Kaip sujungti laiškų suliejimą iš „Excel“ į „Word“ 2 lengvais būdais

Jei jums sunku siųsti masinius el. laiškus klientams ir klientams individualizuodami kiekvieno dokumento turinį, laiškų suliejimas gali padėti. Laiškų suliejimui geriausias derinys yra „Excel“ ir „Word“. Sužinokite, kaip dviem paprastais būdais sujungti laiškų sujungimą iš „Excel“ į „Word“.

Laiškų suliejimas yra pati prieinamiausia biuro darbo automatizavimo forma staliniuose ir nešiojamuosiuose kompiuteriuose. Jums tereikia sukonfigūruoti „Microsoft Word“ programą, kad iš duomenų bazės, pvz., vieno dokumento „Excel“ failo, būtų galima gauti vietos rezervavimo tekstų duomenis.

Nustačius, vienu spustelėjimu galite sukurti asmeninius laiškus, vokus, el. laiškus, katalogus, adresų etiketes ir pan. Jei sužinosite, kaip atlikti laiškų suliejimą iš „Excel“ į „Word“, keliais paspaudimais galite sukurti sąskaitas faktūras, mėnesines sąskaitas, išsamią prenumeratos informaciją ir daugybę kitų oficialių dokumentų šimtams ir tūkstančiams klientų.

Sužinoję, kaip atlikti laiškų suliejimą programoje „Word“ iš „Excel“, galite kurti daug duomenų turinčius el. laiškus ir laiškus bei išvengti žmogiškųjų klaidų, kurios gali kilti kuriant tokius dokumentus rankiniu būdu. Taigi, pradėkime nuo laiškų suliejimo iš „Excel“ į „Word“ metodų.

Kaip sujungti laiškų suliejimą iš „Excel“ į „Word“: rankinis metodas

Yra du būdai, kaip atlikti laiškų suliejimą iš „Excel“ į „Word“. Pirmasis yra rankinis metodas, kai vienam dokumentui patiems pridedate rezervuotos vietos tekstus, o „Word“ atlieka likusius el. laiškus ar el. laiškus. Sužinokite rankinio laiškų sujungimo veiksmus čia:

Sukurkite duomenų šaltinį „Excel“ darbalapyje

Pirmiausia turite sukurti duomenų bazę, iš kurios MS Word paimtų duomenis į laiškų suliejimo laukus, esančius šablono el. laiške, el. pašte, sąskaitoje faktūroje ir kt. Turite sukurti „Excel“ duomenų bazę taip, kad būtų pateikti visi su vienu gavėju susiję duomenys. galima vienoje eilėje.

Galite atskirti įvairius duomenis vienoje eilutėje po skirtingomis stulpelių antraštėmis. Šios stulpelių antraštės veiks kaip „Word“ laiškų suliejimo laukų atitikmuo. Dabar galite sukurti stulpelio antraštę, kaip norite. Tačiau vėliau turėsite atlikti nedidelius stulpelių antraščių pakeitimus, kad jie atitiktų „Word“ laukus.

Žemiau rasite pagrindinius veiksmus, kaip sukurti laiškų suliejimo duomenų bazę programoje „Excel“. Šioje mokymo programoje bus sukurta sąskaita faktūra smulkiam arba namų verslui, kur galėsite pigiai siųsti masines sąskaitas faktūras ir mėnesines sąskaitas tūkstančiams klientų, nepasitikėdami brangiais internetiniais sprendimais ar trečiųjų šalių agentūromis:

• Sukurkite tuščią „Excel“ failą ir pervardykite lapo pavadinimą į Sąskaitos faktūros .
• Šiame darbalapyje turite užpildyti visus laiškų suliejimo duomenis.
• Dabar sukurkite elementus, kuriuos norite įtraukti į laiškų suliejimo dokumentą kaip stulpelių antraštes . Jie veiks kaip „Word“ laiškų suliejimo laukai .
• Įveskite kliento vardą ir visą kitą susijusią informaciją po atitinkamo stulpelio antrašte toje pačioje eilutėje. Jei pakeisite to paties kliento eilutes, „Word“ negalės pateikti teisingos informacijos sujungtame dokumente.

„Excel“ duomenų bazė, skirta laiškų suliejimui „Excel“ į „Word“.

• Didėjant klientų skaičiui, stulpelio Klientas antraštėje galite pradėti pridėti naujų klientų vardų .
• Be to, į konkrečias stulpelių antraštes galite įtraukti naujų esamų ar naujų klientų duomenų.
• Kiekvieną kartą atnaujinus šią duomenų bazę, Word laiškų suliejimas automatiškai sukurs naują kliento dokumentą pridėtiems klientams, praleis klientus, jei kai kuriuos ištrinsite, taip pat atnaujins dokumento skaičius pagal informaciją iš Excel duomenų bazės.
• „Word“ laiškų suliejimas neimportuos skaičių formatavimo iš „Excel“. Norėdami išsaugoti skaičių formatavimo elementus, pvz., po kablelio, valiutos simbolius ir kt., į konkrečius laiškų suliejimo laukus turite įterpti trumpąjį kodą. Kodą ir gudrybę, kaip jį naudoti, paminėsiu vėliau šioje pamokoje.

Viskas! Sėkmingai sukūrėte „Excel“ duomenų bazę laiškų suliejimo projektui. Puikus darbas! Pradėkime kurti laiškų suliejimo šabloną „Microsoft Word“.

Sukurkite el. laišką arba paštą savo klientui

Pirmiausia turite parengti sąskaitos faktūros el. laišką arba laišką, kurį norite išsiųsti savo klientams ir klientams. Laiške turi būti tam tikra pagrindinė informacija apie jus, kaip parodyta toliau. Jie yra statiniai visiems el. laiškams ir laiškams.

„Word“ šablonas, skirtas laiškų suliejimui programoje „Excel“.

• Tavo vardas
• Jūsų įmonės pavadinimas
• Jūsų įmonės adresas
• Įmonės logotipas (jei yra)
• Parašo eilutė

Laiškų suliejimas iš „Excel“ į „Word“.

Dabar, kai sukūrėte Word šabloną, kuriame pridėsite laiškų suliejimo laukus, pažiūrėkime toliau nurodytus veiksmus.

• „Word“ juostoje spustelėkite skirtuką Laiškai, tada pasirinkite Pradėti laiškų suliejimą .

Sukurkite el. pašto pranešimų laiškų suliejimą naudodami „Word“.

• Išskleidžiamajame  sąraše pasirinkite norimo sukurti dokumento tipą. Pasirinkime El. pašto žinutės .
• Dabar dar kartą spustelėkite Laiškai , bet šį kartą pasirinkite Pasirinkti gavėjus .
• Kadangi norite atlikti laiškų suliejimą iš Excel į Word, pasirinkite parinktį Naudoti esamą sąrašą .

Laiškų suliejimo duomenų bazės lentelės pasirinkimas iš „Excel“.

• Dabar suraskite anksčiau „Excel“ sukurtą laiškų suliejimo duomenų bazę ir dialogo lange Pasirinkti lentelę pasirinkite darbalapį Sąskaitos .
• Dabar turėtumėte pamatyti, kad komandų grupė Rašyti ir įterpti laukus suaktyvinama Word juostos meniu > Laiškai .

Iki šiol sujungėte „Excel“ duomenų bazę laiškų suliejimui su „Word“. Toliau sužinosime, kaip užpildyti reikiamus laukus toliau pateiktame laiškų suliejimo šablono dokumente:

• Spustelėkite parinktį Sveikinimų eilutė skirtuke Laiškai ir sukurkite sveikinimo eilutę, kurią norite pridėti. Bus rodomas „GreetingLine“ rezervuotos vietos tekstas.

Sukurkite pasisveikinimo eilutę „Word“ laiškų suliejime

• Dabar galite parašyti pareiškimą, kuriame nurodomas sąskaitos faktūros apmokėjimas. Tai bus statinis pareiškimas, kurį gaus visi gavėjai.
• Po pasisveikinimo eilute galite pridėti kitus laiškų suliejimo laukus, pvz., Vartotojo el. paštas «Customer_Email» ; Sąskaitos numeris: «Sąskaitos_numeris» ; Sąskaitos faktūros data: «Sąskaitos_data» ir kt.

Sąskaitų faktūrų laiškų suliejimo el. laiško viršutinės dalies kūrimas

• Tada spustelėkite parinktį Įterpti suliejimo lauką , kad pradėtumėte pridėti dinaminius laiškų suliejimo projekto komponentus.
• Komanda Įterpti suliejimo lauką parodys visas stulpelių antraštes, esančias Excel duomenų bazėje, kurią įtraukėte į laiškų suliejimo dokumentą. Neskubėkite pridėti norimų laukų.

Pagrindinės sąskaitos faktūros išsamios informacijos sukūrimas ir baigiamasis pareiškimas laiškų suliejimo el. laiške

• Pavyzdžiui, galite pridėti šiuos sujungimo laukus: «Services_Line_1» ; «Data_Eilutė_1» ; «Sumos_eilutė_1» ; «Paslaugos_Line_2» ; «Data_Eilutė_2» ; «Sumos_eilutė_2» ; „Suma_Iš viso_“.

Kaip rankiniu būdu sujungti laiškų suliejimą iš „Excel“ į „Word“ Visas laiškų suliejimo šablonas

• Dabar, kai pridėjote visus dinaminius laukus, galite uždaryti el. laišką pridėdami baigiamąją pastabą ir parašo eilutę. Vėlgi, tai būtų statinis komponentas.
• Dabar galite spustelėti mygtuką Peržiūrėti rezultatus, esantį skirtuke Laiškai, norėdami peržiūrėti pirmąjį sujungtą dokumentą.

Kaip matote peržiūroje, sąskaitos faktūros sumoje nerodoma valiuta arba kableliai. Norėdami tai išspręsti, atlikite čia nurodytus veiksmus:

• Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite laiškų suliejimo lauką „Amount_Line_1“ ir spustelėkite Perjungti lauko kodus .

Perjungti laukų kodus laiškų suliejimo programoje „Word“.

• Dabar turėtumėte pamatyti MERGEFIELD ir lauką.
• Įveskite šį kodą, kaip parodyta aukščiau esančiame paveikslėlyje:

#0,00 USD

• Dabar dar kartą pasirinkite lauką, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir Perjungti lauko kodus .

Perjunkite laukų kodus, kad formatuotumėte sumą iš „Excel“.

• Tada peržiūrėkite peržiūrą, kad patvirtintumėte, ar laiškų suliejimas importuoja numerio formatavimą, ar ne.
• Dabar galite įvesti anksčiau pateiktą kodą į kitus laiškų suliejimo laukus su skaičiais, pvz., „Suma_eilutė_2“ ir „Suma_iš viso_“ .

Dabar galite paryškinti svarbius duomenis el. pašto šablone. „Word“ laiškų suliejimo programa bus formatuojama visuose kituose dokumentuose, kuriuos sukuriate šiame laiškų suliejimo projekte.

Baigiamas sujungti Word

Kai būsite pasiruošę, dialogo lange Sujungti įrašus spustelėkite Baigti ir sujungti > Redaguoti atskirus dokumentus > Viskas . Spustelėkite Gerai , kad sukurtumėte visus sujungtus dokumentus kiekvienam klientui „Excel“ duomenų bazėje.

Sužinokite, kaip rankiniu būdu sujungti laiškų suliejimą iš „Excel“ į „Word“.

Word laiškų suliejimas sukurs naują dokumentą su sujungtais el. Taigi, failą turite išsaugoti atskirai arba nedelsdami išsiųsti el.

Kaip sujungti laiškų suliejimą iš „Excel“ į „Word“: laiškų suliejimo vedlys

Antrasis laiškų suliejimo būdas yra Microsoft Word laiškų suliejimo vedlio naudojimas. Tačiau tai yra sudėtingas metodas. Turite modifikuoti šaltinio duomenų bazę programoje „Excel“ pagal galimus „Word“ laiškų suliejimo laukus. Štai ką reikia padaryti, kad išbandytumėte automatinį laiškų suliejimą programoje Word:

• Sukurkite Word dokumento šabloną ir spustelėkite Laiškai > Pradėti laiškų suliejimą > norimo sukurti dokumento tipą.

Žingsnis po žingsnio laiškų suliejimo vedlio vartotojo sąsaja

• Tada dar kartą spustelėkite Pradėti laiškų suliejimą ir pasirinkite Žingsnis po žingsnio laiškų suliejimo vedlys .

Antrasis laiškų suliejimo veiksmas laiškų suliejimo vedlyje

• Instrukcijos bus rodomos šešiais veiksmais dešinėje „Word“ naršymo srityje.
• Turite atlikti užduotį, parodytą pirmame žingsnyje, tada spustelėkite Pirmyn: Pradinis dokumentas, kad galėtumėte vadovautis vedliu.

Kaip sujungti laiškų suliejimą iš „Excel“ į „Word“: DUK

Kaip automatiškai sujungti duomenis iš „Excel“ į „Word“?

Galite automatiškai sujungti duomenis su Word iš Excel naudodami Word laiškų suliejimo funkciją. Norėdami tai padaryti, su savimi turite turėti Excel failą. Tada sukurkite naują „Word“ dokumentą ir pradėkite rašyti el. Vietose, kur reikia importuoti reikšmes iš „Excel“, spustelėkite lauką Įterpti laiškų suliejimą ir pridėkite reikiamą reikšmę.

Prieš tai atlikdami, turite įtraukti „Excel“ duomenų bazę, eidami į Pašto laiškai > Pasirinkite gavėjus > Naudoti esamą sąrašą ir pasirinkite „Excel“ failą. Sukūrę šablono dokumentą rankiniu būdu, užbaikite laiškų suliejimą ir „Word“ automatiškai sukurs visus kitus atitinkamiems gavėjams skirtus el. laiškus.

Kaip sukurti laiškų suliejimą iš „Excel“ duomenų?

Galite sukurti laiškų suliejimą iš „Excel“ duomenų, kaip paprastai darote kurdami naują kontaktų sąrašą arba kontaktus iš „Outlook“. Tačiau norėdami naudoti duomenis iš „Excel“ darbalapio, atlikite šiuos veiksmus:

• Išsaugokite „Excel“ failą ir „Word“ laiškų suliejimo šabloną vietinėje saugykloje.
• Atidarykite Word failą ir spustelėkite Paštai.
• Dabar pasirinkite parinktį Pasirinkti gavėjus ir spustelėkite Naudoti esamą sąrašą.
• Dabar eikite į diską, kuriame yra „Excel“ failas, pasirinkite jį ir spustelėkite Atidaryti.
• Viskas! Sėkmingai susiejote „Excel“ failą laiškų suliejimui.

Kokie yra šeši laiškų suliejimo žingsniai?

Remiantis nuosekliu laiškų suliejimo vedliu, toliau pateikiami šeši „Word“ laiškų sujungimo veiksmai:

• Pasirinkite dokumento tipą, pvz., laiškus, vokus, katalogus ir kt.
• Pasirinkite pradinį dokumentą, pvz., dabartinį arba esamą dokumentą
• Pasirinkite gavėjus iš esamo sąrašo („Excel“), „Outlook“ kontaktų arba naujo sąrašo
• Parašyk savo laišką
• Peržiūrėkite savo laiškus
• Užbaikite sujungimą

Išvada

Dabar žinote, kaip susieti laiškų suliejimą iš „Excel“ į „Word“, naudodami rankinį metodą arba „Word“ laiškų suliejimo vedlį. Išbandykite bet kurį iš metodų, atsižvelgdami į laiškų suliejimo dokumentą, duomenų bazę ir reikiamą suasmeninimo laipsnį.

Nepamirškite pakomentuoti toliau, jei žinote kitų nesunkių būdų, kaip atlikti laiškų suliejimą programoje „Word“ iš „Excel“. Taip pat galbūt norėsite sužinoti,  kaip spausdinti etiketes iš Excel naudojant MS Word laiškų suliejimą  ir  kelių dokumentų komentarus bei pakeitimus .