Kaip rūšiuoti „Excel“.

Nors dauguma organizacijų renka duomenis, kad padėtų priimti sprendimus, jie dažnai „Excel“ pateikiami netvarkingu formatu. Todėl gali būti sunku suprasti duomenų ryšius, modelius ir tendencijas.

Laimei, galite atlikti įvairius veiksmus, pvz., įtraukti lenteles ir suapvalinti langelius programoje „Excel“ , bet kaip rūšiuoti duomenis? Esate tinkamoje vietoje, jei niekada šiam tikslui nenaudojote „Excel“. Šiame straipsnyje paaiškinama, kaip rūšiuoti duomenis programoje „Excel“ tiek grupėje, tiek visoje skaičiuoklėje. 

Ką reikia žinoti apie duomenų rūšiavimą programoje „Excel“.

Norint sėkmingai rūšiuoti duomenis programoje „Excel“, skaičiuoklę reikia paruošti įvairiais būdais. Pirmiausia turėtumėte pašalinti tuščius langelius, nes „Excel“ juos surūšiuos, paveikdama sumas ir kitus suformuluotus elementus.

Tada stulpeliuose esantys duomenys turi būti to paties tipo. Pavyzdžiui, jei stulpelyje yra datos, langelių diapazone neturėtų būti kitų duomenų, pvz., teksto ar skaičių, nes kitaip rūšiuoti nepavyks.

Be to, prieš rūšiuodami langelius ar stulpelius galite patikrinti ir pašalinti dublikatus programoje „Excel“, kad įsitikintumėte, jog po rūšiavimo nieko nenutiks.

Galiausiai, labai svarbu turėti atsarginę duomenų kopiją, jei proceso metu kas nors nutiktų. 

Duomenų rūšiavimas abėcėlės tvarka programoje „Excel“.

Jei turite paprastą stulpelį, kurį reikia rūšiuoti abėcėlės tvarka, galite pasirinkti langelius ir pasirinkti rūšiavimo parinktis. Tačiau „Excel“ rūšiuoja tik pasirinktus langelius, o tai gali sujaukti visą skaičiuoklę.

Jei aukščiau pateikta parinktis jums tinka, puiku. Jei ne, turite dvi parinktis:

• Skaičiuoklėse su pertraukomis tarp eilučių arba keliomis antraštėmis viename stulpelyje pasirinkite norimus rūšiuoti stulpelio langelius (pasirinktame stulpelyje), įskaitant visas susijusias eilutes, tada pasirinkite rūšiavimo parinktis.
  
• Jei naudojate dideles skaičiuokles be tarpų tarp eilučių , galite pasirinkti visą skaičiuoklę (naudinga, kai įtrauktos antraštės), nurodyti rūšiuojamą stulpelį ir pasirinkti rūšiavimo parinktis.
  

Abi aukščiau pateiktos „Excel“ rūšiavimo parinktys perkelia visus eilutės duomenis kartu su surūšiuotų stulpelių duomenimis, kad visos asociacijos liktų vietoje. Štai kaip padaryti abu.

Kaip rūšiuoti duomenų sekciją abėcėlės tvarka programoje „Excel“.

1. Norėdami rūšiuoti stulpelį skyriuje, pažymėkite visas eilutes ir stulpelius, kuriuose yra norimų rūšiuoti stulpelių duomenų. Nesirinkite jokių antraščių.
2.  Meniu juostoje pasirinkite skirtuką Duomenys , kad atidarytumėte susijusią juostelę po juo.
3. Pasirinkite Rūšiuoti  , kad atidarytumėte rūšiavimo dialogo meniu. Nenaudokite „AZ“ arba „ZA“, nes jie naudoja šiuo metu nustatytas meniu Rūšiuoti parinktis  , kurios gali viską sujaukti.
4. Atžymėkite laukelį Mano duomenyse yra antraštės, jei to dar nepadarėte.
5. Išskleidžiamajame sąraše Stulpelis pasirinkite rūšiavimo stulpelį  .
6. Išskleidžiamajame sąraše Rūšiuoti pasirinkite langelių reikšmės  .
7.  Išskleidžiamajame sąraše „Užsakyti“ spustelėkite nuo A iki Z arba nuo Z iki A kaip rūšiavimo metodą. Langeliai su raidėmis ir skaičiais bus rūšiuojami pagal tvarką iš kairės į dešinę.
8. Spustelėkite Gerai,  kad išsaugotumėte rūšiavimo nustatymus.
9. Dabar „Excel“ parodys abėcėlės tvarka surūšiuotus rezultatus. Kiekvieno stulpelio duomenų eilutė taip pat juda kartu su surūšiuotais langeliais.

Kaip rūšiuoti duomenų stulpelį abėcėlės tvarka programoje „Excel“.

Skirtingai nei rūšiuojant duomenų dalį, norint rūšiuoti stulpelį, reikia pasirinkti visą skaičiuoklę. Jei pasirinksite stulpelį, perkeliami tik tie duomenys, o tai sumaišo visą skaičiuoklę. Jei stulpelyje yra daugiau nei viena antraštė, turite naudoti aukščiau pateiktą skyrių rūšiavimo procesą. Pasirinkę visą lapą, galite pasirinkti rūšiuojamą stulpelį ir visas kitas rūšiavimo parinktis atlikdami toliau nurodytus veiksmus.

1. Atidarykite skaičiuoklę ir spustelėkite mygtuką Pasirinkti viską,  esantį viršutiniame kairiajame lapo kampe po „Vardo laukeliu“.
   
2.  Meniu juostoje spustelėkite skirtuką Duomenys , kad atidarytumėte po juo susijusią parinkčių juostelę.
3. Pasirinkite Rūšiuoti  , kad atidarytumėte rūšiavimo dialogo meniu. Nespauskite „AZ“ arba „ZA“ juostelėje, nes jie reaguoja pagal dabartinius nustatymus, esančius meniu Rūšiuoti  . Tai gali viską sujaukti.
   
4.  Dialogo lange Rūšiuoti pažymėkite laukelį Mano duomenys turi antraštes, nes buvo pasirinktos visos antraštės. Atminkite, kad viename stulpelyje galite turėti tik vieną antraštę. Kitu atveju turėsite rūšiuoti pagal skyrius, naudodami aukščiau aprašytą procesą.
5. Išskleidžiamajame sąraše Stulpelis pasirinkite rūšiavimo stulpelį  . Vietoj stulpelių raidžių turėtų būti rodomi antraštės pavadinimai.
6. Išskleidžiamajame sąraše Rūšiuoti pasirinkite langelių reikšmės  .
   
7.  Išskleidžiamajame sąraše Užsakymas kaip rūšiavimo parinktį pasirinkite A iki Z arba Z iki A. Langeliai su skaičiais ir raidėmis bus rūšiuojami naudojant tvarką iš kairės į dešinę, todėl naudojant parinktį „A–Z“, „IN0119“ ir „IN0118“ bus surūšiuoti kaip „IN0018“, po to „IN0019“.
8. Baigę spustelėkite Gerai . Skaičiuoklė bus surūšiuota abėcėlės tvarka pagal pasirinktą stulpelį. Jei sujaukėte arba nepatiko rezultatai, naudokite parinktį Anuliuoti  .

Ką reikia žinoti apie duomenų rūšiavimą skaitiniu arba chronologiniu būdu programoje „Excel“.

Duomenų rūšiavimas skaitine ar chronologine tvarka nedaug skiriasi nuo abėcėlės, tačiau turite skirtingas rūšiavimo parinktis. „Excel“ identifikuoja duomenis langeliuose ir pateikia rūšiavimo parinktis pagal šiuos kriterijus. Kaip ir visose rūšiavimo parinktyse, ištrinkite tuščius langelius ir eilutes savo „Excel“ dokumente , nes tai turės įtakos surūšiuotiems rezultatams.

Datos suteiks jums eilutes „nuo seniausių iki naujausių“ ir „nuo naujausių iki seniausių“ nuo A iki Z ir „Z iki A“. Skaičiai duos jums „nuo mažiausio iki didžiausio“ ir „nuo didžiausio“ iki mažiausio.

Priklausomai nuo to, ar reikia rūšiuoti skyrių skaitine / chronologine tvarka, ar visą stulpelį, patikrinkite toliau pateiktus procesus.

Kaip rūšiuoti duomenų sekciją skaitine / chronologine tvarka programoje „Excel“.

Duomenų dalies rūšiavimas chronologiškai (ty datos) arba skaičiais (ty skaičiais) panašus į jų rūšiavimą abėcėlės tvarka, tik skiriasi rūšiavimo parinktys.

1. Norėdami rūšiuoti stulpelio sekciją skaitine / chronologine duomenų sekcijoje, pasirinkite eilutes, kuriose yra norimų rūšiuoti stulpelių duomenų, bet nepasirinkite jokių antraštių.
   
2. Spustelėkite skirtuką Duomenys  , esantį meniu juostoje. Šis veiksmas atidaro atitinkamą parinkčių juostelę po juo.
3. Pasirinkite Rūšiuoti  , kad atidarytumėte rūšiavimo dialogo meniu. Nespauskite „AZ“ arba „ZA“ juostelėje, nes jie reaguoja pagal dabartinius nustatymus, esančius meniu Rūšiuoti  . Tai gali viską sujaukti.
   
4. Atžymėkite laukelį Mano duomenyse yra antraštės,  jei to dar nepadarėte, nes ankstesniuose veiksmuose nepasirinkote jokių antraščių. Tai švaresnis rūšiavimo būdas.
5. Išskleidžiamajame sąraše Stulpelis pasirinkite rūšiavimo stulpelį  .
   
6. Išskleidžiamajame sąraše Rūšiuoti pasirinkite langelių reikšmės  .
7. Išskleidžiamajame sąraše Užsakymas pasirinkite rūšiavimo parinktį nuo seniausių iki naujausių arba nuo naujausių iki seniausių  .
   
8. Spustelėkite Gerai,  kad išsaugotumėte rūšiavimo nustatymus. Matysite skilties stulpelį surūšiuotą chronologine arba skaitine tvarka. Visos eilutės turėtų būti rodomos su atitinkamais stulpelio langeliais.

Kaip rūšiuoti kelis stulpelius „Excel“.

Kartais gali prireikti kelių rūšiavimo kriterijų, kad duomenys būtų aiškiau suprantami. Tačiau rūšiuojant kelis stulpelius duomenys gali būti pertvarkyti neteisingai, atsižvelgiant į skaičiuoklės išdėstymą.

Keletas rūšiavimo turėtų būti grindžiamas pirminiu rūšiavimu, po kurio nurodoma tiksli rūšiavimo tvarka, pvz., „Pirkimo data“, po to „Produkto kategorija“, o po to „Skyrius“.

Aukščiau pateiktas pavyzdys reiškia, kad „Excel“ pirmiausia rūšiuos pagal pirkimo datas, o paskui – pagal produktų kategorijas per kiekvieną susijusią pirkimo datą. Šiuo metu matysite visas įsigytų prekių produktų kategorijas, išvardytas chronologine tvarka po kiekviena data.

Esmė ta, kad „Excel“ rūšiuoja pagal jūsų nustatytą tvarką, todėl kiekvieną dieną pirmiausia rūšiuoja stulpelį „Pirkimo data“, o tada – „Produktų kategorijos“.

Bet kokiu atveju geriausia kopijuoti skaičiuoklę, dirbti su dublikatu palyginimo sumetimais ir apsaugoti pradinius duomenis nuo sugadinimo.

1. Atidarykite atitinkamą skaičiuoklę ir pasirinkite bet kurį langelį, tada eikite į meniu juostą viršuje ir spustelėkite skirtuką Duomenys  .
   
2.  Norėdami atidaryti rūšiavimo dialogo langą, viršuje esančioje meniu juostoje pasirinkite Rūšiuoti .
3.  Dialogo lange eikite į skiltį Stulpelis ir spustelėkite  išskleidžiamąjį meniu Rūšiuoti pagal . Pasirinkite pagrindinį rūšiavimo stulpelį.
4. Pasirinkite išskleidžiamąjį meniu Rūšiuoti  ir pasirinkite Langelių reikšmės.
   
5. Spustelėkite išskleidžiamąjį meniu Užsakymas  ir pasirinkite norimus naudoti rūšiavimo kriterijus.
6. Perkelkite į viršutinį kairįjį kampą ir pasirinkite Pridėti lygį.  Tai prideda naują rūšiavimo skyrių.
   
7. Skiltyje Stulpelis spustelėkite išskleidžiamąjį meniu Tada pagal  ir pasirinkite kitą stulpelį, kurį norite rūšiuoti. Tai bus antrinė rūšiavimo funkcija, kuri rūšiuoja pirmąją.
8. Spustelėkite išskleidžiamuosius meniu Rūšiuoti pagal ir Užsakyti  ir pasirinkite pageidaujamus kriterijus.

Atminkite, kad pirmiausia pasirinktas stulpelis tampa pirminiu rūšiavimo raktu. Antrasis rūšiavimas filtruoja pirmąjį, o trečiasis – antrąjį. Jei antrojo ar trečiojo stulpelio rūšiavimas pažeidžia pirmame stulpelyje nustatytus kriterijus, jis liks nerūšiuotas.

Kaip rūšiuoti duomenis pasirinkta tvarka programoje „Excel“.

Galbūt norėsite rūšiuoti duomenis naudodami parinktį, kuri pagal numatytuosius nustatymus nėra įtraukta į „Excel“, pvz., rūšiavimą pagal Mažas , Vidutinis , Didelis ir X didelis . Rūšiuojant pagal abėcėlę jie pateikiami neteisinga tvarka, o skaitinis / chronologinis rūšiavimas netaikomas. Tokiu atveju galite sukurti pasirinktinę rūšiavimo tvarką.

1. Atidarykite skaičiuoklę su duomenimis, kuriuos norite rūšiuoti.
2. Eikite į įrankių juostą viršuje ir pasirinkite Duomenys.
   
3.  Meniu juostoje pasirinkite parinktį Rūšiuoti .
4. Eikite į skiltį „Stulpelis“, spustelėkite išskleidžiamąjį meniu Rūšiuoti pagal  ir pasirinkite pagrindinį rūšiavimo stulpelį.
   
5. Išskleidžiamajame meniu Rūšiuoti  pasirinkite Langelių reikšmės,  kad rūšiuotumėte pagal turinį.
   
6. Spustelėkite išskleidžiamąjį meniu Užsakymas , tada  kaip rūšiavimo kriterijus  pasirinkite A iki Z arba Z iki A.
7. Norėdami pridėti antrinį rūšiavimą, spustelėkite mygtuką Pridėti lygį  .
8. Atlikite ankstesnius rūšiavimo veiksmus: nustatykite parinktis Rūšiuoti pagal , Rūšiuoti ir Užsakyti  , tada paspauskite Gerai.
   

Kaip rūšiuoti eilutę „Excel“.

„Excel“ pagrindinė struktūra suskirsto duomenis į stulpelius. Tačiau kartais jūsų duomenys gali turėti horizontalų išdėstymą, kai kiekvienoje eilutėje yra skirtingas duomenų rinkinio atributas. Šiuo atveju logiškas duomenų organizavimo būdas yra eilučių rūšiavimas.

Štai kaip tai daroma:

1. „Excel“ skaičiuoklėje atidarę duomenis, kuriuos norite rūšiuoti, paspauskite žymeklį pirmoje eilutės, kurią norite rūšiuoti, langelyje ir vilkite, kad pasirinktumėte visus langelius su duomenimis. 
   
2. Eikite į naršymo juostą viršuje ir bakstelėkite parinktį Duomenys  . 
   
3. Bakstelėkite parinktį Rūšiuoti,  kad atidarytumėte dialogo langą su rūšiavimo parinktimis. 
4. Dialogo lango viršuje dešinėje  pasirinkite Parinktys .
5. Iššokančiajame lange Rūšiavimo parinktys pasirinkite Rūšiuoti iš kairės į dešinę  ir paspauskite Gerai .
   
6. Eikite į skyrių Rūšiuoti pagal  ir spustelėkite išskleidžiamąjį meniu. 
7. Pasirinkite 1 eilutę arba 2 eilutę arba bet kurią eilutę, kurią norite rūšiuoti, ir bakstelėkite mygtuką Gerai  . Tai automatiškai surūšiuos duomenis.
   

Rūšiuoti savo skaičiuoklę

Nerūšiuoti duomenys niekada neturi prasmės. Dar blogiau, tvarkymas rankiniu būdu gali užtrukti ir sukelti žmogiškų klaidų. Naudodami „Excel“ galite rūšiuoti duomenis bet kokiu norimu formatu ir nustatyti pasirinktinius kriterijus. 

Be to, galbūt norėsite sužinoti, kaip naudoti VLOOKUP programoje „Excel“, kad rastumėte reikiamus duomenis.