Žingsnis po žingsnio instrukcijos: kaip profesionaliai suplanuoti „Microsoft Teams“ rotušės renginius

Įsivaizduokite, kad sužavėsite tūkstančius darbuotojų, klientų ar gerbėjų viename sklandžiame virtualiame susibūrime. „Microsoft Teams“ renginiai miestelyje tai paverčia realybe, paversdami sudėtingus didelio masto susitikimus įtraukiančia patirtimi. Nesvarbu, ar esate personalo vadovas, skelbiantis įmonės naujienas, ar renginių organizatorius, vedantis klausimų ir atsakymų sesijas, šis vadovas padės jums nuo nulio nustatyti „Microsoft Teams“ renginius miestelyje . Jokių nereikalingų dalykų – tik veiksmingi žingsniai, padėsiantys jums greitai pradėti tiesiogiai bendrauti. Pasiruošę pakelti savo renginių lygį į aukštesnį lygį? Pasinerkime į darbą! 🚀

Kodėl verta rinktis „Microsoft Teams“ rotušės renginius ?

Skirtingai nuo įprastų susitikimų, „Teams Town Hall“ palaiko iki 50 000 dalyvių (galima išplėsti srautiniu būdu), turi integruotą klausimų ir atsakymų funkciją, apklausas ir analizę. Puikiai tinka visiems dalyviams, internetiniams seminarams ar pranešimams. Profesionalo patarimas: integruojama su „Microsoft Teams“ , kad būtų lengva mokytis.

Būtinos sąlygos prieš nustatant „Microsoft Teams“ rotušės renginius

Įsitikinkite, kad šie dalykai yra paruošti, kad išvengtumėte nesklandumų:

• ✅ „Teams“ administratoriaus vaidmuo : jums reikia visuotinio administratoriaus, „Teams“ administratoriaus arba „Teams“ komunikacijos administratoriaus „Microsoft 365“.
• ⭐ Licencijuota paskyra: „Microsoft 365 E3/E5“, „Office 365 E1/E3/E5“ arba „Teams Premium“.
• 🔧 Atnaujinta „Teams“ programėlė: darbalaukio, žiniatinklio arba mobilioji versija (naujausia versija).
• 📱 Prodiuserio ir pranešėjo vaidmenys: paskirstykite juos iš anksto, kad bendradarbiavimas vyktų sklandžiai.

Žingsnis po žingsnio: „Microsoft Teams“ rotušės renginių nustatymas

1 veiksmas: prisijunkite prie „Teams“ administravimo centro

Eikite į admin.teams.microsoft.com . Prisijunkite naudodami administratoriaus kredencialus. Eikite į „Teams“ > „Teams“ programos > Tvarkyti programas . Ieškokite „Miesto rotušė“ ir įsitikinkite, kad ji įjungta. Taip atversite magiją! 👆

2 veiksmas: sukurkite naują rotušės renginį

1. „Teams“ kalendoriuje ( teams.microsoft.com) spustelėkite Naujas susitikimas > Miesto rotušė .
2. Įveskite įvykio informaciją: pavadinimą , datą / laiką , laiko juostą .
3. Pridėkite patrauklų aprašymą su darbotvarke – užuominomis užduokite klausimus ir atsakymus, kad sukeltumėte susidomėjimą!

Greita pergalė: nustatykite reguliarių susirinkimų pasikartojimą, pvz., mėnesinių visų dalyvių susirinkimų.

3 veiksmas: konfigūruokite prodiuserius ir pranešėjus

Įvykio išsamios informacijos srityje:

Spustelėkite „Pridėti prodiuserį / pranešėją“ , ieškokite vartotojų ir priskirkite. Bendrinkite prieigą el. paštu siųsdami kvietimus. Sklandus komandinis darbas! 🤝

4 veiksmas: tinkinkite renginio funkcijas

• 1️⃣ Klausimai ir atsakymai : Įjunkite auditorijos klausimus – moderuokite, kad išryškintumėte geriausius.
• 2️⃣ Apklausos : kurkite jas naudodami formų integraciją, kad gautumėte atsiliepimus realiuoju laiku.
• 3️⃣ Lankomumo ataskaitos : automatiškai generuojamos įžvalgoms.
• 4️⃣ Tiesioginis transkripcija : įjunkite, kad gautumėte subtitrus ir įrašus (reikalinga licencija).
• Išplėstiniai nustatymai: įjunkite dalyvių reakcijas pagal „lemputę“ ir atsistojus režimą , kad sukurtumėte hibridinę atmosferą.

Peržiūrėkite nustatymus ir išbandykite juos – jūsų auditorijai patiks interaktyvumas! ✨

5 veiksmas: reklamuokite ir bendrinkite savo rotušę

Nukopijuokite prisijungimo nuorodą iš renginio puslapio. Bendrinkite el. paštu, intranetu arba „Yammer“. Tinkinkite vestibiulį naudodami firminį atvaizdą. Norėdami pasiekti kuo daugiau žmonių, integruokite „Teams Live Events“ transliacijas į „Yammer“ arba tinkintus galinius taškus.

6 veiksmas: paleiskite tiesioginę transliaciją ir valdykite renginį

1. Kaip prodiuseris, prisijunkite anksti (prieš 15 min.), kad išbandytumėte garso / vaizdo įrašus.
2. Spustelėkite „Pradėti transliaciją“ – stebėkite, kaip gausiai plūsta dalyviai!
3. Stebėkite klausimų ir atsakymų eilę, perkelkite klausimus ir sklandžiai keiskite pranešėjus.
4. Grakščiai užbaigti: Užbaikite, padėkokite visiems ir užbaikite renginį .

Profesionalų patarimai nepriekaištingam „Teams“ rotušės įrengimui

• ✅ Bandomasis bėgimas: suplanuokite bandomąjį bėgimą su nedidele grupe.
• ⭐ Įrašymas: Automatinis įrašymas į „OneDrive“ / „SharePoint“, kad galėtumėte pasiekti pagal poreikį.
• 🔧 Trikčių šalinimas: Jei nėra rotušės parinkties? Patikrinkite licencijas administratoriaus centre > Vartotojai .
• 📊 Analizė: Po renginio peržiūrėkite įsitraukimo ataskaitas „Teams“ administratoriaus skydelyje.

Dažni trūkumai ir jų taisymai

Įvaldėte? Kitas jūsų „Microsoft Teams“ rotušės renginys bus sėkmingas! Pasidalykite savo sėkmės istorijomis žemiau arba pritaikykite šiuos veiksmus savo organizacijai. Kokia jūsų pirmojo renginio tema? Išsamiau susipažinkite su „Teams“ funkcijomis ir įtraukite savo auditoriją kaip niekad anksčiau. 🎉