Litlar breytingar á skrifstofunni sem geta betur hagrætt ferlum og verkflæði

Að reka eða stjórna fyrirtæki er erfið vinna. Góður stjórnandi er sá sem getur leitt hópi fagfólks, veitt þeim afkastamikið vinnuumhverfi og hjálpað þeim að ná því besta sem þeir geta. Árangursrík framleiðni er undir áhrifum af nokkrum þáttum, þar á meðal teymisstjórnendum, skrifstofuumhverfi og vinnuflæði fyrir hendi.

Til að tryggja að starfsstöð þín gangi vel og nái árangri á sínum markaði þarftu að leggja mikið upp úr því að þróa nýjar leiðir til að hvetja starfsmenn til að leggja allt í sölurnar fyrir fyrirtækið.

Innihald

• 1 Smá breytingar á skrifstofunni fyrir afkastameira umhverfi
  • 1.1 1. Úthlutaðu verkefnum og úthlutaðu
  • 1.2 2. Fjárfestu í gagnlegum verkfærum og græjum
  • 1.3 3. Metið ferla og verkflæði
  • 1.4 4. Framkvæmdarkannanir
  • 1.5 5. Skipuleggja og forgangsraða

Smá breytingar á skrifstofunni fyrir afkastameira umhverfi

Hér eru nokkrar ábendingar um litlar breytingar sem þú getur gert á skrifstofunni sem geta hagræða betur ferlum og vinnuflæði fyrir afkastameira umhverfi.

1. Úthlutaðu verkefnum og úthlutaðu

Besta leiðin til að halda vinnunni gangandi á hvaða skrifstofu sem er er að tryggja að allir sem vinna þar viti hvað þeir eru að gera og að þeir vinni allir saman. Til að tryggja að verkflæðinu sé skipt á sanngjarnan og skilvirkan hátt gætir þú þurft að úthluta sumum verkefnum sjálfur og úthluta vinnu .

Það er engin leið að ein manneskja eða jafnvel nokkrir sérfræðingar geti unnið öll nauðsynleg verkefni ein og sér. Þetta er ástæðan fyrir því að þú þarft að ganga úr skugga um að þú hafir öflugt teymi með liðsleiðtogum sem geta úthlutað og úthlutað sumum verkefnum á meðan þú hefur umsjón með og hjálpa til þar sem þörf krefur.

Ef allir hafa eitthvað að gera á skrifstofunni og allt teymið vinnur saman, kemst þú alltaf auðveldlega í gegnum verkflæðið og hagræðir ferli án vandræða.

2. Fjárfestu í gagnlegum verkfærum og græjum

Við lifum á tímum tækninnar þar sem stöðugt er verið að þróa snjalltæki og vélar til að hjálpa fólki. Fjárfesting í ákveðnum verkfærum og tækjum getur hjálpað fyrirtækinu þínu að komast snurðulaust í gegnum verkflæði.

Eins og margir birgjar konungspóstsfrjálsunarvéla hafa nefnt , ef skrifstofa þín reiðir sig mikið á póst og póstburð, geturðu fjárfest í frankeringsvél til að hjálpa þér að vinna verkið með takmörkuðum kostnaði. Þú getur líka fjárfest í snjalltækjum og hugbúnaðarforritum til að gera sjálfvirkan hluta vinnunnar sem þú hefur og tryggja að allt fylgi vandlega skipulagðri áætlun sem þjónar starfsstöðinni þinni.

3. Metið ferla og verkflæði

Hagræðing ferla á skrifstofunni þinni snýst allt um að tryggja að vinnuálagi sé skipt á skilvirkan hátt milli starfsmanna. Til þess að hagræða á áhrifaríkan hátt og byggja upp farsælt skrifstofuumhverfi þarftu að meta og greina hvers konar vinnuflæði þú hefur nú þegar.

Mat á ferlum og verkflæði mun gefa þér góða innsýn í hvernig hlutirnir eru gerðir á skrifstofunni þinni nú þegar og hvað þú getur gert til að bæta það sem þú hefur. Matsferlið er frekar einfalt og einfalt en gæti þurft smá tíma og hollustu frá þér til að tryggja að þú náir sem bestum árangri á endanum.

4. Framkvæmdarkannanir

Fagfólkið sem vinnur á skrifstofunni þinni er lykillinn að þeim árangri sem fyrirtæki þitt gæti nokkurn tíma náð. Það fólk veit best hvað þarf að gera til að bæta staðinn og hverjir styrkir og veikleikar fyrirtækis þíns kunna að vera.

Ef þú hefur áhuga á að hagræða ferlum og verkflæði, þá er það besta sem þú getur gert að gera starfsmannakannanir. Að biðja um endurgjöf og skoðanir frá fólki sem vinnur á skrifstofurýminu sem þú ert að reyna að breyta og bæta getur verið nákvæmlega það sem þú þarft til að ná jákvæðum og áhrifaríkum árangri.

5. Skipuleggja og forgangsraða

Hagræðing ferla og verkflæðis fer vel í hendur við skipulagningu og forgangsröðun. Að hafa skipulagt vinnusvæði þar sem allt er sýnilegt og aðgengilegt fyrir starfsmenn þína er eina leiðin sem þeir geta komist í gegnum vinnuflæði sín á áhrifaríkan hátt.

Hagræðing fer mjög eftir því að forgangsraða þeim verkefnum og verkefnum sem þú hefur fyrir höndum. Því fleiri verkefni sem þú hefur, því meira þarftu að forgangsraða og skipuleggja hvernig og hvenær allt verður gert svo það sé hægt að gera allt á áhrifaríkan hátt án ringulreiðar. Mundu að mismunandi fólk hefur mismunandi hæfileika, svo reyndu að nota styrkleika hvers starfsmanns þegar þú úthlutar verkefnum til að halda öllu skipulagi.

Viðskiptaheimurinn er alltaf að þróast . Eina leiðin sem þú getur gert það í þeim heimi er ef þú stjórnar ferlum þínum og vinnuflæði á farsælan hátt og tryggir að skrifstofan þín sé góður vinnustaður.

Til að gera það, vertu viss um að úthluta verkefnum og verkefnum til mismunandi starfsmanna, fjárfesta í gagnlegum tækjum og vélum og halda öllu skipulagi. Mundu að meta vinnuflæðið sem þú ert nú þegar með og biðja um endurgjöf frá starfsmönnum svo þú getir gert þér fulla grein fyrir því hvað þú ert að gera vel og hvað þú getur einbeitt þér að því að bæta.