Kaip spausdinti etiketes iš „Excel“ naudojant „MS Word Mail Merge“.

Kada reikia spausdinti etiketes, kad galėtumėte išsiųsti kalėdinius sveikinimus, vestuves ir kitus namų renginių kvietimus? Norite masiškai spausdinti savo internetinės prekybos svetainės pristatymo adresus? Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte, kaip spausdinti etiketes iš „Excel“ naudojant „Microsoft Word“ pašto suliejimo funkciją.

„Microsoft Excel“ yra puiki programa, skirta kurti dideles verslo ar asmeninių kontaktų duomenų bazes. Tačiau tai nėra labai patogu, kai reikia spausdinti siuntimo ar kitas etiketes ant etikečių popieriaus.

Galite rankiniu būdu sukurti į etiketę panašius langelius programoje „Excel“ ir rankiniu būdu įrašyti turinį. Galite atlikti šį rankinį darbą su keliomis etiketėmis, bet kai jums reikia išsiųsti korteles, kvietimus ir prekes šimtams gavėjų, rankinis darbas nėra išeitis.

Taigi, perskaitę šį straipsnį iki galo, turite išmokti spausdinti etiketes iš „Excel“ naudodami „Microsoft Word“ laiškų suliejimo funkciją. Pabaigoje taip pat sužinosite keletą protingų patarimų!

Kaip spausdinti etiketes „Excel“: paruošiamasis darbas

Adresų etikečių spausdinimo iš „Excel“ arba pašto etikečių spausdinimo iš „Excel“ procesas apima „Excel“ failų kryžminį suderinamumą su „Word“. Taigi, jei spausdinate etiketes programoje „Word“ naudodami „Excel“ kontaktų sąrašus, „Word“ turite atlikti šiuos pakeitimus:

• Savo kompiuteryje arba „Mac“ kompiuteryje atidarykite „Microsoft Word“ programą.
• Spustelėkite Failas , tada pasirinkite Parinktys .
• „Word“ parinkčių lange spustelėkite Išplėstinė .
• Slinkite žemyn, kol pamatysite skyrių „Bendra“ .

Patvirtinkite failo formato konvertavimą atidarius

• Ten pažymėkite žymimąjį laukelį šalia Patvirtinti failo formato konvertavimą atidarius .
• Paspauskite Gerai , kad išsaugotumėte pakeitimus ir išeitumėte iš „Word“ parinkčių lango.

Prieš spausdindami etiketes, turite patikrinti, ar Word Mail Merge funkcija palaiko etiketę, ar ne. „Microsoft“ programoje sudarė geriausių tiekėjų etiketės lipdukų specifikacijas. Štai kaip galite peržiūrėti etikečių lipdukų sąrašą ir dokumento kodą:

• „Word“ juostos meniu spustelėkite skirtuką Laiškai .
• Pasirinkite Pradėti laiškų suliejimą , tada išskleidžiamajame  sąraše pasirinkite Etiketės .
• Dabar pasirodys dialogo langas Etikečių parinktys.

„Word Mail Merge“ pasirinkite pašto etiketės tiekėją ir produkto kodą

• Skiltyje Etiketės informacija turėtumėte matyti sąrašą Etikečių pardavėjai ir Produktų numeriai .
• Pasirinkite etiketės popieriaus pardavėjo pavadinimą ir produkto kodą. Išsamią informaciją rasite ant įsigytų etikečių popieriaus pakuočių.
• Spustelėkite Gerai , kad pritaikytumėte pakeitimus šiam etikečių spausdinimo projektui.

Jei aukščiau esančiame sąraše nematote etiketės tiekėjo pavadinimo, galite rankiniu būdu įvesti jo specifikacijas. Taigi „Word“ tinkamai sinchronizuos su spausdintuvu, kad galėtumėte be vargo spausdinti adresų etiketes, pašto etiketes ir siuntimo etiketes.

Norėdami sukurti naują etiketės konfigūraciją, atlikite šiuos veiksmus:

• Dialogo lange Etiketės parinktys spustelėkite Nauja etiketė .

Naujos etiketės konfigūracijos kūrimas laiškų suliejimo sistemoje

• Dabar įveskite naujo konfigūracijos failo pavadinimą.
• Tada sureguliuokite tokius parametrus kaip viršutinė paraštė, šoninė paraštė, etiketės aukštis, etiketės plotis, puslapio dydis ir kt.
• Spustelėkite Gerai, kad išsaugotumėte pakeitimus.

Viskas! Nepamirškite išsaugoti laiškų suliejimo Word dokumento, kad galėtumėte jį naudoti vėliau arba atkurti, jei darbo metu nutrūktų maitinimas.

Kaip spausdinti etiketes iš „Excel“: paruoškite kontaktų sąrašą

Dabar turite sukurti duomenų bazę, iš kurios „Word“ laiškų suliejimo įrankis galėtų gauti gavėjo vardą, adresą ir kitą informaciją. Norėdami sukurti ir išsaugoti šio projekto Excel kontaktų sąrašą, atlikite šiuos veiksmus:

• Atidarykite naują tuščią darbalapį „Excel“.
• Išsaugokite jį kaip siuntimo etikečių kontaktų sąrašą arba bet kurį kitą jums patinkantį pavadinimą.
• Pradėkite pildyti duomenis iš viršutinio darbalapio kampo nepalikdami tuščių langelių nei eilutėse, nei stulpeliuose.

Kaip spausdinti etiketes iš „Excel“ Paruoškite kontaktų sąrašą

• Įveskite stulpelių antraštes, kurias „Word“ pašto suliejimo įrankis aptiks ir naudos laukų atitikimo parinktyje.
• Po šia stulpelio antrašte įveskite atitinkamus duomenis.
• Geriausia, jei galite importuoti CSV (kableliais atskirtų reikšmių) failą iš bet kurios kontaktų programos ir suformatuoti jį programoje „Excel“, pridėdami stulpelių antraštes.
• Dukart spustelėkite darbalapio skirtuką „Excel“ programos apačioje ir pervardykite jį į Kontaktų sąrašą arba bet kurį kitą vardą, kurį prisiminsite.
• Baigę dar kartą išsaugokite visą „Excel“ failą.

Kaip spausdinti etiketes iš „Excel“: naudokite laiškų suliejimą programoje „Word“.

Kai pristatymo adresų „Excel“ duomenų bazė bus paruošta, eikite į „Word“ failą, kuriame išsaugojote etiketės formatą, atitinkantį fizinį popierių, ant kurio spausdinsite pašto adresus. Dabar, kai atidarytas laiškų suliejimo etikečių failas, atlikite šiuos veiksmus:

• Skirtuko Laiškų suliejimas skiltyje Pradėti laiškų suliejimą pasirinkite Pasirinkti gavėjus .
• Išskleidžiamajame sąraše pasirinkite parinktį Naudoti esamą sąrašą .
• Atsidarys dialogo langas Pasirinkite duomenų šaltinį .
• Eikite į „Excel“ failą, kuriame išsaugojote kontaktų sąrašą.

Importuokite kontaktų sąrašą į laiškų suliejimą, kad galėtumėte spausdinti adresų etiketes iš „Excel“.

• Pasirinkite failą ir spustelėkite Atidaryti .
• Dabar turite pamatyti langą Pasirinkti lentelę .
• Šiame lange rodomi visi ką tik importuotame Excel faile galimi darbalapiai.
• Pasirinkite darbalapį, kuriame sukūrėte kontaktų sąrašą.
• Šioje pamokoje tai yra kontaktų sąrašo darbalapis. Norėdami tęsti, spustelėkite Gerai .
• Dabar turėtumėte matyti etiketės lipdukus kaip Kitas įrašas .

Etikečių lipdukų išdėstymas

• Pirmasis etiketės lipdukas bus tuščias. Tai gerai.

Dabar, kai užpildėte etikečių eilutes ir stulpelius programoje „Word Mail Merge“, jūsų užduotis yra importuoti faktinius duomenis iš „Excel“ kontaktų sąrašo duomenų bazės. Norėdami atlikti šią užduotį, išbandykite šiuos veiksmus:

• Atsižvelgdami į tai, kad esate skirtuke Laiškai, spustelėkite Redaguoti gavėjų sąrašą .

Gavėjų lentelės sąrašas

• Peržiūrėkite kontaktų lentelę ir jų adresus. Pažiūrėkite, ar nėra kokių nors problemų.
• Jei aukščiau pateiktoje lentelėje viskas atrodo gerai, spustelėkite Gerai .

Kaip spausdinti etiketes iš „Excel“ Naudokite „Word“ laiškų suliejimą

• Dabar laiškų suliejimo įrankio meniu Rašyti ir įterpti laukus spustelėkite Įterpti sujungimo lauką .
• Bus rodomas išskleidžiamasis sąrašas su visomis stulpelių antraštėmis, kurios yra jūsų importuoto „Excel“ failo kontaktų sąrašo duomenų bazėje.
• Spustelėkite Pavadinimas .
• Paspauskite Shift + Enter .
• Tada dar kartą spustelėkite Įterpti sujungimo lauką ir pasirinkite Vardas .
• Paspauskite „Shift“ + „Enter“ ir kartokite aukščiau nurodytus veiksmus, kol viršutiniame kairiajame kampe bus visos stulpelių antraštės.
• Galite tinkinti įvairius etikečių lipdukų įrankio komponentus.
• Eikite į skirtuką Pagrindinis ir pasirinkite tekstą arba tekstus etiketėje, kad pritaikytumėte formatavimo parinktis, pvz., šrifto tipą, šrifto dydį, spalvą, paryškinimo spalvą ir pan.
• Kai viskas atrodys gerai, grįžkite į skirtuką Paštas .

Atnaujinkite etiketes, kad užpildytumėte laiškų suliejimo etikečių duomenis

• Dabar spustelėkite mygtuką Atnaujinti etiketes .
• Tai užpildys visų puslapio etikečių duomenis.

Norėdami spausdinti etiketes iš „Excel“, naudojant „Word Mail Merge“, spustelėkite Peržiūrėti rezultatus

• Dabar tiesiog spustelėkite Peržiūrėti rezultatus , kad etiketėse būtų rodomi faktiniai duomenys.

Kurdami pašto adresus arba siuntimo etiketes laiškų suliejimo sistemoje naudodami kontaktų sąrašus iš Excel, neimportuokite per daug etikečių komponentų. Tai užgriozdins etiketes. Pasirinkite komponentus, kurie yra būtini norint sėkmingai pristatyti pakuotę.

Kaip spausdinti etiketes iš „Excel“: dokumento spausdinimas

Iki šiol sėkmingai sukūrėte pašto suliejimo dokumento etiketes. Dabar atėjo laikas jį išspausdinti atlikdami šiuos veiksmus:

• Išimkite iš spausdintuvo visus popierius.
• Į spausdintuvo popieriaus tiektuvą įdėkite fizinį etikečių lipdukų popierių.
• Grįžkite į etikečių puslapį „Word“ ir paspauskite Ctrl + P . Tai yra spausdinimo komanda.
• Dabar sureguliuokite spausdinimo nustatymus kairiojoje naršymo srityje.
• Turite užtikrinti, kad spausdinimo nustatymai atitiktų tinkamas spausdinimo sąlygas, pvz., spausdintuvą, nustatymus, popieriaus dydį, paraštes ir kt.
• Spustelėkite spausdinti, kad pradėtumėte spausdinti etiketes ant etikečių spausdinimo popieriaus.

Nuostabu! Ką tik išspausdinote keletą gražių pristatymo adresų arba pašto etikečių asmeniniam ar profesionaliam naudojimui.

Kaip spausdinti etiketes iš „Excel“: DUK

Ar yra būdas spausdinti adresų etiketes iš „Excel“?

Taip! „Excel“ galite sukurti kontaktų sąrašo duomenų bazę. Galite sukurti stulpelius, pvz., Vardas, Adresas, Pašto kodas, šalis, telefono numeris, valstija ir t. t., tada po šių stulpelių antraštėmis įvesti duomenis.

Baigę galite importuoti šią duomenų bazę į „Word Mail Merge“, kad sukurtumėte adresų etiketes naudodami etikečių kūrimo įrankį „Mail Merge“. Norėdami sužinoti tikslius veiksmus, atlikite šiame straipsnyje nurodytus veiksmus.

Kaip sukurti etiketes iš „Excel“ į „Word“?

Norėdami importuoti kontaktų sąrašo duomenis iš „Excel“ lapo, galite naudoti „Word“ laiškų suliejimo funkciją. Tada galite naudoti etikečių kūrimo vedlį, esantį „Word“ skirtuke Laiškai, norėdami sukurti etiketes ir užpildyti duomenis iš „Excel“. Komanda Įterpti sujungimo lauką padės pridėti laukų etiketėje.

Kaip spausdinti kelias etiketes viename puslapyje?

Spausdinę pašto etiketes iš „Excel“ naudodami „Word“ laiškų suliejimo funkciją, visada galėsite spausdinti etiketes su skaičiais, pvz., 10, 20, 30 ir kt., viename puslapyje. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai dialogo lange Etiketės informacija pasirinkti atitinkamus gaminių numerius ir etikečių tiekėjus.

Išvada

Taigi, dabar žinote, kaip spausdinti etiketes iš „Excel“ naudodami „Word“ laiškų suliejimo funkciją.

Svarbiausia šio proceso dalis yra naudoti atitinkamą etiketės lipduko puslapį prieš užpildant etiketės duomenis laiškų suliejimo sistemoje. Jei pasirinksite netinkamą popierių, spausdindami nesulygiuotas etiketes galite eikvoti fizinį popierių.

Kai nesate tikri dėl popieriaus pardavėjo ir produkto kodo, prieš atlikdami visą procesą visada sukurkite naują etikečių popierių.

Manote, kad praleidau bet kokį kitą būdą spausdinti adresų etiketes iš „Excel“, toliau esančiame komentarų laukelyje paminėkite metodą ir jo procesą.

Toliau,  kaip sujungti du stulpelius programoje „Excel“ .