Topp 3 ráð til að breyta skrifstofunni þinni í pappírslaust

Að velja að breyta í pappírslaust er frábær ráðstöfun fyrir margar skrifstofur nú á dögum. Það er ekki aðeins vistvænt val fyrir fyrirtæki þitt, heldur er það líka frábært skref fyrir skipulagningu og að sjá um ákveðin skjöl á skrifstofunni. Hér eru nokkur af bestu ráðunum okkar til að breyta í pappírslaust.

Innihald

• 1 1. Taktu því rólega
• 2 2. Vertu með réttan hugbúnað tilbúinn og bíður
• 3 3. Ákveðið hvað á að geyma

1. Taktu því rólega

Eitt af því versta sem þú getur gert hér er að klára flutninginn of hratt. Þetta þarf að vera eins hægt og eins kerfisbundið og hægt er. Ef þú ert of fljótur er hætta á að eitthvað glatist auðveldlega. Þú þarft að taka því rólega svo þú getir verið viss um að allt hafi verið rétt gert.

Þú gætir ákveðið að sinna viðskiptadeild eftir deild eða á annan hátt sem þér sýnist. Hins vegar velurðu að gera það, vertu viss um að ekkert skjal sé skilið eftir. Þú þarft að tryggja að öllu sé breytt í pappírslaust snið. Það gæti verið ótrúlega léttvægt, eða það gæti verið ein mikilvægasta skráin á skrifstofunni þinni. Allir eiga skilið sömu umhyggju og athygli þegar skipt er yfir í pappírslaust kerfi.

2. Vertu með réttan hugbúnað tilbúinn og bíður

Áður en þú byrjar jafnvel að umbreyta þarftu að tryggja að þú hafir réttan hugbúnað til staðar. Með því að velja eitthvað eins og CAFM hugbúnað muntu hafa allt sem þú þarft til að tryggja að umbreytingin úr prentuðu afriti yfir í stafrænt afrit gangi snurðulaust fyrir sig.

Það er ekki eins einfalt og bara að breyta til að verða pappírslaus. Þú þarft að ganga úr skugga um að þú hafir réttan innviði til staðar til að koma í stað sumra ferla sem þú gætir hafa áður séð um á pappír. Gakktu úr skugga um að þessi hugbúnaður sé leiðandi og auðveldur í notkun og vertu reiðubúinn til að þjálfa starfsmenn þína upp á hann til að hjálpa flutningnum að ganga snurðulaust fyrir sig.

3. Ákveðið hvað á að geyma

Þó þú sért að skipta yfir í pappírslaust þýðir það ekki endilega að þú eyðir öllum skjölum sem eru að flytjast yfir í nýja kerfið. Þó að þú munt stafræna mörg þeirra, þá eru sumir sem þú gætir viljað geyma pappírsafritin af. Sem dæmi gætu verið mikilvægir samningar eða önnur sambærileg skjöl.

Með þeim er mikilvægt að þau séu rétt geymd og geymd til varðveislu. Ef þú velur að eyða skjal í staðinn skaltu ganga úr skugga um að þú sért að gera það rétt - sérstaklega ef skráin inniheldur hvers kyns viðkvæmar upplýsingar.

Að velja að breyta í pappírslausa skrifstofu er frábær ráðstöfun, en það er eitt sem mun taka mikla umhyggju og skipulagningu. Gefðu þér tíma til að finna réttu leiðina og taktinn fyrir fyrirtæki þitt í þessari viðleitni, sérstaklega ef þú ætlar að vinna eins og venjulega á meðan viðskiptin eiga sér stað. Með mikilli vinnu muntu brátt vera búinn og tilbúinn til að hefja þennan nýja pappírslausa kafla í sögu fyrirtækisins þíns.