Følg disse trinnene for å bedre administrere dine digitale eiendeler

Når det gjelder å drive en bedrift, vil du snart oppdage at mange aspekter krever spesiell oppmerksomhet og analyse. Digital kapitalforvaltning refererer til prosessen med å organisere et selskaps digitale eiendeler. Dette inkluderer logoen, bilder, whitepapers, casestudier og flere andre typer innhold. Siden de er verdifulle for en bedrift, blir det superviktig å lagre og føre tilsyn med dem. Dette er grunnen til at vi skal introdusere deg for noen fantastiske tips om administrasjon av digitale eiendeler.

Innhold

• 1 1. Bygg et bibliotek
• 2 2. Hold sikkerheten på toppen av sjekklisten
• 3 3. Gjør det enkelt å navigere
• 4 4. Bruk firmagodkjente maler
• 5 5. Bli kvitt gammelt innhold
• 6 6. Rådfør deg med teamet ditt
• 7 7. Vedlikehold er nøkkelen

1. Bygg et bibliotek

Det kan være vanskelig å finne viktige filer hvis du ikke har en sentralisert mappe som inneholder alle nødvendige data. I tillegg øker det også sjansene for å feilplassere dokumenter som inneholder viktig informasjon. Så merkevarer må bygge et bibliotek og holde alt på ett sted. Men hvis du ønsker å gjøre prosessen enda mer strømlinjeformet, er det best å gå med less is more-mantraet. På denne måten kan du gi begrenset datatilgang til forskjellige ansatte.

2. Hold sikkerheten på toppen av sjekklisten

Enten det er et visittkort eller en bedrifts PDF, er alle digitale eiendeler like verdifulle. Derfor er det veldig viktig å beskytte dem. Sørg for at du investerer en god del tid i å gi passordbeskyttet tilgang til filene og mappene dine. I tillegg, fortsett å endre passordene regelmessig. Dette sikrer at de tidligere ansatte ikke har spor av informasjon om din bedrift.

3. Gjør det enkelt å navigere

Oftest blir det tidkrevende for ansatte å navigere gjennom hundrevis av filer og mapper bare for å finne ett bilde. Derfor, for å unngå forvirring, sørg for at du administrerer og sorterer innholdet på en enkel måte.

Uten et konkret digitalt kapitalforvaltningssystem kan bedriftens sensitive data stå på spill. Derfor blir det viktig å holde oversikt over de ansatte som har tilgang til filene. Hvis du ønsker å administrere merkevaren din , er den beste måten å gjøre det på ved å investere i programvare som gjør prosessen mye enklere å navigere. Du vil finne at det er troverdige alternativer på nettet som du må se nærmere på.

Dette inkluderer å legge til datoer, tagger, nøkkelord og ha et optimalt mappehierarki som gjør det enkelt å tilpasse innholdet. Dette kan senere også brukes av de andre medlemmene i teamet.

4. Bruk firmagodkjente maler

Enten det er en PowerPoint-presentasjon eller et Word-dokument, har hver virksomhet eller bedrift en streng struktur som må følges. Det beste med disse strukturene er at de er forhåndsbygde, og dermed slipper de ansatte å omarbeide dem gang på gang. Det holder dem også unna å begå store tabber.

Til tross for at du har en bedriftsgodkjent mal, er det alltid rom for å legge til en liten vri og tilpasse presentasjonene eller dokumentene.

5. Bli kvitt gammelt innhold

Det er viktig å oppdatere omløpsmidlene og holde dem lett tilgjengelige. Mange bedrifter føler imidlertid ikke behov for å kvitte seg med utdatert informasjon. De overbelaster systemene, noe som til slutt rammer produktiviteten til de ansatte.

Hovedmålet med et digitalt forvaltningssystem er å hjelpe teamet ditt med å finne data raskt. Men når systemet er overbelastet med uønsket data, kan det vise seg å være en enorm barriere når det gjelder å overholde tidsfrister og fullføring av oppgave. I tillegg tar den også mye plass, noe som reduserer søkeeffektiviteten ytterligere.

6. Rådfør deg med teamet ditt

Før du lanserer et DAM-system for din organisasjon, er det bedre å snakke med dine ansatte om det. Dette vil avklare tvilen deres, og de vil få bedre innsikt i hvordan det fungerer. I tillegg kan du gå dem gjennom eventuelle retningslinjer som vil oppmuntre dem til å jobbe smart mens de bruker delte mapper. Gi dem en kort beskrivelse av hvem som har tilgang til forskjellige filer og mapper for å unngå forvirring.

7. Vedlikehold er nøkkelen

Når det digitale forvaltningssystemet ditt er klart til å fungere, må du holde det vedlikeholdt. Det hjelper med å oppdage mindre problemer og forhindrer at de blir til et stort rot. Siden digitale eiendeler aldri vil slutte å vokse, anbefales det også å holde seg oppdatert med teknologi og mulige trusler.

Et digitalt forvaltningssystem hjelper organisasjoner med å ta kontroll over viktige data i sanntid. Det gjør det mulig å levere riktig innhold til de rette personene. I tillegg kan de ansatte enkelt spore og sjekke om systemet fungerer effektivt. Hvis du tenker på å integrere det i organisasjonen din, ta hjelp av trinnene nevnt ovenfor.