Atlikite šiuos veiksmus, kad geriau tvarkytumėte savo skaitmeninį turtą

Kalbant apie verslo valdymą, greitai pastebėsite, kad daugelis aspektų reikalauja ypatingo dėmesio ir analizės. Skaitmeninio turto valdymas reiškia įmonės skaitmeninio turto organizavimo procesą. Tai apima logotipą, vaizdus, ​​​​Baltąsias knygas, atvejų tyrimus ir keletą kitų turinio tipų. Kadangi jie yra vertingi verslui, labai svarbu juos saugoti ir prižiūrėti. Štai kodėl supažindinsime jus su keletu nuostabių patarimų, kaip valdyti skaitmeninį turtą.

Turinys

• 1 1. Sukurkite biblioteką
• 2 2. Saugokite kontrolinio sąrašo viršuje
• 3 3. Palengvinkite naršymą
• 4 4. Naudokite įmonės patvirtintus šablonus
• 5 5. Atsikratykite seno turinio
• 6 6. Pasikonsultuokite su savo komanda
• 7 7. Techninė priežiūra yra raktas

1. Sukurkite biblioteką

Gali būti sunku rasti svarbius failus, jei neturite centralizuoto aplanko, kuriame būtų visi reikalingi duomenys. Be to, tai taip pat padidina tikimybę, kad dokumentai, kuriuose yra pagrindinė informacija, bus netinkamai išdėstyti. Taigi prekės ženklai turi sukurti biblioteką ir viską laikyti vienoje vietoje. Tačiau, jei norite, kad procesas būtų dar labiau supaprastintas, geriausia naudoti mažiau yra daugiau mantrą. Tokiu būdu galite suteikti ribotą prieigą prie duomenų skirtingiems darbuotojams.

2. Laikykite saugumą kontrolinio sąrašo viršuje

Nesvarbu, ar tai vizitinė kortelė, ar įmonės PDF, kiekvienas skaitmeninis turtas yra vienodai vertingas. Todėl labai svarbu juos apsaugoti. Įsitikinkite, kad skiriate pakankamai laiko, kad suteiktumėte slaptažodžiu apsaugotą prieigą prie failų ir aplankų. Be to, nuolat keiskite slaptažodžius. Tai užtikrina, kad buvę darbuotojai neturės informacijos apie jūsų įmonę.

3. Palengvinkite naršymą

Dažniausiai darbuotojams reikia daug laiko naršyti po šimtus failų ir aplankų, kad surastų vieną vaizdą. Todėl, norėdami išvengti painiavos, pasirūpinkite, kad turinį tvarkytumėte ir rūšiuotumėte paprasčiausiai.

Be konkrečios skaitmeninio turto valdymo sistemos gali kilti pavojus jūsų įmonės jautriems duomenims. Todėl tampa svarbu nuolat tikrinti darbuotojus, kurie turi prieigą prie failų. Jei norite valdyti savo prekės ženklo išteklius , geriausias būdas tai padaryti – investuoti į programinę įrangą, kuri palengvina procesą. Pamatysite, kad internete yra patikimų parinkčių, kurias turite išnagrinėti.

Tai apima datų, žymų, raktinių žodžių pridėjimą ir optimalią aplankų hierarchiją, kuri palengvina turinio suasmeninimą. Vėliau tuo galės pasinaudoti ir kiti komandos nariai.

4. Naudokite įmonės patvirtintus šablonus

Nesvarbu, ar tai PowerPoint pristatymas, ar Word dokumentas, kiekviena įmonė ar įmonė turi griežtą struktūrą, kurios reikia laikytis. Geriausias dalykas šiose konstrukcijose yra tai, kad jos yra iš anksto sukonstruotos, todėl jūsų darbuotojams nereikės jų kartoti. Tai taip pat apsaugo juos nuo didelių klaidų.

Nepaisant įmonės patvirtinto šablono, visada yra vietos šiek tiek pasukti ir pritaikyti pristatymus ar dokumentus.

5. Atsikratykite seno turinio

Labai svarbu atnaujinti trumpalaikį turtą ir laikyti jį lengvai prieinamą. Tačiau daugelis įmonių nejaučia poreikio atsikratyti pasenusios informacijos. Jie perkrauna sistemas, o tai galiausiai kenkia jų darbuotojų produktyvumui.

Pagrindinis skaitmeninio turto valdymo sistemos tikslas – padėti jūsų komandai greitai surasti duomenis . Tačiau kai sistema yra perkrauta nepageidaujamais duomenimis, tai gali tapti didžiuliu barjeru, kai reikia laikytis terminų ir atlikti užduotis. Be to, jis taip pat užima daug vietos, o tai dar labiau sulėtina paieškos efektyvumą.

6. Pasikonsultuokite su savo komanda

Prieš paleidžiant DAM sistemą savo organizacijoje, geriau apie tai pasikalbėti su darbuotojais. Tai išsklaidys jų abejones ir geriau supras, kaip tai veikia. Be to, perskaitykite visas gaires, kurios paskatins juos protingai dirbti naudojant bendrinamus aplankus. Suteikite jiems trumpą informaciją apie tai, kas gali pasiekti skirtingus failus ir aplankus, kad išvengtumėte painiavos.

7. Priežiūra yra raktas

Kai jūsų skaitmeninio turto valdymo sistema bus paruošta veikti, turite ją nuolat prižiūrėti. Tai padeda aptikti nedideles problemas ir neleidžia joms virsti didžiule netvarka. Kadangi skaitmeninis turtas niekada nenustos augti, taip pat patariama neatsilikti nuo technologijų ir galimų grėsmių.

Skaitmeninio turto valdymo sistema padeda organizacijoms valdyti svarbius duomenis realiuoju laiku. Tai leidžia pateikti reikiamą turinį reikiamiems žmonėms. Be to, darbuotojai gali lengvai sekti ir patikrinti, ar sistema veikia efektyviai. Jei ketinate jį integruoti į savo organizaciją, pasinaudokite pirmiau minėtais veiksmais.