsulenten din håndterer problemer knyttet til sikkerhet, personvern, datalagring/lagring osv. Du må også vite om det er noen spesifikke lover som du trenger løsningene dine på. eller infrastruktur å overholde når den er på plass.

Som du kan se, må mange oppgaver og ansvar tas opp av en IT-konsulent. En IT-entreprenør skal hjelpe deg med å holde deg produktiv, samtidig som du reduserer kostnadene forbundet med nedetid og oppfyller alle bransjestandarder som bedriften din bør overholde. Dette er grunnen til at det er viktig å velge en IT-tjenesteleverandør som vil jobbe tett med deg gjennom hele prosessen, slik at de bedre kan forstå dine nåværende behov sammen med fremtidige mål.