Microsoft Teams: kā kārtot savus failus

Ja rūpīgi filtrējat un kārtojat failus, jūs ātri atradīsit meklētos dokumentus. Vēl viena priekšrocība ir tā, ka jūs saglabāsit savas mapes bez traucējumiem.

Ja saņēmāt simtiem failu, izmantojot Microsoft Teams, un jums jau pašā sākumā nebija skaidra plāna, tagad lietas var izskatīties nedaudz nesakārtotas. Lietotāji bieži jūtas nomākti ar uzdevumu sakārtot savus failus, tāpēc viņi dod priekšroku to atlikt atkal un atkal. Patiešām, failu kārtošana ir laikietilpīgs uzdevums, taču tās sniegtās priekšrocības ir pūļu vērtas.

Lai jums atvieglotu visu procesu, mēs izveidojām šo rokasgrāmatu. Mēs dalīsimies ar vairākiem noderīgiem padomiem un trikiem, kas palīdzēs jums labāk sakārtot MS Teams failus.

Paraugprakse failu kārtošanai MS Teams

Atlasiet savu galveno mākoņkrātuves pakalpojumu

Microsoft Teams izmanto dažādus krātuves pakalpojumus, lai saglabātu jūsu failus un dokumentus. Pēc noklusējuma jūsu faili tiek glabāti OneDrive un SharePoint. Faili, kurus kopīgojāt grupas pavedienos, tiek glabāti pakalpojumā SharePoint. Visi faili, ar kuriem apmaināties tērzēšanā, tiek glabāti pakalpojumā OneDrive.

Taču varat arī manuāli pievienot jau pazīstamu mākoņkrātuves pakalpojumu.

Sinhronizējiet failus ar OneDrive

Teams failu glabāšanai iesakām izmantot Microsoft mākoņkrātuves pakalpojumu. Abus pakalpojumus ir izstrādājis Microsoft, un starp tiem nav integrācijas vai saderības problēmu.

Sinhronizējot savus Teams failus ar OneDrive, varat tiem piekļūt tieši no File Explorer. Citiem vārdiem sakot, jums vairs nav jāatver Teams, lai skatītu šos failus.

Izveidojiet īpašas mapes

Neatkarīgi no mākoņa krātuves pakalpojuma, kuru izmantojat Teams failu glabāšanai, ir svarīgi izveidot noteiktas mapes. Pēc tam pievienojiet visus failus attiecīgajām mapēm. Vissvarīgākais ir izlemt par struktūru un pieturēties pie tās.

Piemēram, varat izveidot atsevišķu mapi katrai personai, ar kuru bieži sazināties. Un saglabājiet no viņiem saņemtos failus attiecīgajā mapē. Vai arī varat izmantot aprakstošus nosaukumus saviem failiem, piemēram, pārskati, līgumi, uzdevumi, mārketings, finanses, prezentācijas utt.

Varat arī sakārtot savas mapes pēc projekta, klienta, datuma, termiņa utt.

Izmantojiet skaidrus un konkrētus kanālu nosaukumus

Visi ar komandām saistītie faili tiek glabāti pakalpojumā SharePoint. Katru reizi, kad programmā Microsoft Teams izveidojat jaunu komandu, automātiski tiek izveidota jauna SharePoint grupas vietne. Kad veidojat kanālu, SharePoint šim kanālam automātiski izveido jaunu dokumentu bibliotēku.

Bibliotēka ir nosaukta pēc kanāla nosaukuma. Tāpēc noteikti izvēlieties konkrētus kanālu nosaukumus, lai izvairītos no neskaidrībām.

Izmantojiet failu filtrus

Microsoft Teams piedāvā virkni filtru, ko varat izmantot, lai uzskaitītu failus noteiktā secībā. Piemēram, varat uzskaitīt failus hronoloģiskā secībā. Vai arī varat tos filtrēt pēc tās personas vārda, kura tos mainīja.

Piespraust augšpusē

Varat arī piespraust failu augšpusē. Šī funkcija ļauj atzīmēt failus, kas ir ļoti svarīgi vai steidzami. Tādā veidā jūs precīzi zināt, kur atrast šo failu.

Pirmkārt, jums ir jāatzīmē fails un pēc tam noklikšķiniet uz  opcijas Piespraust augšai .

Īsi padomi, kā veiksmīgi kārtot failus

• Neglabājiet failus uz darbvirsmas. Pārblīvēta darbvirsma izskatās mulsinoši un rada vizuālu troksni.
• Saglabājiet failus, tiklīdz tos saņemat. Negaidiet, līdz saņemsiet 5o failus, lai sāktu to kārtošanu. Ievietojiet tos pareizajā mapē tūlīt pēc to iegūšanas.
• Failiem izmantojiet skaidrus un aprakstošus nosaukumus. Vispārīgu nosaukumu, piemēram, “Faili”, “Dokumenti”, “Sīkumi” izmantošana nepalīdz.

Kādus padomus un trikus izmantojat, lai kārtotu savus Microsoft Teams failus? Kopīgojiet tos tālāk sniegtajos komentāros.